Simplawyer

2021-11-25 09:11:59 Простой софт для управления знаниями

Многие продвинутые юридические команды тратят огромные ресурсы на создание системы управления знаниями:

– формируют команды под настройку процессов;
– закупают дорогущий и сложных софт или разрабатывают свой интранет;
– долго и мучительно его настраивают и внедряют;
– пытаются научить коллег пользоваться системой.

При этом такие проекты часто бросают на полпути. Это отталкивает многих от настройки процесса управлениями знаниями у себя в компании.

Мы сами прошли через громоздкий Confluence и ряд других продуктов. В итоге выбрали для себя простую конфигурацию, которая прекрасно работает, масштабируется, доступна большинству и не требует сложной настройки.

В основе нашей системы два связанных инструмента — Dropbox и Notion.

В облачном хранилище мы храним документы по всем проектам. У нас есть простые, но строгие внутренние правила по ведению Dropbox, поэтому структура хранения предсказуемая, а в проектах всегда порядок. Нужный документ в нужной версии находится моментально.

Notion используем для совместной работы, хранения контента и управления задачами. Для нас этот инструмент был открытием пару лет назад. Там самый понятный интерфейс и идеальная среда для хранения структурированных данных.

Есть ещё Miro для проектной работы, но о нём отдельно в другой раз.

#SimplawyerTrends
#SimplawyerKnowledgeManagement Открыть/Комментировать

2021-11-23 08:58:23 Открыть/Комментировать

2021-11-22 09:12:19 Управление знаниями

Это ещё одна функция лигал-опса, которой критически не хватает юрдепам. Работа юриста строится на знаниях. Если можно сделать так, что эти знания будет легко повторно использовать другим членам команды, общая эффективность вырастет.

Без вменяемой системы управления знаниями:

уход сотрудника = снижение общей компетенции;
трата ресурсов на повторное изобретение велосипедов;
более медленный рост сотрудников внутри.

Упрощённо причины, почему системы управления знаниями нет, такие:

— юристы не понимают, зачем обмениваться знаниями, или не хотят;
— понимают, но не знают, как и где делать это.

Качественные практики обмена знаниями можно (и нужно) заимствовать у бизнеса — их много, и они проверены временем.

Те, у кого больше ресурсов, создают отдельную профессиональную команду по управлению знаниями. Она разрабатывает информационные системы и консолидирует знания в работу и процессы.

Доступный всем вариант — регулярные митапы.

Главное — по итогу выработать 2 корпоративные привычки:

 делиться своими знаниями;
реально применять опыт коллег.

#SimplawyerTrends

#SimplawyerKnowledgeManagement Открыть/Комментировать

2021-11-17 09:00:01 Стандартизация названий файлов

Вчерашний опрос показал — практически ни у кого нет правил для названия файлов, которые были бы обязательны для всех сотрудников. А зря.

Стандартизация названий файлов — минимальные гигиенические требования работы с документооборотом.

Подходов много. Главное, чтобы из названия документа было понятно:

что за документ;

кто стороны;

какая это версия.

Ещё один признак неплохих правил нумерации — возможность их запомнить более-менее с первого раза (или быстро посмотреть).

Один из возможных вариантов — наш, на картинке. Смотрите другие подходы в комментариях ко вчерашнему голосованию.

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2021-11-16 09:00:07 Открыть/Комментировать

2021-11-15 09:19:04 Всегда есть вещи поважнее названия файлов: продублировать цифры словами, дать определение «РФ» и, по возможности, одно и то же регулирование написать несколько раз в разных местах разными словами.

Это держит в тонусе не только юристов, но и всех пользователей документов.

#ShitLawyerStory Открыть/Комментировать

2021-11-12 10:21:52 Как и обещали — публикуем нашу версию.

Спасибо тем, кто предложил свои варианты. Наш фаворит — подход Алексея Бондаренко.

Если есть идеи, как улучшить этот текст, продолжайте делиться в комментах.

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2021-11-10 09:03:36 Количество расшариваний поста про преамбулу подсказывает, что многим понравился формат разбора конкретных примеров. Но сегодня показать мастерство юридической техники предлагаем вам.

На картинке — ценный экспонат из коллекции Симплоера (о коллекции тоже скоро обязательно расскажем). Делитесь в комментариях, как бы вы изменили этот отрывок из документа. Позже опубликуем нашу версию.

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2021-11-08 08:59:08 Заголовки в виде вопросов

Недавно мы рассказывали про крупные заголовки — один из приёмов управления вниманием в документах.

Крупные заголовки сразу видны, с ними проще ориентироваться по тексту. Посмотрите, как это выглядит на примере кейса с кредитной документацией.

Но важно, чтобы они не только визуально выделялись, но и точно отражали содержание всего раздела.

Сделать заголовок конкретнее помогает формат вопроса (смотрите картинку).

Такой подход:

раскрывает документ с точки зрения читателя. Пользователи читают документы, чтобы получить ответы на конкретные вопросы. Задача — заранее предугадать их;

упрощает навигацию, когда у документа много пользователей и у каждого возникают разные вопросы;

помогает автору документа писать структурированнее.

Формат вопроса нужно соблюдать во всём документе или хотя бы в рамках одного раздела. Иначе документ теряет ритмичность.

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2021-11-03 09:24:50 Simplawyer pinned «Навигация по каналу За 3 месяца на нашем канале накопилось интересного материала на целую книгу. Для удобства делаем навигационный пост. Это канал компании Симплоер (подробнее о компании). Мы рассказываем про настоящий лигал-дизайн, лучшие практики по оптимизации…» Открыть/Комментировать