Organizatrix

2022-06-24 11:04:00 Сегодняшнее упражнение: нужно составить список “Входящих” – всех ваших пунктов приема информации. Я уверена, что некоторые есть у всех: eмейл (один или несколько), мессенджеры, телефон (заметки, голосовые заметки, фотографии), какое-то место дома, куда поступают из почтового ящика бумажные письма, квитанции, извещения, какое-то место на работе для входящих бумаг.

А теперь давайте посмотрим на идеи, собранные вчера. Куда они попали? Записная книжка, менеджер ссылок, заметочник, рабочий чат, желтая бумажка Post-It, которую вы налепили на монитор? Всё это ваши “Входящие”.

Все “Входящие” нужно разбирать регулярно, как минимум раз в неделю (можно чаще, но реже нельзя).

Вот, для примера, мои “Входящие”:

- папка для входящих бумаг
- три записные книжки: одна у кровати, одна в дороге, одна у рабочего стола,
- Notion
- Google Keep
- Scrivener
- email
- мессенджеры
- папка Downloads
- фотографии
- телефон
- iPad

Если бы у меня не было этого списка, то я бы забыла про половину этих "входящих", а когда вспомнила бы, то там накопилось бы пугающее количество информации. Так что займитесь этим списком сегодня. Открыть/Комментировать

2022-06-23 11:03:00 Мы начинаем практические упражнения по GTD. Это означает, что нужно не только читать, но и что-то делать .

Первый этап, как вы помните, это универсальный сбор информации. И сегодня мы наконец-то начнем им заниматься.

Ваша цель сегодня – насобирать за день как можно больше идей. Сто или даже больше – вполне реально. Идеей будем считать что угодно: описание невероятно уродливого платья коллеги, соображение о том, как лучше выстроить грядущую презентацию, фотографию последней модели утюга, которой вы хотите обзавестись.

Если чувствуете недобор, возьмите чистый лист бумаги и вывалите на него содержимое головы: яркие эпитеты, эротические фантазии, идеи по сочетаниям несочетаемого, детские обиды, – ну я даже не знаю, что там у вас в голове

Но при этом нужно помнить, что все эти идеи вам потом придется разбирать. Все до единой.

Эта дуальность, единство и борьба двух противоположных сил, лежит в основе GTD, поэтому важно ее почувствовать, принять и обернуть себе на пользу: мы фиксируем всё (чем больше, тем лучше), и разбираем тоже всё (тут ровно наоборот, чем меньше, тем лучше). Когда эти две силы придут к балансу, жить станет реально проще: вы всегда будете знать, что сейчас важно, и в соответствии с этим сортировать все входящие запросы, на лету избавляясь от лишнего и моментально решая, что делать с нужным.

Шлейф непринятых решений, который так давит на психику, перестанет за вами волочиться. Открыть/Комментировать

2022-06-22 12:45:00 Бумага – ей Аллен уделяет очень много внимания, но, к счастью, теперь всё стало проще. Вместо того, чтобы думать об упорядочении бумаги, лучше потратить время на ее оцифровку, потому что обращаться с файлами вам будет однозначно легче. Файлы не занимают места, их можно кому-нибудь послать или поставить напоминалку, а в случае чего и распечатать.

У Аллена есть такая интересная идея – tickler file, папка-календарь для того, чтобы в ней хранить всякие идеи для будущего: приглашения на выставки, билеты в кино, рекламу ресторана в соседнем городе, где вы окажетесь через месяц. Если вы до сих пор такое храните в надежде на то, что в нужный момент оно окажется под рукой, задумайтесь о том, что совершенно никакой необходимости в этой макулатуре сейчас уже нет, и вы сэкономите себе массу времени и места, если сфотографируете нужное и приаттачите к соответствующему событию в гугл-календаре, например.

Посмотрела, как tickler file переведен в русском издании. Ни за что не догадаетесь!

"Обобщенная памятная книжка-картотека".

Открыть/Комментировать

2022-06-22 12:02:00 Контексты и приоритеты. Мы вчера это обсуждали: контексты для Аллена являются важнейшим критерием, а важность – наоборот, не так уж и важна, извините за каламбур. Я в этом вижу проблему не только потому, что контексты стали куда более расплывчатыми.

Вот представьте себе ситуацию: вы в мастерской (контекст), занимаетесь очень важным (высший приоритет) делом – допустим, собираете  робота. И вдруг обнаруживаете, что не хватает гайки. Гайку можно купить в магазине (контекст). Но вы-то не в магазине, а в мастерской! Согласно иерархии Аллена, в таком случае вы бросаете робота и переходите к какому-то другому проекту, например, чините принтер (низкий приоритет).

А что сделает человек, не знакомый с GTD? Разумеется, он побежит в магазин за гайкой (смена контекста)! Я до сих пор не понимаю, почему контексты Аллену казались такой константой. Конечно, есть ситуации, когда поменять обстановку немедленно не получится: самолет, операционная, прямой телеэфир и так далее. Но чаще мы все-таки имеем возможность проявить гибкость, если речь идет о чем-то важном.

Это касается не только контекстов: скажем, если поздно вечером накануне долгожданной поездки вы обнаруживаете, что паспорт остался на даче, – ну значит придется забыть про то, что пора спать (критерий №2) и про усталость (критерий №3), и помчаться за паспортом.

Так что вам предоставляется широкое поле для исследований себя и своей жизни: критерии для выбора нужны, и критерии Аллена (контекст, энергия, время, важность) – хорошая стартовая точка, но ничто не мешает вам завести свои собственные.

Скажем, наверняка для молодых родителей имеет смысл сортировать домашние дела на три группы: когда младенец спит, когда не спит, и когда его дома нет. Людям с хроническими медицинскими или психологическими проблемами полезно будет сделать отдельные списки для каждого состояния (для мании, для депрессии, для утра после бессонной ночи, для моментов, когда нужно беречь руку и т.д.).

Один из моих личных критериев – “развлекательность” дела, то есть насколько приятным будет процесс его выполнения. Мне важно, чтобы мои занятия меня эмоционально подпитывали бы, а не только забирали энергию. Открыть/Комментировать

2022-06-22 11:02:00 Перед тем как перейти к практическим занятиям, хочу отметить те моменты GTD, которые мне кажутся спорными или даже устаревшими.

Правило двух минут. Звучит оно так: если в процессе WR вы сталкиваетесь с делом, которое можете сделать прямо сейчас, за две минуты или меньше, – не надо его никуда записывать, просто сделайте немедленно.

На практике очень трудно оценить, сколько времени займет даже пустяк. Если две минуты – это 120 секунд, и ни секундой больше, то нужно ставить таймер. Если “примерно две минуты” – то сами понимаете, где две, там и три, а то и пять, а то и десять – ”не бросать же на полдороге”. А если таких расплывчатых коротких дел наберется десяток, набежит лишний час. WR – и так достаточно ресурсоемкая процедура, и распыляться на мелочи, по-моему, не стоит. Открыть/Комментировать

2022-06-21 13:01:00 И последний критерий, который нужно применять только после первых трех: важность дела (priority). Обратите внимание: это еще одно существенное отличие GTD от многих других систем и от традиционного тайм-менеджмента, в котором с этого критерия предлагается начать: сначала заняться самым главным, съесть лягушку, напихать в банку крупных камней и так далее. В любом электронном списке дел всегда есть функция priority.

Как же GTD обходится почти без нее? Аллен объясняет это так: контекст актуальнее всего, потому что если вы находитесь там, где где нет нужных инструментов, то вы просто физически не в состоянии сделать это дело. Время и силы – тоже объективные параметры. Всё неважное мы и так уже отсеяли на ранних этапах, всё привязанное ко времени уже зафиксировано в календаре, и совершенно все пункты из нашего списка “следующих шагов” мы собираемся в обязательном порядке сделать, так что и важность у них примерно одинакова.

Это очень интересная тема, так что завтра еще немного продолжим. Открыть/Комментировать

2022-06-21 12:01:00 Следущий критерий, который Аллен советует учитывать, решая, чем сейчас заняться, – время, которое имеется в наличии. Это актуально для тех, у кого есть жесткое расписание учебы, звонков, встреч, а между ними временные куски разной длины, которые хочется использовать с максимальной эффективностью. Тогда, конечно, “следующие шаги” имеет смысл разделить и по времени тоже: что-то можно сделать и за 10 минут, а за что-то не стоит браться, если нет свободных двух часов.

Третье – уровень энергии. Тут у меня всё скучно: уровень энергии стабильный, утром сил больше, вечером меньше. Но если у вас он колеблется, или бывают какие-то крайне энергозатратные мероприятия, после которых хочется делать только самые простые дела, то дела можно разделить и по тому, сколько сил на них придется потратить. Открыть/Комментировать

2022-06-21 11:01:00 Пятая и последняя часть GTD-процесса – это собственно действие. Что делать – уже понятно: у нас есть список “следующих шагов”, все они выполнимы, все относятся к актуальным прямо сейчас проектам. Загвоздка только в том, что этот список получится очень длинным. Какое дело выбрать и сделать первым, вот прямо сейчас?

Я уже упоминала, что Аллен советует в этом случае доверять интуиции. Но это, конечно, не единственный инструмент.

Еще одно ключевое понятие GTD – контексты, и вот оно за прошедшие годы очень сильно видоизменилось. Во времена Аллена всё было четко: вот работа, а вот дом. Соответственно, и задачи легко делились на домашние и рабочие. Список, кому звонить, был нужен, только если под рукой был телефон, а компьютерные дела можно было делать только когда имелся доступ к компьютеру. Поэтому Аллен рекомендовал делить задачи в зависимости от того, где вы физически находитесь и какие возможности у вас есть, то есть вместо одного очень длинного списка получалось несколько поменьше: офис, дом, компьтер, телефон, магазин, “эти темы нужно обсудить с Васей, когда я встречу его у кулера” и т.п.

Сами понимаете, что сейчас ситуация совсем другая. Грани между контекстами стёрлись, даже если мы не будем принимать в расчет карантинную антиутопию, когда работа, отдых, общение, обучение, психотерапия, фитнес, кино, секс, покупки и многое другое существовало в одном и том же контексте – “сижу дома за компьютером”.

Интернет есть всегда и везде, работа плавает – то в офисе, то из дома, то опять в офисе, но уже в другой стране, обучение то очное, то заочное, фрилансить можно из дома, из кафе, из коворкинга, из парка. Если это не про вас (таких профессий тоже еще очень много), то контексты вам должны зайти очень хорошо. А если про вас, то попробуйте заменить их жизненными ролями, и соответственно поделить список на части, соответствующие каждой вашей роли (студент, подкастер, домашняя хозяйка, разработчик, дачница, организатор танцевальных вечеринок и т.д.).

Лично у меня контексты такие:

1. Вне дома
2. Дома, компьютер (как нетрудно догадаться, самая большая категория)
3. Дома, но не компьютер. Открыть/Комментировать

2022-06-20 19:39:09 Хочу напомнить, что заработала группа по GTD-тематике. Если вы прочли книгу “Как победить прокрастинацию”, или участвовали в программе “Мой идеальный день”, то вам должно было прийти на email приглашение с ссылкой, не пропустите (письмо автоматическое, именно на тот email-адрес, который вы сами указали!). Не пришло – посмотрите в спаме, а если и там нет, пишите мне, я разберусь.

Вот что мы в группе успели обсудить за сегодня:

 как GTD помогает от уныния,

 как не перегружать свой список дел, на лету манипулируя проектами,

 ”разбор всего” – сложно, но необходимо,

 что делать, если напланировал всякого и заболел (есть полезное упражнение специально для этого!),

 как найти удобное место для “Входящих”,

 почему дела семейные и совместные скорее всего должны оказаться в календаре. Открыть/Комментировать

2022-06-20 14:45:00 Третья часть WR – самая короткая, но придется много думать. Берем список актуальных проектов, про которые решено: да, в ближайшие дни я собираюсь продвигать вперед именно это.

И по каждому проекту находим “следующий шаг” – минимальное физическое действие, которое можно сделать для того, чтобы был прогресс.

Звучит просто, но есть хитрости.

Скажем, в рамках некоего домашнего проекта мне нужно пересадить растения. Казалось бы, вот оно, минимальное физическое действие. Бери и пересаживай. Могу ли заняться этим прямо сейчас? Нет, потому что нет горшков. Значит следующее дело – купить горшки? Нет, потому что я не знаю, сколько каких нужно. И земля есть только для цветов, а для суккулентов нет.

Так что если я запишу себе в список дел “пересадить растения”, то прокрастинация гарантирована: я просто буду смотреть мимо этого пункта, всё равно же не могу его выполнить. А вот если записать дела помельче – “посчитать, сколько нужно горшков” и “купить грунт для суккулентов” – для этого нет никаких препятствий.

Особенное внимание нужно обратить на дела интеллектуальные: например, “закончить третью главу” – вроде бы тоже действие, но что значит “закончить” – поставить точку? Дописать заключительный абзац? Провести еще парочку экспериментов? В какой момент глава будет считаться законченной? Расплывчатые формулировки нам не помогают.

“Организовать встречу” – это не одно дело, а несколько, и во время WR нужно понять, что это за дела. Разослать приглашения? А они вообще-то готовы или их еще нужно написать и сверстать? Обзвонить участников – а есть ли их полный список с телефонами?

“Обновить информацию на сайте” – какой конкретно раздел обновить? Где взять эту новую информацию?

“Починить часы” – ну не сама же я в них полезу с отверткой, так что это означает отнести их в мастерскую? А я знаю, где она или надо гуглить? Или просто нужно купить новую батарейку? А какую и где?

У этой дотошности, которая временами будет казаться избыточной, есть ясная цель: когда weekly review наконец закончится, и мы перейдем к активным действиям, им ничто не должно мешать. Чем честнее, проще и четче сформулированы “следующие шаги”, тем быстрее и эффективнее мы будем двигаться вперед. Открыть/Комментировать