Трудовой комплаенс

2022-07-08 08:00:07 Заблудился в трёх соснах

Представьте себе ситуацию:
Работник каждый день исправно ходит на работу, нареканий к нему у вас нет. Но неожиданно наступает зима, к которой вы не успели подготовиться Как итог - отопления в офисе нет, и если долго сидеть на одном месте, то можно отморозить наименее активную конечность
Работник ни с одной из частей своего тела расставаться не хочет, поэтому постоянно твердит вам, что нужно поставить обогреватель. Когда температура на рабочем месте упала ниже плинтуса, а с вашей стороны не было произведено никаких действий, работник решает взять все в свои руки и перестаёт ходить на работу.
Что будете с ним делать?

Недавно Мосгорсуд рассматривал похожее дело (текст в комментариях ), в котором работодатель не заморачивался с решением проблемы, а просто уволил сотрудника за прогул.
Спойлер: суд признал увольнение незаконным.

Суд долго рассуждает о добре и зле… Если кратко, то суть примерно такая: причина прогула уважительная, что исключало возможность привлечения к дисциплинарной ответственности. Да и вообще увольнение - слишком строгое «наказание», назначенное без учёта предшествующего поведения.
Видите логику? Мы нет Ведь если была уважительная причина, то как вообще возможно привлечение к ответственности в этом случае?

На наш взгляд, решение гораздо проще:
Статья 216.1 ТК РФ гарантирует право на труд в условиях, соответствующих требованиям охраны труда.
Статья 379 ТК РФ предусматривает механизм самозащиты права.
Эта норма позволяет отказаться от выполнения работы, которая непосредственно угрожает жизни и здоровью работника при условии предварительного извещения непосредственного руководителя.
Такой отказ не является прогулом, не влечёт за собой дисциплинарной ответственности.
В силу все той же статьи 216.1 у работодателя только две опции:
- предложить другую работу
- ввести простой.
Как видно, увольнения среди них нет

В начале Мосгорсуд частично использовал эту аргументацию (с ошибочной ссылкой на 219), но потом зачем-то ушёл в рассуждения о процедуре привлечения к дисциплинарной ответственности (надо же что-то добавить, все же апелляция ). В итоге суд заблудился в своей собственной аргументации.

А на чьей стороне вы - работника или работодателя? Как бы аргументировали решение? Поделитесь своим мнением по этому делу в комментариях
#увольнение Открыть/Комментировать

2022-07-06 08:04:13 Как контролировать работника, когда он далеко?

Если отношения с работниками не строятся на честности и доверии (и такое бывает), у компании возникает потребность контролировать, где работник находится в рабочее время. Особенно актуально, когда работа в режиме #удаленно или связана с разъездами.

Технически это возможно, когда работодатель обеспечивает работника корпоративными гаджетами: ноутбук, планшет, телефон, может быть пейджер. При использовании работникам ноутбука компания скорее всего автоматически обрабатывает данные о местоположении устройства. Обычно на нем имеется предустановленное ПО, которое собирает отслеживающие данные и передаёт их на сервер. Получается, что компании делают это «втихую», без согласия и даже предупреждения работника.

И, упс, это не совсем законно и вообще-то неэтично.

Как исправить?
Честно предупредить работника, что гаджеты будут отслеживать его местонахождение в рабочее время.
Нужно закрепить такое право работодателя в ЛНА или трудовом договоре.

Но самый важный момент: при выдаче гаджетов нужно получить согласие работника на обработку персональных данных. Сведения о местоположении устройства, которым владеет работник, также признаются персональными данными, поэтому на их обработку требуется согласие работника. В согласии в качестве цели обработки можно указать, например, «осуществление контроля за исполнением должностных обязанностей».

Помните: комплаенс - это не только про действие «в рамках закона», но и про соблюдение этических стандартов. Мы за честные и открытые отношения между сторонами! Открыть/Комментировать

2022-07-04 07:00:02 Нет в реестре – значит не оператор?

Любая компания, которая имеет хотя бы одного сотрудника или контрагента, априори обрабатывает персональные данные, а значит является оператором по смыслу Закона № 152-ФЗ.

Для компаний это означает, что сказать «я в домике» в любом случае не выйдет, придётся считаться с требованиями законодательства о #privacy.

Одно из таких требований - уведомление РКН перед началом обработки о соответствующем намерении. Это нужно для того, чтобы компанию внесли в реестр операторов пдн.

Что происходит на практике
Компании боятся вскрывать карты, полагая, что отсутствие в реестре делает их невидимками.
«Нет в реестре – значит не оператор» - первое место в топ-10 заблуждений бизнеса. Но увы, у РКН есть папочка на каждую компанию с момента ее создания, а отсутствие в реестре только увеличивает вероятность внеплановой проверки. А проверка – это неприятно.

Внимание, сейчас кто-то из вас может выдохнуть: по закону уведомлять большого брата нужно не всегда.
Например, можно обрабатывать без уведомления персональные данные «в соответствии с трудовым законодательством» (что значит эта формулировка, суды до сих пор не определились). Как только выходите за рамки, обязанность уведомить тут как тут.

Что выходит за рамки трудового законодательства:
выпуск визиток для работников
передача бухгалтерии на аутсорс
оформление постоянных пропусков в бизнес-центр
предоставление корпоративной связи/ДМС/иные плюшки
заказ билетов и бронирование гостиницы для командировки
организация тестирования на COVID-19
Список можно продолжать бесконечно…попробуйте предложить свой вариант в комментариях

На практике получается, что бизнес-процессы даже малого бизнеса не позволяют избежать этой болезненной процедуры.

Кроме того, в скором будущем положения закона изменятся, и уведомлять придётся даже тем, кто раньше «защищался» трудовым законодательством. Поэтому рекомендуем подать уведомление as soon as possible.

Лучше поздно, чем никогда Открыть/Комментировать

2022-07-01 08:00:04 КЭДО: учимся хранить секреты

Поздравляем, ваша компания наконец решила поддержать ESG-повестку и перейти на КЭДО
Наверно, вряд ли вы возьмётесь разработать своё техническое решение, а «Работа в России» пока не запустилась (да и мало у кого есть уверенность в надежности госсервисов). Выход - купить лицензию на использование уже готового ПО (на рынке популярны СБИС, HR-link, СберКорус и тд).

По сути, вы будете загружать электронные документы с данными своих работников в чужую информационную систему (у провайдера всегда есть к ней полный доступ), на языке ФЗ-152 это означает передачу персональных данных третьему лицу (что вообще-то требует согласия). Но не спешите расстраиваться, на наш взгляд, если компания перешла на КЭДО с соблюдением всех правил по ТК РФ, то согласие можно не получать. В этом случае основанием обработки будет являться трудовой договор с работником (п. 5 ч. 1 ст 6 ФЗ-152).

При этом работодатель как оператор персональных данных в любом случае должен позаботиться об их безопасности. Для этого как минимум нужно:

Включить в договор с провайдером условия обработки ПДн работников
⁃ Перечень допустимых действий с ПДн
⁃ Цель обработки (исключительно исполнение договора)
⁃ Обязанность соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность
⁃ Требования к защите по ст. 19 ФЗ 152

Обеспечить техническую невозможность использовать КЭДО вне «контролируемой зоны» (из дома с личных устройств без специальных защитных программ)

Разграничить права доступа к функционалу системы КЭДО и электронным документам по должностям и ответственным подразделениям (чтобы сотрудник имел доступ только к тем ПДн, которые необходимы ему для исполнения служебных обязанностей)

Предпринимать иные технические меры защиты информации. Какие «иные» вам расскажут ваши безопасники, они точно знают лучше.

Рекомендуем отнестись серьезно к вопросу защиты ПДн. После громких инцидентов со сливами данных тысяч пользователей регулятор предложил рассмотреть необходимость введения оборотных штрафов за утечки

#privacy #КЭДО Открыть/Комментировать

2022-06-29 08:37:45 КЭДО: станет ли жить проще?

Ещё в феврале мы рассказывали о том, что такое КЭДО, и какие документы требуются для перехода «на цифру» с работниками с точки зрения ТК РФ. Но есть одна маленькая проблема: ТК РФ - не единственный закон, регулирующий порядок введения и использования электронного документооборота с работниками
Многие забывают о Законе «Об электронной подписи» (далее - Закон об ЭП).
ТК РФ разрешает работнику подписывать документы с помощью УНЭП и ПЭП, но для выполнения требований ст. 6 Закона об ЭП требуется заключить специальное соглашение, где будут написано, при каких условиях использование таких подписей будет иметь равную силу с закорючкой на бумаге

Вы можете справедливо возразить, что никакой проблемы тут нет - включил в ДС все необходимое, и дело с концом. Сложности начинаются, когда в КЭДО мы переводим кандидата (и процесс «прием на работу» соответственно).
Это соглашение должно быть заключено до момента начала использования ЭП, то есть в этом случае ещё до подписания ТД и иных документов в КЭДО. И что, заключать его отдельно?
На наш взгляд, куча лишних бумажек - это не совсем то, к чему стремится компания, переходя на КЭДО

Какое решение мы предлагаем:
включать все необходимое из ст. 6 Закона об ЭП в Положение о КЭДО, с которым работник знакомится под подпись. Конечно, это не похоже на соглашение в классическом виде, но здравый смысл и Минцифры (орган, уполномоченный толковать Закон об ЭП) подсказывают, что так можно
#комплаенс #КЭДО

*Ответы Минцифры и Минтруда на наш запрос о необходимости заключения отдельного соглашения можно найти в комментариях Открыть/Комментировать

2022-06-27 07:00:02 Отмена увольнения

Ситуация: компания уволила сотрудника за прогул, но потом передумала (наверно, пост-фактум оценила неправомерность своих действий и испугалась размера компенсаций за вынужденный прогул) и… отменила приказ об увольнении! Спойлер: это не спасло!

Рассматривая жалобу работника, 7 КСОЮ напомнил:
«ТК РФ не предоставляет работодателю право изменять дату увольнения работника, равно как и совершать иные юридически значимые действия, затрагивающие права и интересы работника, без его предварительного согласия после того, как трудовые отношения между ними прекратились по инициативе самого работодателя. Согласия на отмену приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности и увольнении, а также возникновения с работодателем вновь трудовых отношений работник не заявляла и не выражала. В данном случае работодатель реализовал свое право на увольнение работника, вследствие чего у работника возникло право заявить в суде требование о признании этого увольнения незаконным.».

После издания приказа об увольнении работодатель должен успеть передумать до наступления даты увольнения, потом пути назад не будет. Приказ об отмене увольнения может быть издан только на основании предписания ГИТ или решения суда о восстановлении работника на работе. Если не получится договориться с работником о мире, придется ждать вынесения решения суда (а суд может идти ох как долго).

Совет тут один: не увольняйте работника, пока не уверены в своём желании и наличии оснований, а когда уже приняли решение, идите до конца. Говорят, если вам показалось, то вам не показалось

#увольнение Открыть/Комментировать

2022-06-24 08:01:24 Условия труда удаленщика

В ст. 57 ТК РФ содержатся обязательные для включения в трудовой договор условия. При этом никаких исключений в зависимости от «вида» работы статья не содержит (для всех базовое содержание одинаково).
Это означает, что в договоре нужно будет описать условия труда на рабочем месте. Для обычных работников в этом разделе нужно указать результаты СОУТ (в исключительных случаях - описание рабочего места). А что делать с удаленщиком, если в качестве места работы указан, например, г. Москва Может описать уровень преступности, загазованности и отметить толщину озонового слоя?

Чтобы не сводить с ума HR и не нарушить закон, мы рекомендуем своим клиентам указывать, что «в соответствии с ч. 3 ст. 3 закона «О СОУТ» в отношении условий труда дистанционных работников специальная оценка не проводится».
#авызнали #удаленно Открыть/Комментировать

2022-06-22 08:00:08 Индексация. Инструкция по применению

Раньше у компаний не было мотивации добровольно исполнять требования ст. 134 ТК РФ, потому что не было никаких последствий. Даже если работник шёл в суд, то, как максимум, суд заставлял принять ЛНА об индексации. Не очень приятно, но зато до такого прецедента можно неплохо сэкономить, платя работникам условные 30 тысяч в месяц на протяжении 10 лет

Теперь практика изменилась: даже если порядок проведения индексации не определён, суд сам может определить, насколько должна «подорожать» зарплата работника. Например, определить размер задолженности по индексации посредством умножения заработной платы за определенный месяц на индекс потребительских цен в процентах к предыдущему месяцу

Если не хотите полагаться на волю случая, рекомендуем прямо сейчас начать думать над текстом ЛНА. Там необходимо отразить:

периодичность проведения индексации
Можно установить любую, какая вам нравится - раз в месяц, раз в год и пр. Только не забудьте проверить (это актуально и для всех остальных пунктов), что в региональном/отраслевом соглашении не установлены специальные правила, если оно на вас распространяется (а скорее всего распространяется ).

порядок определения размера индексации
Формально порядок может быть любым (закон нас не ограничивает). Главное, чтобы был закреплён механизм расчета, повышение зарплаты не было символическим, а также чтобы повышение было одинаковым для всех (не в равной сумме, а пропорционально размеру зарплаты).
То есть индексация путём «увеличения оклада всем работникам на 1 000 рублей» не подойдёт.

какая часть зарплаты подлежит индексации
Вся зарплата полностью или, например, только оклад.

какие обстоятельства могут быть основанием для непроведения индексации
Это должны быть обстоятельства, которые не зависят от сторон (уж точно не плохие производственные результаты, дисциплинарные нарушения и т.п.).
Самое частое основание - тяжелое финансовое положение компании. Однако мнение судов по данному вопросу не сходится: если одни посчитают это уважительной причиной, то другие сочтут это исключительно предпринимательскими рисками, которые не могут снижать уровень предоставляемых работнику гарантий.

Если вы иностранная компания, где ежегодно пересматриваются оклады сотрудников на основании оценки их эффективности, а называется это все красивым словом “indexation” - спешим вас расстроить, таким образом вы только мотивируете работников, но не выполняете требования ст. 134 ТК РФ

Как у вас обстоят дела с индексацией? Признаемся честно, из всех наших клиентов только 5-10% добросовестно выполняют требования закона
P.S. Всю практику можно найти в комментарии к посту
#зарплата Открыть/Комментировать

2022-06-20 07:01:34 Индексация или обязанность, которую не выполняет каждый второй работодатель

Наверняка вы хотя бы раз в жизни слышали загадочное слово «индексация» (тем, кто не только слышал, повезло больше ).
Это один из способов выполнения бизнесом обязанности по поддержанию покупательной способности зарплаты его работников.
Если говорить проще, у работодателей есть обязанность делать так, чтобы мы каждый год могли покупать себе хлеб с маслом (а кто-то, может быть, и икру) независимо от уровня инфляции.

Минтруд говорит, что индексация - это повышение зарплаты ежегодно на уровень инфляции (или больше ). На деле же компании могут установить иной размер или порядок его определения.
Если вы думаете, что тут все просто, то спешим вас расстроить Как правильно прописать порядок проведения индексации расскажем в одном из следующих постов.

А для тех, кто слышит об индексации впервые, благая весть - выполнить обязанность также можно, например, путём премирования.
Очевидный плюс - необязательно придумывать и закреплять в ЛНА какой-то непонятный порядок . Но этот способ может иметь место, только если премирование действительно направлено на обеспечение соответствия зарплат уровню реальных цен.
Это значит, что нужно:
платить премии одномоментно и в одинаковом размере всем работникам. Иное создает риск дискриминации;
указать в ЛНА, что премии — механизм выполнения обязанности по ст. 134 ТК РФ (если не указать, то могут возникнуть проблемы с налоговой из-за несоблюдения «особых требований» к порядку выплаты премий).
 
Размер ответственности за неисполнение обязанности зависит от конкретных обстоятельств и содержания ваших документов.

Рекомендуем не ждать проверки ГИТ и штрафов, а пересмотреть зарплатную политику уже сегодня.

#зарплата Открыть/Комментировать

2022-06-17 07:00:03 Ученье - свет

Работодатель решил, что сотрудникам давно пора преисполниться в сознании, например, пойти на курсы коучинга или мастер-классы по развитию soft skills* Как это оформить?
Если работник не против, можно заключить с ним ученический договор.

Компании любят ученический договор за возможность обязать сотрудника отработать в компании n-е количество лет после обучения, а при досрочном увольнении - вернуть деньги. И закон это прямо разрешает.
Но, пожалуйста, не пишите в договоре, что в период «отработки» работник не может уйти в декрет или на долгий больничный под угрозой выплаты штрафов и неустоек (да, были прецеденты ). Вообще забудьте про неустойки и штрафы - компания сможет взыскать только реальные расходы на обучение и только если трудовой договор будет расторгнут по инициативе или вине работника.

На что ещё следует обратить внимание при заключении ученического договора:
Сотрудник не может отработать полный день, а потом пойти учиться по направлению компании
На время обучения работник может быть полностью освобождён от работы или переведён на режим неполного рабочего времени. При этом важно, чтобы в сумме время ученических и рабочих часов за неделю не превышало недельную норму рабочего времени (ст. 93, 203 ТК РФ).

Ученичество должно быть оплачено
Выплата стипендии - безусловная обязанность работодателя (ст. 204 ТК РФ). Ее размер определяется в договоре, но должен быть не меньше МРОТ. Интересно, что заплатить придётся, даже если ученик не отличается особой усидчивостью, прогуливает и получает неудовлетворительные оценки. Как указал ВС РФ, выплата стипендии не может быть обусловлена успеваемостью.
Избежать выплаты стипендии также не удастся, даже если сотрудник продолжает работать на неполной ставке и получать зарплату.

Не забудьте получить сертификат о прохождении курса: оригинал - в рамку на стену достижений, копию - для налоговой
#комплаенс

* не является индивидуальной образовательной рекомендацией Открыть/Комментировать