Нестыдная фасилитация

2021-04-27 15:00:39 ​​Мозговой штурм через советы

Заготовьте в миро пустые фреймы для каждого участника мозгового штурма. Выстройте их друг за другом в линию.

Озвучьте основное правило этого мозгового шутрма: записывать даже самые безумные и абсурдные идеи, это поможет найти более креативные решения.

Первый раунд. Пусть участники впишут свое имя на стикере возле фрейма и молча запишут свои идеи на заданную тему. Можно даже отправить участников в одиночные комнаты в зуме, чтобы они не отвлекались друг на друга.

Второй раунд. Попросите участников сдвинуть стикеры с именами на один фрейм вправо. Им нужно будет изучить идеи соседа и оставить стикеры с советами, расширяющими основную идею автора. Важно, чтобы формулировка была в позитивном формате и позволила автору доработать идею. Например: «стоит добавить...», «стоит учесть...», «а еще...». Нельзя использовать отрицание. Например: «не» в качестве частицы или приставки.

Третий раунд. Необходимо вновь сдвинуть стикеры с именами на один фрейм вправо, изучить стикеры с идеями и советами предыдущего участника, дополнить своими советами.

...

Последний раунд: Когда каждый участник прошелся по всем фреймам, он возвращается на свой. Необходимо прочитать, что оставила ему группа на стикерах и решить как он в итоге сформулирует свои предложения. Дальше можно в формате микрофона/виртуального мяча озвучить по очереди свои идеи и двинуться к группировке идей или выбору вариантов.

Когда использовать?

Если вы знаете, что:
участники группы легко влетают в режим «‎критика» в момент озвучивания идей,
в группе есть ярко выраженные лидеры/авторитеты/эксперты, которые обычно предлагают решения и перед которыми не комильфо показаться странным/не компетентным/слабым,
в группе есть молчуны, которые предпочитают отсидеться на встрече.

Молчаливый #мозговой_штурм исключает прямую критику идей, поднимает уровень безопасности и люди меньше начинают переживать о том, как они могут выглядеть предлагая что-то нестандартное. При очередной смене фреймов, участники уже не вспомнят кто их автор, это позволит не якориться на личности человека, а подумать глубже о предложенных идеях. Несколько раундов с советами, должны помочь глубже погрузиться в дивергентную фазу и взглянуть на свои идеи креативнее перед финалом.

Оксана Открыть/Комментировать

2021-04-22 11:00:42 ​​Пространственная фасилитация онлайн — это возможно?

Пространственная фасилитация — это такой прием, когда мы задействуем перемещение участников в пространстве для ответа на вопрос или исследования ситуации.

Перемещение в пространстве добавляет энергии встрече, делает обсуждение более эмоциональным и запоминающимся, а еще увеличивает приверженность высказанному мнению (одно дело — сказать, другое — физически переместиться).

Например, можно провести оценку удовлетворенности участников прошедшей встречей при помощи шкалы. Клеим на пол линию из бумажного скотча и просим людей разместиться вдоль нее, где левый полюс — это 0, а правый — 10.

Еще более простой пример — это использование «островков», за которыми будут обсуждаться разные вопросы — для этого мы расклеиваем по комнате листы флипчарта с темами и просим участников физически подойти к тому островку, который ему интересен.

Но что делать, если фасилитация онлайн? Для этого мы используем три приема, про которые я расскажу на примере доски Miro.

Аватарки
Перед встречей или в самом начале попросите людей разместить на виртуальной доске свои аватарки (фото) и текстовые блоки с именем, и сгруппировать их. Дальше в ходе сессии можно использовать их для виртуального перемещения участников в пространстве. Чаще всего мы используем аватарки, когда нужно разделиться на группы, и есть несколько разных тем для обсуждения. Мы просим участников просто перетащить аватарку на тот фрейм, где они хотят участвовать.

Бонус: добавление аватарок в самом начале неплохо включает участников в работу и позволяет фасилитатору убедиться, что все научились пользоваться доской.

На картинке можно посмотреть пример, как при помощи аватарок провести закрытие сессии (например, ретроспективы).

Стикеры
Если вы забыли про аватарки, и нет времени их вставлять, используйте стикеры с именами.

Экстренный прием
Если нужно очень быстро определиться, кто где, можно включить функцию «показывать курсоры участников» и попросить их переместить свой курсор, куда нужно.

Мы любим пространственную фасилитацию, и при работе онлайн используем аватарки почти на каждой большой сессии. Они создают ощущения физического присутствия участников в рабочем пространстве и помогают им лучше почувствовать причастность к происходящему.

Используете ли вы пространственную фасилитацию? Поделитесь, пожалуйста, своими любимыми приемами и упражнениями.

Женя Открыть/Комментировать

2021-04-21 14:33:18 17-21 мая в Москве пройдет офлайн Discovery-хакатон.
Нужны волонтеры-фасилитаторы для проектных команд

Кроме практики фасилитации вы сможете:
– поучаствовать в настоящем discovery-процессе
– послушать лекции от экспертов
– завести новые знакомства
– получить красивую строчку в резюме

Для участия заполните анкетку: https://forms.gle/mLfUqhftxLrTz1BR8

Все вопросы можно задать Марии Степаненко

#практика_для_фасилитатора Открыть/Комментировать

2021-04-20 11:00:54 Техники работы с «молчунами»

В голосовании о наиболее интересных темах в канале победили конечно же ТЕХНИКИ Обещаем чаще писать посты именно о них, и сегодня делаем подборку простых техник работы с молчаливыми участниками.

Ни один наш тренинг не обошелся без вопроса «Что делать с молчунами?». Молчуны тревожат фасилитаторов. Оно и понятно: фасилитатор знает, что все должны участвовать в обсуждении и принятии решения, а молчуны молчат! И в лучшем случае кивают.

Что же делать?

Молчаливые мозгоштурмы, как можно догадаться из названия, могут понравиться вашим молчунам. Суть техники в том, чтобы засечь время и попросить людей молча записать свои идеи на стикерах. Написать проще, чем сказать. Стикеры потом удобно наклеить на флипчарт и взять в дальнейшую работу - обсуждать, группировать, делать выводы.

Опрос по кругу. Лучше всего взять какой-то физический предмет (мячик, маркер), а для онлайн-фасилитации можно использовать «виртуальный мяч». Предмет передается от одного участника к другому по очереди, и тот, у кого он в руках, высказывается. Высказаться, когда подошла твоя очередь, проще, чем взять слово в рандомный момент времени.

Работа в парах. Начните обсуждение или генерацию идей с обсуждения в парах. Секрет в том, что в паре невозможно не участвовать - у каждого есть только один партнер, и придется что-то говорить. Также, обсуждение 1-на-1 для многих проще, чем на всю группу. Дальше можно попросить выбрать и озвучить «топ-3 идеи от каждой пары».

Адресное обращение. Если вы видите, что в группе кто-то высказывается меньше остальных, можно аккуратно спросить его мнение адресно. «Витя, интересно услышать твое мнение по этому поводу», «Хочу спросить у Лены - Лена, что ты думаешь об этом?». Это поддерживает участника и помогает ему взять слово.

Проверка коммитмента. Наконец, если ваши молчуны держали оборону до последнего и на любой вопрос только вежливо улыбались, можно как минимум проверить их согласие по поводу принимаемых решений. Для этого мы используем римское голосование, где - значит «полностью поддерживаю», палец вбок - «не идеально, но я согласен и разделяют ответственность» и - против. Если молчуны показывают «палец вбок» - проясняем, что можно изменить/добавить к решению, чтобы стало .

Вот такие простые техники! Вообще-то любой человек имеет право участвовать ровно в той степени, в которой ему комфортно. Не нужно постоянно обращать внимание группы на то, что кто-то молчит, или язвить по этому поводу. Но и забывать о таких людях точно не стоит, и лучше хотя бы попытаться помочь им донести свое мнение до группы.

Какие техники мы забыли? Как вы работаете с молчаливыми участниками? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях.

Женя Открыть/Комментировать

2021-04-15 15:02:02 Привет всем! Эта неделя была для нас непростой :

Саша и Оксана провели тренинг и готовятся к важной фасилитационной сессии,
Женя только что-то экстренно вернулась из своего отпуска в Турции.

Поэтому сегодня не будет поста из рубрики #полезнаяпольза, а мы хотим спросить у вас.... Открыть/Комментировать

2021-04-13 13:09:04 Как грамотно снять запрос на фасилитацию?

Первый этап подготовки фасилитатора ко встрече — это снятие запроса. Если вы еще не составили свой собственный чек-лист вопросов, то за основу можно взять Пять «‎П» процесса подготовки (или Five P's of Preparation). Этот инструмент описал Майкл Уилкинсон в книге «Секреты фасилитации: SMART-руководство по работе с группами».

Пять «‎П» — это 5 блоков с вопросами, которые помогают фасилитатору прояснить у заказчика ожидания и собрать необходимую информацию. Это позволяет задизайнить подходящие активности и повышает шансы на успех.

Поставленная цель

Она должна быть четко сформулирована и ясна всем участникам встречи. Вопросы, которые помогут фасилитатору прояснить цель:

— Зачем нам нужна эта встреча? Зачем мы проводим эту встречу именно сейчас?
— Какие проблемы вы пытаетесь решить это встречей? Как проявляются эти проблемы?
— Почему вы решили, что встреча необходима? Можно ли решить проблему без встречи?
— Что произойдет, если эта проблема не будет решена?

Продукт

Это конкретный результат работы группы на встрече. Им могут быть артефакты (план действий, решения, отчеты), интеллектуальные результаты (глубина знаний, понимание продукта, набор гипотез) или отношения (улучшение коммуникации, рост доверия). Вопросы для прояснения:

— Что будет наилучшим результатом сессии?
— Какие артефакты/документы должны появиться после завершения встречи?
— Какие новые знания должны появиться у людей после завершения встречи?
— Какие новые убеждения должны появиться у людей после завершения встречи?
— Как можно будет убедиться в успешности встречи через три месяца после ее завершения?

Приглашенные участники

Обсудите с заказчиком необходимый состав участников. Используйте вопросы:

— На кого повлияют принятые на встрече решения?
— Каким должен быть уровень вовлеченности этих людей в процесс?
— Чья точка зрения, вовлеченность и согласие важны настолько, что эти люди должны присутствовать на обсуждении лично или направить на него своих представителей?
— Чьи знания, навыки и авторитет могут быть необходимы для достижения цели?

Дополнительные вопросы, которые помогут больше узнать про участников:

— Знакомы ли участники встречи или потребуется представить их друг другу?
— Есть ли среди приглашенных противники проведения сессии или те, кто что-то потеряет, если она завершится успешно?
— Есть ли среди них люди, точку зрения которых вам следует знать или которые требуют особого подхода?
— Будут ли на встрече люди, находящиеся в идейной конфронтации или в плохих отношениях друг с другом?

До начала фасилитации обсудите с участниками будущую встречу. Такой подход поможет выявить сомнения и скорректировать процесс, утвердить повестку и разделить ответственность с участниками за результаты, определить какую информацию участникам следует подготовить до встречи.

Проблемы

Общаясь с заказчиком и участниками, попробуйте заранее выявить возможные проблемы, которые способны повлиять на успех:

— Какие темы необходимо обсудить для того, чтобы провести встречу успешнее?
— Какие у участников могут быть вопросы и сомнения относительно цели или продуктов?
— С какими препятствиями или отвлекающими моментами мы можем столкнуться в процессе достижения цели и создания продуктов?
— Какие сложности могут возникнуть в ходе работы и как их не допустить?
— Существуют ли какие-то темы, которые, по мнению заказчика, лучше не затрагивать во время сессии?
— Что еще вам следует знать для того, чтобы лучше разбираться в темах встречи и возможных проблемах?

Процесс или фасилитационный план

Разобравшись с четырьмя «‎П» вы можете составить фасилтационный план встречи. Также будет полезно узнать:

— В каких фасилитационных сессиях эта группа участвовала в прошлом? Какими были результаты?
— Какие шаги по направлению к цели, позволяющие создать продукт, уже предприняты?
— Какие шаги, по мнению заказчика, стоит сделать во время сессии?

Поделитесь, какие вопросы используете вы для прояснения запроса у заказчика.

Оксана Открыть/Комментировать

2021-04-08 18:03:12 ​​Что делать, если у команды нет сил на ретро?

У вас случалась такая ситуация: у команды был сложный спринт – тушили пожары, ругались с заказчиком и менеджерами, закрывали фичи в режиме аврала, и как результат – члены команды выглядят выжатыми. Слышатся такие фразы: «Может отменим ретро, совсем нет сил» или «Может перенесем, вроде бы сейчас нет ничего актуального».
Что вы делаете в таких случаях? Настаиваете что ретро — это важно? Уговариваете команду на коротенькое ретро на часик? Переносите на день планинга? Отменяете, потому что один раз не страшно?

У меня есть теория и практика на этот счет, хочу рассказать вам о ней.
Я убеждена, что ретроспектива, это не только полезный митинг, на котором мы улучшаем наш процесс и взаимодействие, но и максимально «человеческий» митинг. Легальное время команды, когда можно делиться эмоциями, давать обратную связь, обсуждать проблемы, быть честными друг с другом, говорить на щекотливые темы итп.
И в этой открытости, в этом человеческом общении очень важна регулярность и привычка.

Поэтому даже если у нас нет сил на регулярное двухчасовое ретро, я стараюсь дать команде возможность хоть немного побыть в этой доверительной атмосфере.
Обычно я предлагаю просто попить вместе чай буквально 15 минут и побыть вместе.
В эти 15 минут я очень неформально прошу людей 1-2 предложениями поделиться:
– как ты сейчас?
– чем заняты твои мысли?
– что тебе важно сказать команде?
Это дает команде возможность подвести итог спринта, ассимилировать совместный опыт, сказать всё что должно быть сказано, почувствовать поддержку, разделить эту усталость в конце концов.
По секрету скажу, что иногда на таких посиделках случаются самые трогательные моменты и неожиданные признания.

PS, ещё круче это работает, если заранее запастись к чаю коробочкой эклеров по числу членов команды, а на удаленке можно договориться и заказать одинаковые вкусности в ЯндексЛавке или другой службе доставки, которая вам доступна
Между собой мы называем такой формат «Ретро с эклерами»
#ретро_четверг #активности_на_доверие Открыть/Комментировать

2021-04-06 20:20:07 ​​Топ инструментов для фасилитации онлайн-встреч

Zoom
Больше всего я люблю Zoom за возможность легко разделить людей на мини-группы, а потом собрать вместе по щелчку мышки. (функция «Сессионные залы»)
Эта фича доступна даже на бесплатных аккаунтах – активируйте её в настройках в веб-версии.
Я убеждена, что в онлайне обсуждения на большой круг (больше 5ти человек) не работают! Люди быстро теряют фокус, открывают соседние вкладки и выпадают из дискуссии (я сама этим грешу). Работа, обсуждения, мозгоштурмы в мини-группах очень помогают – согласитесь, намного сложнее выпадать из групповой работы при работе в тройке =)
Также к преимуществам Zoom хочется отнести его легковесность – он хорошо работает даже на очень слабом интернете, в отличие от Skype, Meet и Teams.
Последний лайфхак про фичу Zoom «Реакции»: договоритесь с людьми без камер, что они будут на каждую идею соседа реагировать реакциями
«Без камеры непонятно, согласен ты или нет, киваешь или хмуришься. Можно попросить тебя ставить реакции, дружище?» Так люди будут более вовлечены, а вам будет проще фасилитировать.

Miro
Miro – это бесконечная онлайн-доска, на которую можно всей группой одновременно клеить стикеры, рисовать схемы, прикреплять изображения и ссылки, короче, делать всё, что душа пожелает.
Я использую Miro на всех своих тренингах, стратсессиях, ретроспективах, мозговых штурмах, а с некоторыми командами мы даже доски и бэклоги перенесли в Miro.
Что удобно: все договоренности и артефакты команды хранятся в одном месте, и можно вернуться к ним в любой момент. Правда, хранить всё на одной доске не получится (слишком нагруженная доска начинает медленно грузиться). Поэтому мы с командами создаем отдельные доски для командных договорённостей, для ретроспектив и для работы с бэклогом.
Из супер-фич, у Miro есть библиотека с темплейтами на все случаи жизни и анонимное голосование (функция «Voting»), правда голосование доступно только на платной версии, а для бесплатной пользуйтесь темплейтом «dot voting».

iPad
Айпад для меня – настоящее открытие для удаленной фасилитации!
Во-первых, его можно использовать вместо флипчарта для любых записей, зарисовок, схем и прочей визуализации. Я замечаю, что каждый раз, когда я начинаю рисовать в риал-тайм на тренинге или стратсессии, группа мгновенно включается в работу.
Визуализировать и рисовать можно и в Miro, но рисовать на айпаде намного проще, чем мышкой в Miro. Я советую программу Good Notes, лично я рисую всё в ней.
Во-вторых, айпад можно использовать как второй монитор, чтобы участники встречи крупным планом всегда были у вас перед глазами. Это можно сделать через AirPlay или Bluetooth.
Особенно круто айпад работает с Zoom – даже не нужно заходить с отдельного устройства, достаточно в меню демонстрации экрана выбрать демонстрацию экрана iPad.

Поделитесь в комментариях, какими ещё инструментами онлайн-фасилитации часто пользуетесь вы?
Саша Открыть/Комментировать

2021-04-01 11:00:39 ​​Как обсудить неприемлемое поведение в команде?

Наблюдали ли вы ситуацию, когда в команде копится напряжение, которое периодически искрит? Люди могут молча злиться или отпускать токсичные шутки, но при этом не обсуждать открыто корневые причины недовольства.

Это может быть продиктовано праведным желанием не казаться агрессором и смягчать обратную связь легкой шуточной (на самом деле нет) формой. Вот только эта коммуникация не способствует разрешению деструктивного конфликта.

Если возникает подобный запрос, то вы можете организовать конструктивный диалог на тему приемлемого и неприемлемого поведения с помощью формата «Этот парень / Тот парень». Возможно, вы встречали его англоязычное название This guy/That guy.

Как провести?

Подготовьте онлайн-доску с двумя колонками: «Не будь как тот парень» и «Будь как этот парень».

Пусть участники вспомнят коллег, с которыми раньше работали вместе.

Как вели себя командные игроки, с которым классно работать? Такие люди нужны каждой команде и похоже на «этого парня».

А как вели себя самые ужасные участники команд? Это «тот парень», с которым вряд ли захочется вновь иметь дела.

Попросите участников, не раскрывая имен этих людей, описать их поведение на стикерах. Что больше всего отталкивало в «том парне» и что нравилось в «этом парне» на уровне их действий?

Например:

тот парень часто критиковал решения руководства и не предлагал альтернатив

этот парень говорил как о плюсах, так и минусах решения, вступал в диалог с менеджером для поиска лучшего решения

Пусть каждый расскажет про свои идеи. Попросите участников внимательно слушать и не перебивать. Сделайте акцент на обезличенном обсуждении действий с примерами их влияния на человека и команду.

Если участники все-таки начнут спорить, вы можете пресечь критику и дать высказаться каждому по очереди, затем предложить сгруппировать похожие стикеры и обсудить получившиеся группы.

Обсудите, что они будут делать с результатами сессии. Возможно, у команды появится свой кодекс с нормами поведения или они захотят понаблюдать за тем, что поменяется в работе после сессии.

В чем фишка?

Людям легче договориться, когда обсуждение идет по фактам и не скатывается на уровень конкретных личностей. Поэтому важно поддерживать дискуссию именно в обезличенном формате.

Такой формат может помочь договориться конфликтующим сторонам. Обсуждая примеры поведения «этого и того парня», они могут услышать мнение оппонента, удивиться, что оно не лишено здравого смысла и даже похоже на их мнение! Это повышает доверие и стороны начинают слышать друг друга.

Это упражнение можно использовать как центральную активность ретроспективы или включить его в стратегическую сессию или запуск новой команды. #ретро_четверг

Если вы уже проводили этот формат, поделитесь своими впечатлениями. К каким результатам он привел? Что изменилось после?

Оксана Открыть/Комментировать