Нестыдная фасилитация

2021-10-07 10:34:41 Как транслировать музыку и видео через Zoom?

Я часто включаю в начале тренинга легкую музыку, чтобы настроить участников на приятное общение. А еще иногда я хочу показать участникам видео с ютуба. Но если я просто включу музыку или видео и пущу звук через микрофон, участники будут слышать звук некачественно и получат плохую картинку.

Сегодня я расскажу, как решить эту проблему в Zoom.
#онлайн_фасилитация

Как включить видео из интернета
Нажимаем на кнопку «Демонстрация экрана»
Выбираем окно браузера
Отмечаем галочки «Совместный доступ к звуку» и «Оптимизировать для видеоклипа»
Нажимаем «Поделиться»

Как транслировать только музыку
Нажимаем на кнопку «Демонстрация экрана»
Переходим на вкладку «Расширенные»
Выбираем опцию «Звук компьютера»
Нажимаем «Поделиться»

Также можно транслировать видео, сохраненное на вашем компьютере, выбрав опцию «Видео», тоже в «Расширенных».

Вуаля! Теперь вы сможете развлечь участников ваших встреч музыкой или смешным видео про котов с отличным качеством.

Женя Открыть/Комментировать

2021-10-05 11:30:00 Коллеги из Тинькофф вновь проводят классную конференцию!

#нестыдная_рекомендация
22 октября в Москве пройдет Tinkoff Agile Conference. Тема этого года — «Масштабирование изменений от команд до организации».

Онлайн-трасляция главного зала - бесплатно

Целый день докладов и воркшопов от Agile-экспертов из Авито, Альфа-Банк, Тинькофф, Циан, Scrumtrek и других компаний, включая таких замечательных личностей, как:

Анна Обухова
Алексей Пименов
Асхат Уразбаев
Антон Зотин
Антон Бевзюк

Очное участие – донат 2000₽ в Фонд борьбы с лейкемией (для входа понадобится QR-код). Онлайн-трансляция главного зала бесплатна для всех, нужна только регистрация.

Подробная программа и регистрация по ссылке https://w.tinkoff.ru/tac2021 Открыть/Комментировать

2021-09-30 11:33:09 Футуроспектива для борьбы со стагнацией в команде

Иногда команде надоедает рассуждать на тему «что же с нами стало» и хочется посмотреть вперед чистым, незамыленным взглядом. Подумать о том, как оно может быть. Для это проводим футуроспективу.

План состоит из привычных 5 шагов ретроспективы, за исключением того, что будем думать про идеальный спринт.
#ретро_четверг

Открытие ретроспективы - Ассоциативные карточки
Заготовьте в Miro или распечатайте карточки с разнообразными картинками. Важно, чтобы это были картинки с разным настроением, и был выбор.

Попросите участников посмотреть на карточки и предложите каждому выбрать одну, которая ассоциируется у него с командой в будущем (например, через полгода). Коротко обсудите выбранные карточки. Такой разогрев поможет начать с эмоционального образа будущего прежде чем переходить к конкретике.

Сбор данных
Попросите участников представить, что они переместились на машине времени на полгода вперед, и узнали, что только что закончился самый продуктивный и идеальный спринт!

Спросите, как они это поняли? Что наблюдают или слышат участники? Как это выглядит? Попросите каждого набросать несколько ключевых слов на бумажке. Затем пусть каждый поделится своими мыслями.

Генерация идей
Теперь попросите участников записать на стикерах ответы на вопрос «Какие изменения мы внедрили за эти полгода, чтобы этот спринт получился таким продуктивным?». Дайте несколько минут на генерацию идей, затем попросите озвучить и наклеить на флипчарт. Сгруппируйте идеи, выберите лучшие при помощи голосования точками.

План действий
Зафиксируйте первые конкретные шаги для реализации выбранных идей. Не забудьте указать ответственного за каждый пункт и дедлайны. Если пункты получаются объемными, можно назначить инициативные группы на каждый из них, которые будут драйвить конкретное изменение.

Закрытие - Пространственная фасилитация
Задайте участникам вопрос «Насколько я верю, что через полгода у нас получится такой спринт?» и попросите встать/разместить стикер с именем вдоль линии, где один конец линии - это «Абсолютно уверен», а другой «Никаких шансов». Попросите участников поделиться мыслями, начиная со скептиков и заканчивая теми, кто верит.

Футуроспектива - классный формат для команд, погрязших в рутине и ощущении стагнации. Она позволяет вдохновиться позитивным образом будущего и получить энергию на изменения. Если ваша команда жалуется, что ретроспективы стали однообразными, и им уже нечего улучшать - футуроспектива может их перезагрузить и показать новые горизонты.

А как вы считаете, насколько имеет смысл команде думать о будущем на ретро? Или лучше фокусироваться на анализе уже произошедшего? Буду рада услышать ваши мысли.

Женя Открыть/Комментировать

2021-09-28 16:25:57 Нужно ли проводить разогрев на scrum-встречах?

Нас часто спрашивают об этом. Ведь участники команды уже знакомы друг с другом, понимают цель регулярной встречи и достаточно вовлечены в процесс?!

Включайте активности на разогрев тогда, когда это имеет смысл и действительно помогает группе создать необходимый настрой.

Также, не стоит забывать, что хорошо подобранные активности помогают команде узнавать друг друга больше, чаще коммуницировать и продвигаться по командной динамике вперед.

Дэйли

Встреча занимает всего 15 минут, и отдельная активность на открытие отнимет треть этого времени. Насколько это имеет смысл?

Я рекомендую приходить на эту встречу на 5 минут раньше, чтобы спросить у коллег, как дела, и обменяться утренними новостями. Для постоянной команды такая коммуникация работает эффективнее, чем специальный разогрев.

Планирование и Уточнение бэклога

Считаю, что открытие на этих встречах опционально. Я видела, как команды достаточно успешно проводят такие встречи и без него.

Если вы недовольны динамикой группы и вовлечённостью, и считаете, что разогрев поможет, то попробуйте эксперементально включить его. Понаблюдайте за динамикой группы и итогами встречи.

Можете начать с более консервативного варианта. Предложите по очереди ответить на вопрос, связанный с темой встречи:

— Ваши ожидания от встречи одним словом? (повторять друг за другом слова нельзя)
— Что поможет провести эту встречу эффективно?
— С какими мыслями ты пришёл на эту встречу?

Обзор Спринта

Как правило, это встреча которая требует активной и сфокусированной работы большой группы людей, часть из которой — приглашённые гости. Если ваш формат предполагает активную коллаборацию участников, то разогрев крайне желателен.

Варианты открытия:

— обменяться ожиданиями от встречи в мини-группах
— отметить своё настроение на шкале

Ретроспектива

На ретро важна безопасная атмосфера и активность участников. И разогрев здесь обязателен, он помогает разговорить группу и создать более доверительную атмосферу на старте.

Используйте айсбрейкеры на знакомство и повышение безопасности, #активности_на_доверие. По моему опыту, в постоянной команде люди могут мало знать друг друга, и даже простой обмен фактами о себе повышает доверие и активность в группе.

А в какие скрам-события вы включаете отдельную активность на разогрев?

#айсбрейкеры #скрам_события #вопрос_ответ

Оксана Открыть/Комментировать

2021-09-23 18:00:10 ​​ Плохие решения с ретроспективы

#ретро_четверг
Сегодня четверг, а значит у многих завтра ретро. Мы с вами знаем, что хорошее ретро заканчивается планом действий, но не каждый план хорош.
Сегодня я хочу рассказать о примерах плохих планов и как их исправить/избежать:

100500 пунктов улучшений
Проблема: Люди - оптимисты, они дают слишком оптимистичные прогнозы по задачам и на ретро любят набрать с три короба и составить масштабный план из 18ти пунктов. Но потом наступает рабочая неделя, и приходят осознание, что это всё нужно ДЕЛАТЬ. А времени совсем нет, поэтому договоренности продалбываются.
Как помочь: Вместо того чтобы поверхностно разобрать на ретро миллион проблем и составить объемный план, сосредоточитесь на самом важном. Возьмите с ретроспективы 2-3 пункта плана, но обязательно сделайте.

Всё пункты делает тимлид/один человек
Проблема: Часто ретро заканчивается тем, что все пункты плана адресованы одному человеку. Чаще всего это тимлид, как самый компетентный и инициативный. «Наверное я действительно единственный, кто может это сделать.» - устало говорит тимлид.
Как помочь: Объяснить членам команды, что взять пункт с ретро не значит сделать его самому от и до. Да, только тимлид может поговорить с директором про новый софт, но любой член команды может найти время в календаре директора, поставить встречу и подготовить аргументацию про то, чем команде поможет новый софт.
Второй вариант – начать делать пункты плана парами. Тимлид со Светой поговорят с директором, тимлид с Геной организуют встречу по обсуждению архитектуры итп. Таким образом мы простимулируем общение, передачу знаний в команде и вовлеченность людей в изменения.

Все пункты плана делает фасилитатор/скрам-мастер
Проблема: Иногда это окей, например когда SM берет на себя задачу научить команду относительным оценкам.
Но я часто вижу команды, где план звучит как:
- фасилитатор/SM организует встречу с соседней командой
- переделает джиру
- организует тимбилиднг
- проконтролирует, что договоренности по код-ревью соблюдаются
итп
Это говорит о том, что ответственность за изменения в команде лежит не на команде, а на фасилитаторе, что никак не способствует росту команды.
Как помочь: постоянно держать в голове, что цель агента изменений - растить командую самостоятельность, ответственность, автономность, эффективные коммуникации. И для этого улучшениями должны заниматься сами члены команды, а не агент изменений. Не берите на себя экшн поинты, но пообещайте всяческую помощь тем ребятам, кто их возьмет.

Все пункты плана «вне зоны нашего контроля»
Проблема: Есть такие команды - жалобщики. На каждой ретроспективе они находят кучу виноватых вокруг себя. «Ресурсов недостаточно, соседняя команда козлы, менеджер не дает обратной связи, аналитики пишут плохие требования, итп»
План таких команд обычно выглядит как «Передать список жалоб руководству». А сами они даже не пытаются что то менять: «Проблема не на нашей стороне!»
Как помочь: Нарисовать 2 круга (как на картинке) и подумать что мы (команда) можем сделать чтобы повлиять на проблему, даже если она вне зоны нашего контроля. Результаты записать в план.

Решения плана супер общие «давайте будем активнее и внимательнее»
Проблема: Это решения за всё хорошее и против всего плохого. «Давайте писать без багов, лучше тестировать и прорабатывать задачи, задавать больше вопросов РО, просить помощи друг у друга итп Кто ответственный? Вся команда!»
Проблема таких решений в том, что их невозможно выполнить, потому что они слишком общие, очевидные и неизмеримые.
Как помочь: Когда команда предлагает «лучше тестировать» попытайтесь отжать у неё что именно мы будем делать? Отправим Васю и Ксюшу на курс Agile Testing? Начнём писать новые виды тестов? Напишем чекист самостоятельной проверки для разработчика перед тем как передать задачу QA? Сходим к соседней команде и узнаем какие практики используют они? Конкретика - творит волшебство!

Вот и всё на сегодня! Что думаете? Какие ещё плохие решения с ретро вы знаете?
Саша Открыть/Комментировать

2021-09-21 11:00:01 ​​ Суперактивность на открытие и закрытие встречи
#активности_на_доверие
#айсбрейкеры

Сегодня я хочу поделиться с вами активностью, которую можно сделать в качестве открытия встречи, закрытия встречи или даже того и другого!
Она довольно консервативная - подойдет командам, которые не жалуют игровые открытия
Несмотря на консервативность, у неё есть дополнительный эффект - укрепление доверия.

Активность называется Know Your Neighbour
Фасилитатор просит участников встречи сесть в кружок и попытаться угадать, о чем думает сосед слева от них? (Чем сейчас заняты его мысли?)

Члены команды по кругу высказывают свои догадки по поводу соседа, а человек подтверждает или опровергает их.
Например:
Миша: Я думаю Маша сейчас думает о том, как много ей тестировать под конец спринта.
Маша: Ну в целом да, а ещё о том, что сказал наш CEO, про выход продукта на китайский рынок. Так, слева от меня Гена, я думаю он думает «Когда же обед?» Мы вместе были на встрече и Гена пропустил обед.
Гена: Точно! Команда, вы не против если я пожую бутерброд?
Итп

Эта активность помогает команде настроиться на встречу, проявить эмпатию друг к другу, благотворно влияет на доверие.

Вопрос можно немного корректировать в зависимости от встречи.
Например, я чаще всего провожу эту активность на ретроспективе в начале и в конце.
В начале задаю вопрос: «Что твой сосед думает о прошедшем спринте?»
А в конце: «Что твой сосед думает о прошедшей ретроспективе?»

Если вы делаете эту активность в онлайне, где сложно понять кто сосед слева, вы можете заранее сделать заготовку с последовательностью людей (как на рисунке).

Если вы, как и я, хитрый фасилитатор, то можно создать такую последовательность, где члены команды, которые мало друг с другом общаются или конфликтуют, проявили бы эмпатию друг к другу. Вполне вероятно это благотворно повлияет на командную атмосферу.

Саша Открыть/Комментировать

2021-09-16 15:51:22 Когда фасилитация не нужна?

Фасилитация — это прекрасный инструмент для поиска креативных идей и эффективного принятия совместных решений группой. Но всегда ли она уместна?!

Мы описали ряд ситуаций, где главные герои решили прибегнуть к фасилитации для решения своих задач.

Давайте разберемся вместе, насколько фасилитация уместна в этих ситуациях.

Руководитель принял окончательное решение о кардинальном изменении рабочего процесса в отделе. Он хочет чтобы это изменение не вызвало много сопортивления и люди осознали причины и возможные выгоды нового подхода. Он зовет фасилитатора чтобы провести креативную сессию, на которой сотрудники могли бы погенерировать альтернативные варианты и осознать, что его вариант самый лучший.

Между тимлидами двух команд личностный конфликт, который мешает эффективно взаимодействовать командам. И один из участников команд предлагает позвать фасилитатора, чтобы провести межкомандную ретроспективу по этой теме.

Офис-менеджер в IT-компании получил много жалоб на нового поставщика чая и выпечки. Чтобы в следующей раз сотрудникам все понравилось, он собирается позвать по 2 представителя от каждого отдела (всего 12 человек) на сессию, на которой они смогут выбрать новый чай и выпечку, которые устроят всех.

Топ-менеджеры каждые полгода пересматривают бюджет, это проходит в формате нескольких встреч, где они детально обсуждают каждый пункт. Их удурчает, что решения непрозрачны для сотрудников. Обычно к ним поступает много вопросов от руководителей, и приходится несколько раз пересказывать все детали. Они решают включить во встречу этих руководителей, чтобы у них была возможность наблюдать за ходом дискуссии. Также они зовут и фасилитатора, который поможет им на этой встрече.

Компания принимает решение запустить новый технологичный проект, и открывает найм разработчиков в новую команду. Найм идет очень медленно, но руководителю не терпится приступить к делу. От более опытных коллег он слышал, что было бы неплохо заранее продумать архитектуру будущего проекта и просчитать затраты на сервера. Он собирает техлидов и самых опытных разработчиков из других команд на общую сессию для решения этих вопросов. А новой команде останется только реализовать задуманное!

В каждой ли ситуации нужна фасилитация или можно принять решение другим способом?

Если не нужна, то почему?

Если не нужна, то что поменять в кейсе, чтобы фасилитация принесла пользу?

А я оставлю комментарий со своими мыслями на этот счет.

Если хотите поразмышлять сами, не заглядывайте сразу в комменты, будет спойлер

Оксана Открыть/Комментировать

2021-09-15 16:49:22 ​​#нестыдная_рекомендация

Завтра в 17.25, один из наших авторов, Саша Баптизманская выступает на конференции TeamLeadConf c темой «Как построить вовлеченную команду без пламенных речей и НЛП»

Конференция платная, но будет бесплатная трансляция главного зала конференции.

Зарегистрируйтесь, чтобы послушать доклад Саши и ещё 13 крутых докладов Открыть/Комментировать

2021-09-14 11:00:42 Как совмещать роль фасилитатора с другими ролями?

Не было ни одного тренинга, на котором бы нам не задали этот вопрос. Это неудивительно, ведь к нам приходят учиться не «чистые» фасилитаторы, у которых нет других ролей в команде, а скрам-мастера, тимлиды, аналитики, тестировщики, hr-ы. У каждого из них есть свои цели и желания относительно команды, своя agenda, поэтому им трудно выдерживать нейтралитет на встрече.

При этом у фасилитатора есть большое влияние на группу. Он воспринимается группой как главный, особенно если стоит перед ней и записывает что-то на флипчарте. Если он нарушает нейтралитет, есть большая вероятность склонить группу к тому решению, которого хочет фасилитатор.

Вот несколько идей, как можно совмещать роль фасилитатора с другими ролями так, чтобы минимизировать влияние на группу. #психологические_аспекты

Явно обозначать, когда вы в роли фасилитатора, а когда высказываете своё мнение как тимлид, тестировщик или разработчик

Можно использовать такие фразы: «сейчас я сниму шапку фасилитатора и выскажусь…», «я хочу на минутку выйти из роли фасилитатора и предложить идею…».

Можно даже использовать физическую шапку или шляпу, и надевать её, когда вы фасилитатор, и снимать в другие моменты.

Если встреча оффлайн, используйте положение тела: стоя у флипчарта, я фасилитатор, а если сажусь за стол - я участник.

Высказываться последним

Чтобы минимально влиять на мнение группы, вы можете следить за тем, чтобы не привносить своё мнение раньше, чем выскажутся другие участники.

Использовать молчаливые техники сбора идей

Выделите этап сбора мнений, во время которого все молча записывают свои идеи на стикерах. Таким образом вы сможете внести свои идеи, но ваше влияние на группу будет не таким значительным, как если бы вы высказывали идеи вслух, стоя у флипчарта.

Психологический прием

Перед началом встречи загляните внутрь себя: знаю ли я идельное решение нашего вопроса? Что я предприму, чтобы случайно не продавить его? И тогда ваша фасилитация будет более нейтральной

Наконец, попробовать пригласить внешнего фасилитатора на важную сессию

Это может быть скрам-мастер из соседней команды, незаинтересованный коллега с навыками фасилитации или вообще приглашённые фасилитаторы не из вашей компании. Если вам нужно глубоко погрузиться в решаемый вопрос, вряд ли вы сможете хорошо выполнять нейтральную роль фасилитатора. Внешний человек сможет помочь вам, взяв на себя фокус на процессе.

Это приёмы, которые используем мы сами, когда нам нужно совмещать роль фасилитатора с ролями тренера, ментора, коуча или агента изменений в компании. Они работают неидеально, но точно лучше, чем если не уделять этому вопросу никакого внимания и надеяться, что группа сама разберётся.

Расскажите, пожалуйста, с какой ролью вы совмещаете «шапку» фасилитатора? Как вам это удаётся? Какие используете приёмы, чтобы не слишком сильно влиять на группу?

Женя Открыть/Комментировать

2021-09-07 13:08:40 ​​Как упорядочить встречи в команде?

Знакомы ли вам ситуации, когда:

участники явно демонстрируют, что не понимают цели встречи и путаются в повестке
на встречу забывают позвать важного участника
неясны итоги встречи, разговаривали долго, а результата как будто нет
есть жалобы на неэффективность встреч

Это признаки того, что участники по-разному понимают cуть конкретной встречи. Вы можете предложить синхронизировать это понимание, используя один очень простой канвас (см.картинку). Он состоит из следующих разделов:

Название встречи
— Как мы называем эту встречу?

Цель
— Для чего мы проводим эту встречу?

Участники
— Кто обязательный участник, без кого нет смысла проводить встречу?
— Кого можно позвать, но не обязательно?

Вход
— Что нужно принести на встречу?
— Что нужно подготовить к этой встрече?

Выход
— Что мы унесем с этой встречи?
— Что должно получиться на выходе встречи?

Параметры встречи
— Сколько длится встреча?
— Как часто проходит?
— Где проходит?

Агенда
— Как проходит встреча?
— Что должно случиться на встрече, чтобы мы достигли ее цели?

Вы можете включить в этот канвас другие дополнительные вопросы, которые будут ценны для вашей ситуации.

Как заполнять канвас?

Определите список встреч, по которым вы хотите синхронизироваться.

Дайте участникам 5 минут, чтобы заполнить канвас по встрече индивидуально.

Последовательно обсудите каждый раздел. Если есть противоположные идеи, выслушайте их и попробуйте привести группу к единому понимаю по каждому пункту. Это самый важный этап, и вам потребуется все ваше фасилитаторское мастерство. Обязательно зафиксируйте итоговую договоренность и проверьте, что все согласны c ней.

Заполните канвасы по всем встречам.

Обсудите как и когда вы будете возвращаться к этим договоренностям.

Мы вешали итоги прямо на стену в комнате команды. Также можно разместить их в Miro, на доске конкретной встречи, чтобы было удобно возвращаться к ним прямо на встрече.

Как еще использовать?

Можете проанализировать эти канвасы на предмет избытка или нехватки конркетных встреч.

Например, если вы замечаете явное дублирование в целях и агенде. Например, вы заметили похожую формулировку «Синхронизироваться по статусу работ». Спросите, в чем отличие этих встреч, не дублируют ли они друг друга? И что произойдет, если отменить одну из них?

Или, наоборот, вы явно видите, что команда упускает какой-то важный аспект, и он нигде не прозвучал. Например, обсуждать архитектуру и выбирать технические решения. Уточните, на какой из встреч и как команда будет это делать.

А какие дополнительные вопросы вы бы включили в этот канвас?

#командные_договоренности

Оксана Открыть/Комментировать