Трудовой комплаенс

2022-06-15 12:45:29 Сотрудникам «К&Б» руководство составило памятку, как вести себя на работе:

— Запрещается собираться в туалете больше двух человек. «Туалет не место для бесед и встреч» — прямая цитата в памятке компании.
— Запрещается медленно передвигаться прогулочным шагом по коридорам или решать какие-то вопросы.
— Стоит здороваться с людьми, которых вы встречаете в офисе, «если вы их узнали».
— Запрещается топать в коридорах и носить обувь с металлическим набойками.
— Запрещается носить одежду без нижнего белья и юбки такой длины, что «при наклоне вперёд до угла 90 градусов» будет видно бельё.
— Мужчинам придётся обойтись без обтягивающей и прозрачной одежды, также у них не должны быть видны голые подмышки.
— И мужчины, и женщины обязаны пользоваться дезодорантом. Запах пота не допускается.

За нарушение этого дресс-кода — штрафы и санкции. Например, если вынести из столовой еду не в контейнере — придётся заплатить тысячу рублей.

Продуктивный день сотрудника «К&Б» — не вспотеть и не разговаривать в туалете. Открыть/Комментировать

2022-06-15 07:00:02 (Не)трудовые отношения

Признавайтесь, хоть раз в жизни поддавались соблазну заключить ГПХ вместо трудового договора?
Плюсов у такого варианта оформления отношений бессчётное количество - как минимум, можно забыть о существовании Трудового кодекса
Но, поскольку противоположности притягиваются, рекомендуем учитывать наши советы, чтобы не столкнуться лицом к лицу с темной стороной ГПХ - переквалификацией его в трудовой договор

Ниже кратко описали, что нужно учесть при составлении договора, чтобы не получить нагоняй от налоговой и не приобрести в штат нежелательных работников.

предмет договора
Это должно быть выполнение каких-то конкретных работ или оказание конкретных услуг. Если не можете определить точный объём услуг сейчас, то конкретизируйте его в приложениях к договору (например, в виде ТЗ).
Слишком общие формулировки в совокупности с другими факторами могут заставить ФНС думать о вас плохо
Пишите, например, не «оказание юридических услуг», а «сопровождение судебного спора по взысканию задолженности с ООО «РАДУГА».

не включайте в договор никаких формулировок, аналогичных трудовому договору
Забудьте все чему вас учили в школе термины, которые вы когда-то видели в ТК РФ. Никаких должностей, охраны труда, режима работы и отдыха, ссылок на ЛНА компании, оплаты больничных Все эти понятия трудового права - красная тряпка для ФНС и суда.

не предусматривайте помесячную оплату равными суммами
Оплата только за конкретный результат: сделал 5 документов за месяц - получил 500 рублей, сделал только 1, значит и получил в 5 раз меньше.
Полученный результат фиксируйте в акте (да-да, его составляем перед каждой оплатой).

не делайте договор бессрочным
Поскольку цель договора - получение конкретного результата, то действовать вечно он априори не может (в отличие от трудового договора ). Также не рекомендуем постоянно перезаключать договоры ГПХ на одни и те же виды работ/услуг с одним человеком, поскольку это также может свидетельствовать о сложившихся трудовых отношениях.

ответственность только по ГК РФ
Забудьте о дисциплинарной и материальной ответственности. Если хотите заключить договор ГПХ, то эти слова нужно приравнять к нецензурным
Лучше выберите что-то из гражданского права - неустойки, штрафы, возмещение убытков, отказ от договора.

разграничьте ответственных сотрудников
Исполнителя по договору нельзя включить в КЭДО, оформить на него Т-2 и сделать ещё кучу всего, что вы делаете с работниками.
Как вариант, пусть ГПХ ведёт бухгалтер, а не HR, так будет гораздо проще не допустить ошибок в документообороте.

Сталкивались ли вы когда-нибудь с переквалификацией? Мы да, поэтому знаем, что отбиваться от налоговой - не самое приятное занятие, гораздо проще сразу правильно составить договор

Если остались вопросы, пишите в комментарии
#комплаенс Открыть/Комментировать

2022-06-14 08:00:05 Служебная поездка vs. командировка #авызнали

У московской компании появился новый крупный клиент в Подольске. Теперь в ближайшие несколько месяцев специалистам нужно ездить на объект заказчика налаживать производство. Несмотря на фактическую близость к Москве и возможность каждый день возвращаться домой, формально такие поездки признаются командировками (потому что пункт назначения в другой местности). Это значит, что нужно для каждой поездки:
Проверить, не попадает ли работник в категорию тех, кого нельзя командировать или можно только с их согласия (беременные, «семейные», инвалиды и т.д.)
Издать приказ о направлении в командировку
Платить не зарплату, а средний заработок

Чтобы избежать таких сложностей, рекомендуем установить работнику разъездной характер работы в пределах, например, Московской области (область поездок выбираете сами). По закону служебные поездки работника к клиентам в область не считаются командировками и не требуют специального оформления (ч. 1 ст 166 ТК РФ). Открыть/Комментировать

2022-06-10 08:00:07 Без вины виноватые

В соответствии со ст. 72.2 ТК РФ у работодателя есть возможность ввести простой, то есть временно приостановить работу компании (или отдельного ее подразделения). При этом простой бывает трёх видов:
простой по вине работника возможен в случае отсутствия у работника необходимых для работы документов и пр.
простой по причинам, независящим от сторон (назовём его «вынужденным») возможен в случае, например, издания нормативного акта государственного органа, которым запрещается осуществление деятельности и пр.
простой по вине работодателя – когда деятельность приостанавливается по внутренним причинам работодателя.

Что делать компаниям в текущей ситуации, когда все страны вокруг давят на нас санкциями? Может ли отток клиентов или прекращение финансирования от головной компании быть основанием для введения вынужденного простоя? Ведь считать 2/3 от оклада ощутимо выгоднее, чем от среднего заработка

К сожалению закон не даёт ответов. Единственное, что мы можем сделать - поискать критерии в судебной практике и попытаться применить их к конкретной ситуации.
Так, суды говорят, что технологические причины (плановое отключение оборудования в связи с отсутствием спроса на оказываемые услуги) и экономическая необходимость (работники не заняты работой в определённый сезон) сами по себе обстоятельствами для введения вынужденного простоя не являются, поскольку свидетельствуют о выгоде работодателя.
Например, повышение цен на сырье для производства вашей продукции само по себе вряд ли может быть признано достаточным для введения вынужденного простоя, а вот невозможность поставок данного сырья в Россию и одновременно невозможность использования аналогичного сырья от других поставщиков безусловно является таким обстоятельством.
 
Необходимо понимать, что бремя доказывания «вынужденности» лежит на работодателе. В случае спора нужно будет доказать, что простой введен по причинам, которые носили непредвиденный, непредотвратимый и чрезвычайный характер, то есть не зависели ни от воли работодателя, ни от воли работника (например, реальная невозможность получения товара в связи с санкциями, а не просто повышение его закупочной стоимости).
Но не забывайте, что причиной простоя могут быть только временные обстоятельства
#proкадры
 
P.S. О плюсах и минусах использования простоя по вине работодателя в качестве способа оптимизации затрат, а также о порядке его введения рассказывали тут. Открыть/Комментировать

2022-06-08 08:00:07 Нужно ли беспокоиться, если работник задерживается после 18:00?

Довольно распространённая ситуация, когда работник остаётся в офисе дольше положенного - приходит раньше/уходит позже. Это происходит по разным причинам: много отвлекается на «одноклассники», медленно работает, не умеет делегировать, хочет продемонстрировать руководителю свою продуктивность и получить бонусы. Бывает даже, что такие переработки носят систематический характер. На первый взгляд все ОК и работника можно похвалить за ответственный подход к работе. Но за инициативными переработками может скрываться подвох.

После увольнения недовольный работник (например, из-за обещанной, но не выплаченной при увольнении годовой премии) может начать шантажировать компанию жалобой в ГИТ на постоянные переработки, если та не пойдёт на встречу.

Если работник действительно по своей инициативе работал в нерабочее время, то беспокоиться не о чем. Обычно привлечение к сверхурочной работе осуществляется по решению работодателя и с согласия работника (ст. 99 ТК РФ). Суды соглашаются, что нахождение работника в офисе за пределами установленного времени само по себе не означает привлечения к сверхурочной работе.
Главное, чтобы работник действительно перерабатывал по своей инициативе. При проверке ГИТ может поднять электронную переписку. Нужно, чтобы из неё не следовало поручение руководителя выполнить срочное задание, которое работник очевидно бы не успел выполнить в рабочее время. В противном случае такая переработка будет квалифицирована как сверхурочная работа со всеми вытекающими: штраф за ненадлежащее оформление, взыскание неоплаченных часов и попадание в «красный список» ГИТ.

Ещё есть риск выгорания, но это уже за рамками правового поля

P.S. Если перед выходными прилетело задание, срок сдачи которого был еще вчера, то выбор у вас небольшой - не прогибаться и требовать оплаты сверхурочных/выходных или же заработать плюсик в карму и избежать ссоры с начальством.
#proкадры Открыть/Комментировать

2022-06-06 08:48:22 Почему так часто пропадаешь?

Мы уже рассказывали про гостинг со стороны работников, но явление имеет и обратную сторону. Рекрутеры тоже частенько пропадают без обратной связи. Особенно неприятно, когда это происходит после нескольких этапов успешно пройденных собеседований. За несколько встреч компания и потенциальный работник познакомились достаточно близко для того, чтобы объясниться на прощание. Считаем такое поведение эйчаров не только неэтичным, но и в некоторых ситуациях незаконным.

Если кандидат заваливает вас электронными письмами с просьбой дать обратную связь по его кандидатуре, рекомендуем ответить ему. Так, в силу ч. 5 ст. 64 ТК РФ работодатель обязан сообщить причину отказа в заключении трудового договора в письменной форме в течение 7 рабочих дней со дня предъявления такого требования от кандидата в письменной форме.

Верховный Суд в тематическом обзоре 2022 подчеркивает: отказ работодателя в приеме на работу без указания причин нарушает требования ч. 1 ст. 64 ТК РФ, запрещающей необоснованный отказ в заключении трудового договора, а потому является незаконным. Из позиции мы делаем вывод, что объясниться с кандидатом нужно и в случае, когда он не обращается с письменным требованием предоставить объяснение причин (презюмируется, что он этого ждет).

Напомним, что отказ может быть связан только с несоответствием деловых качеств кандидата открытой позиции. Например, суд вероятно признает необоснованным отказ, в котором компания объяснит, что по духу и ценностям они с кандидатом не подходят друг другу.

Для экономии времени на ответ можно подготовить стандартную форму ответа кандидатам, которых компания принять не готова. В качестве причины отказа укажите на отсутствия у кандидата деловых качеств, отвечающих требованиям, предусмотренным вакансией. Напомним, что к деловым качествам относятся: наличие определенной профессии, специальности, квалификации, уровня образования, опыта работы, владение иностранным языком или иными необходимыми навыками. Из этого списка можно выбрать, по какому критерию кандидат не подошел.

Уважаемые рекрутеры, находите время отправить «не тому самому» кандидату заготовленный шаблон имейла с отказом. Так вы сэкономите время и эмоции несостоявшегося работника и компании, которая избежит потенциальных штрафов и судов из-за немотивированного отказа в приеме на работу.
#комплаенс #этика #жиза Открыть/Комментировать

2022-06-03 08:27:51 Должен ли работодатель что-то удаленщику?

В прошлом посте мы напустили интриги, теперь пришло время раскрыть все карты
Как вы уже поняли, в ряде случаев ТК РФ обязывает работодателя возмещать дистанционному работнику понесённые расходы и платить компенсацию за использование собственного оборудования.
Вот только как определять размер этих «выплат» и нужны ли какие-то подтверждения?

Согласно разъяснениям Минфина для того, чтобы не облагать суммы компенсаций НДФЛ и страховыми взносами, а также иметь возможность учесть их в составе расходов по налогу на прибыль:
необходимо иметь копии документов, как подтверждающих приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях;
указанные выше документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством и из этих документов должно быть четко и определенно видно, какие расходы и на какие цели произведены;
необходимо установить перечень возмещаемых расходов, сумму компенсации или методику ее расчета в ЛНА/коллективном или трудовом договоре.

Наибольшую проблему вызывают именно подтверждающие документы. Ведь кажется довольно странным требовать у работника чек на ноутбук, используемый в работе. Тем не менее практика стоит на своём - если документов нет, то компания не сможет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.
Например, в случае использования работником личной симкарты подтверждающими документами являются:
договор с оператором сотовой связи;
детализированный отчет сотового оператора для целей подтверждения использования мобильной связи в служебных целях.
Почему это важно? Суды говорят, что необходимо подтверждение факта наличия расходов по оплате услуг связи и служебного характера телефонных переговоров работника.

Полагаем, что все сказанное справедливо не только для налоговых вопросов, но и для целей ТК РФ - без предоставления подтверждающих документов у работодателя нет возможности убедиться в несении работником расходов, а также в их размере (а вдруг он работал из интернет-кафе ).

В этой связи есть один интересный кейс - работник в ковидные времена был приказом переведён на уделенку. Для работы он купил себе стол и другие очень нужные вещи. Но когда он попытался взыскать потраченные суммы с работодателя, суд ему отказал, потому что работник «мог в любое время в период удаленной работы обратиться к работодателю с просьбой о получении необходимого оборудования» (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 15.02.2021 N 33-1105/2021)

А как у вас в компании регулируется вопрос возмещения расходов?
#удаленно Открыть/Комментировать

2022-06-01 08:00:05 Должен ли работодатель оплачивать счета за интернет и электроэнергию дистанционного работника?

Как всегда у юристов, универсальной таблетки нет. Ответ будет зависеть от совокупности обстоятельств:
По чьей инициативе состоялся перевод?
Где трудится работник: дома под одеялом, в библиотеке или ближайшем Старбаксе?
Подключается в зум с личного компьютера или корпоративного ноутбука?

Рассмотрим ситуации, которые урегулированы в ТК РФ.

Дистанционная работа по обоюдному согласию сторон
Возмещать расходы на интернет и электроэнергию придётся только в том случае, если вы не обеспечили работника корпоративным ноутбуком, наушниками и другими необходимыми для работы гаджетами. Это следует из ст. 312.6 ТК РФ и недавно подтверждено Рострудом в ответах на вопросы на портале Онлайнинспекция.рф.
Следуя рекомендациям Роструда, в случае предоставления работнику всего необходимого, нужно предупредить его о том, что компенсация ему не полагается, добавив соответствующее уточнение в трудовой договор или ЛНА.
Если же работник использует личное имущество, то компании придётся раскошелиться: не только возместить расходы на свет, но и выплатить компенсацию за амортизацию компьютера и мягкой кроватки. Размер компенсации и порядок ее выплаты нужно зафиксировать в ЛНА или трудовом договоре.

Дистанционная работа по инициативе работодателя
В знакомых всем исключительных случаях перевод на удаленку возможен принудительно (ст. 312.9 ТК РФ). При таком раскладе для работодателя сплошные минусы (оплачиваемые из бюджета компании): платить придётся за все расходы, независимо от того, чьё имущество используется в работе.

В качестве утешения добавим, что может быть и не придется
Как, почему и что для этого нужно - пока останется интригой.

Как говорится, ставьте лайки, подписывайтесь на канал, оставляйте комментарии (в любой последовательности).

Поделитесь, в каких случаях компенсация платится дистанционным работникам в вашей компании?
#удаленно Открыть/Комментировать

2022-05-31 08:00:04 Дайджест публикаций за май

Для удобства навигации собрали все посты за май. Читайте, если пропустили

Рубрика #иностранцы
• Что делать, если работник-ВКС уехал из России? Рассказываем

Рубрика #комплаенс
• Как установить систему оплату труда в компании и избежать риска по налогу на прибыль? Рассказываем
• Можно ли использовать в работе шаблоны документов от Роструда? Рассказываем

Рубрика #privacy
• Согласие на передачу ПДн работника: как удобнее оформить? Рассказываем

Рубрика #proкадры
• Про дресс-код - рассказываем
• Кто должен оплатить штраф за неправильную парковку корпоративного авто? Рассказываем

Рубрика #зарплата
• Как оплатить работу в ночное время работнику с ненормированным рабочим днём? Рассказываем

Рубрика #увольнение
• Как избежать проблем при увольнении работника на испытательном сроке? Рассказываем
• Можно ли не платить выходное пособие, предусмотренное в соглашении о прекращении трудового договора? Рассказываем
• Какой размер выплаты при увольнении по соглашению сторон суд признает слишком высоким? Рассказываем

Рубрика #новости
• Новый отчет о дистанционных работниках - миф или реальность? Рассказываем

Рубрика #авызнали
• Срок согласия на обработку ПДн и походы в гости к дистанционному работнику - рассказываем Открыть/Комментировать

2022-05-30 08:00:07 Доверяй, но проверяй

Не так давно мы рассказывали о том, какие ЛНА должна обязательно иметь каждая компания. Если пропустили, почитать можно тут.

Но далеко не в каждой компании есть юристы или другие специалисты, которые могут взять на себя ответственность за разработку необходимых документов.
На помощь пришёл Роструд - на их портале можно найти шаблоны огромного количества документов - от трудовых договоров до ЛНА. Безусловно, эти «болванки» не учитывают специфику каждой компании, но может быть хотя бы помогут избежать штрафов и претензий от ГИТ…. Или нет? Попробуем разобраться вместе
В целом, документы достаточно неплохи, если ваша цель - не заморачиваться, а формально выполнить требования ТК РФ. Но даже в этом случае рекомендуем не использовать шаблоны Роструда бездумно.

Мы проверили два основных ЛНА и вот что обнаружили:
Положение об оплате труда
Отражает все требования закона, даже описывает систему премирования. Но именно в этом и проблема данного документа - «конкретный размер премии определяется руководителем», «руководитель учитывает вклад работника», «разовая премия к юбилейным датам». Почему так писать в ЛНА рискованно, и что делать, если премии фактически платятся бессистемно и необоснованно, рассказывали здесь.

Правила внутреннего трудового распорядка
Содержат указание на право работодателя взимать с работника плату за оформление трудовой книжки (в размере ее стоимости).
Во-первых, сейчас это неактуально (в связи с переходом на ЭТК).
Во-вторых, работодатель взимать такую плату не может.
Вы справедливо возразите, что ранее это было частой практикой, которую поддерживал в том числе и ВС РФ. И будете правы! Но только вот без заявления от работника, вычесть из его зарплаты стоимость книжки работодатель не вправе даже при наличии в ЛНА этих волшебных слов
Удержание может проводиться работодателем только в определенных ТК РФ случаях, но выдача трудовой книжки в данный перечень не входит. Возможность вернуть потраченные на трудовую книжку деньги только одна - добровольное возмещение по заявлению работника.

Наше резюме такое - шаблоны Роструда можно смело использовать в качестве основы для своих документов, но не забывайте относиться к ним критически (как минимум проверяйте на актуальность)
#комплаенс Открыть/Комментировать