Должен ли работодатель что-то удаленщику? В прошлом посте мы | Трудовой комплаенс

Должен ли работодатель что-то удаленщику?

В прошлом посте мы напустили интриги, теперь пришло время раскрыть все карты
Как вы уже поняли, в ряде случаев ТК РФ обязывает работодателя возмещать дистанционному работнику понесённые расходы и платить компенсацию за использование собственного оборудования.
Вот только как определять размер этих «выплат» и нужны ли какие-то подтверждения?

Согласно разъяснениям Минфина для того, чтобы не облагать суммы компенсаций НДФЛ и страховыми взносами, а также иметь возможность учесть их в составе расходов по налогу на прибыль:
необходимо иметь копии документов, как подтверждающих приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях;
указанные выше документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством и из этих документов должно быть четко и определенно видно, какие расходы и на какие цели произведены;
необходимо установить перечень возмещаемых расходов, сумму компенсации или методику ее расчета в ЛНА/коллективном или трудовом договоре.

Наибольшую проблему вызывают именно подтверждающие документы. Ведь кажется довольно странным требовать у работника чек на ноутбук, используемый в работе. Тем не менее практика стоит на своём - если документов нет, то компания не сможет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.
Например, в случае использования работником личной симкарты подтверждающими документами являются:
договор с оператором сотовой связи;
детализированный отчет сотового оператора для целей подтверждения использования мобильной связи в служебных целях.
Почему это важно? Суды говорят, что необходимо подтверждение факта наличия расходов по оплате услуг связи и служебного характера телефонных переговоров работника.

Полагаем, что все сказанное справедливо не только для налоговых вопросов, но и для целей ТК РФ - без предоставления подтверждающих документов у работодателя нет возможности убедиться в несении работником расходов, а также в их размере (а вдруг он работал из интернет-кафе ).

В этой связи есть один интересный кейс - работник в ковидные времена был приказом переведён на уделенку. Для работы он купил себе стол и другие очень нужные вещи. Но когда он попытался взыскать потраченные суммы с работодателя, суд ему отказал, потому что работник «мог в любое время в период удаленной работы обратиться к работодателю с просьбой о получении необходимого оборудования» (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 15.02.2021 N 33-1105/2021)

А как у вас в компании регулируется вопрос возмещения расходов?
#удаленно