Simplawyer

2022-08-31 09:08:39 Унификация сроков

Когда юристы прописывают сроки, они никогда не учитывают удобство работы с документом. Мы говорим про ситуацию, когда в одном и том же договоре: подписание акта — 4 рабочих дня, оплата — 30 календарных дней, отправка отчёта — 10 рабочих дней.

Такой подход особенно вредный для крупного документооборота, потому что без договора под рукой никто не вспомнит, когда нужно что-то сделать. Так сложнее управлять обязательствами. Ещё хуже оставлять пустоту — чаще всего менеджерам вообще нет дела до сроков отправки счёта-фактуры или ответа на претензию.

Хорошая практика — унифицировать сроки в масштабе всего документооборота. Мы рекомендуем такие:

во всех документах установить фиксированные сроки по стандартным процедурам, которые предсказуемые и коммерчески некритичны;
все сроки кратные (5, 10 и 15 дней вместо 2, 7 и 12);
использовать только рабочие (или только календарные дни).

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2022-08-24 09:01:55 Вместе с тем

Есть отдельная категория юридических текстов — заключения. В них тоже бесконечность того, что нужно привести в порядок. Но начать можно с расчистки от псевдосвязующих выражений.

Старательные юристы очень любят фразы «вместе с тем», «кроме того», «при этом», «между тем». Эти слова — универсальные палочки-выручалочки, когда нужно завуалировать отсутствие логики. Например, «доверитель пропустил срок исковой давности; вместе с тем вода мокрая». Элегантно, и кажется, что эти две мысли имеют логическую связь.

Вместе с тем «вместе с тем» несёт ноль смысла и при этом засоряет текст. Кроме того, перекладывает обязанность по поиску логики с автора на читателя.

Между тем наша задача — сделать работу с юридическим продуктом удобной. С учётом сказанного, лучше эти выражения без особой необходимости не использовать.

Коллеги, а вы вместе с тем?

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2022-08-18 09:00:23 Качественная база знаний

Ещё в прошлом году рассказывали об управлении знаниями — про общий подход и софт, с которым можно разработать базу знаний.

Получили много вопросов про то, как мы используем Notion и Dropbox. От софта зависит, насколько удобно работать с базой знаний, но на старте проекта это не самое главное. Если вы взялись за разработку базы знаний, ориентируйтесь на 3 важных момента:

какая именно информация будет полезна вашим коллегам и в каком формате;
информационная архитектура — из каких блоков будет состоять база и как эти блоки будут взаимодействовать;
навигационная система — тэги, умный поиск, вменяемый интерфейс.

В любом случае критерии качественной базы знаний:

новая информация добавляется без лишних усилий;
информацию легко найти;
пользователю быстро понятно, как информацию можно использовать.

Как мы выяснили, у многих управление знаниями всё ещё на уровне сетевой папки. Но сетевая папка, куда скидывают всё подряд, — это не база знаний. Её не используют, потому что без адекватной архитектуры и навигации людям непонятно, в чём ценность её содержимого, — проще нагуглить или каждый раз приходить с вопросом к другим коллегам.

#SimplawyerLegalOps Открыть/Комментировать

2022-08-16 09:01:34 2 (два) экземпляра — по 1 (одному) для каждой из сторон

Не все знают, что у нас есть не только полезный телеграм-канал, но и отличный чатик с кучей добрых людей и ещё более разнообразным контентом. К примеру, нас там уличили, что 6 лет назад мы написали слово «настоящий» в документе. Мы можем всё объяснить, но речь не о том.

Коллеги в чате подняли вопрос, который мы слишком часто получаем, поэтому решили ответить. Нужно ли писать про 2 экземпляра, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (или можно оставить с разной юридической силой).

В этой ситуации рекомендуем начать с мысленного эксперимента. Нужно представить, как изменится правовое положение сторон, их поведение, риски компании и процесс исполнения, если в договоре не написано, что у каждой стороны есть по одному экземпляру (или хуже того — 3 экземпляра). Наша гипотеза — не изменится. Поэтому пункт не нужен.

Ещё один аргумент против — подписание через электронный документооборот. Здесь дискуссия, есть ли тут в принципе экземпляры.

В общем, не пишите про экземпляры и добавляйтесь в наш чат.

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2022-08-12 09:14:43 Делайте тупые правки

Если вы будете только делать приличные документы, то рискуете со временем перестать понимать классических юристов. Важно не терять навык вносить тупые правки. Предлагаем тренировочный текст. Пишите в каментах свои тупые правки.

Оригинальный текст в комментариях.

#ShitLawyerStory Открыть/Комментировать

2022-08-10 09:02:02 Параллельное и последовательное согласование

Есть 2 подхода к внутреннему согласованию документов — параллельное и последовательное. В параллельном согласовании все проверяющие смотрят документ одновременно; в последовательном — проверяющий приступает к документу только после того, как его посмотрит кто-то другой.

Параллельное согласование — лучший вариант, потому что всё работает быстрее. Но оно пока что недостижимо по 2 причинам:

нет подходящей технологии;
компании не могут достроить процессы — разграничить зоны ответственности между согласующими, определить, как будет сводиться финальная версия и т. д.

Но как минимум, можно сделать вот что:

последовательное согласование только для тех, кто вносит самые основательные изменения, или если от них зависит позиция других проверяющих;
для всех остальных — только параллельное (например, для службы безопасности и бухгалтерии).

#SimplawyerLegalOps Открыть/Комментировать

2022-08-04 09:00:28 Подсказки в документах

Регулирование может быть сформулировано чётко, понятно и однозначно. Но у читателя-неюриста может не хватать опыта работы с юридическими категориями (судя по правкам, и у юристов нередко).

В таких случаях донести информацию до читателя помогают подсказки — конкретные примеры применения пункта или практические рекомендации, как вести себя в этой ситуации.

В подсказках важно не использовать юридическую терминологию, а лучше вообще формулировать в формате «call to action».

Важно: подсказки — это вспомогательный элемент. Они не должны перегружать текст или отвлекать от основного регулирования. Тем более, не стоит делать подсказки к каждому пункту.

Посмотреть пример подсказок от Симплоера можно в SimpleNDA.

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать

2022-08-01 09:06:17 (продолжение предыдущего поста)

 Пост, который взбесил больше всего

Самый настоящий договор
Долго метались между этим постом и постом про то, что красная строка — это зло. Но потом поняли, что «настоящий договор» — победитель, потому что коллеги не зря негодуют. Ведь указатель «настоящий» делает договор по-настоящему настоящим!

 Самый недооценённый пост

Неадекватные названия файлов
Судя по статистике этого поста, большинство подумало как-то так: «А что забавного? Я всегда пишу в названии файла первое, что приходит в голову».

В общем, стандартизация названий файлов — это важно. Здесь можно почитать про общий подход и возможные правила.

 Главный пост сопротивления

О разделе «Предмет договора»
Обсуждение предмета договора даже вышло за пределы нашего канала.

Когда писали, ожидали, что соберём много комментариев несогласия. В итоге обсуждение вышло даже за пределы нашего канала. Народ негодует — ведь «все привыкли».

 Самый универсальный совет года

Если коротко — не делайте ничего, что не приносит доказанной ценности. Если подлиннее — читайте нашу памятку тут.  

 Лигал-дизайн года

Мы умеем делать не только профессиональный лигал-дизайн, но ещё и крутые обзоры кейсов. В них тоже выкладываемся на полную мощность и стараемся приносить ценность читателям.

Читайте и смотрите здесь и здесь. Открыть/Комментировать

2022-08-01 09:05:57 Пост-тост

Телеграму Симплоера 1 (один) год! За этот год канал подрос на 2705 подписчиков, а мы написали полезных материалов на целую книгу (и даже издали её!) и научились с первого раза прикреплять картинки к постам.

В честь праздника разрешаем писать под этим постом всё, что вы о нас думаете (как и всегда).

Спасибо, что читаете нас и шэрите посты. Давайте ещё!

Вдогонку вручаем нашим постам премию Симплоера (пост ниже). Открыть/Комментировать

2022-07-26 09:00:28 Стороны договорились

В договорах постоянно встречается, что стороны «договорились», «пришли к соглашению», «особо оговаривают», «констатируют», «договорились считать».

С одной стороны, может показаться, что по всем пунктам договора стороны в общем-то и пришли к соглашению. Иначе это бы не было договором. По этой логике, нет смысла каждый раз напоминать, что договорённости сторон — это договорённости сторон.

Но с другой стороны, о каких-то вещах можно договориться посильнее и получше. И тогда уже можно дополнительно напомнить, что это не просто так абстрактное положение, которые вписали юристы, а о нём уж точно договорились сами стороны!

#НастоящийЛигалДизайн Открыть/Комментировать