Мастерская делегирования

2023-03-29 08:00:03  Как не сдохнуть и проект не завалить?

Занимаясь делом, которое любишь, часто не замечаешь время и работу, которую выполняешь. Здесь скрывается ловушка. Если вы в регулярной деятельности без срочных и горящих задач задерживаетесь на работе, работаете на выходных, а вопрос о хобби ставит в тупик, то с вероятностью 100% вы перегружены. https://teletype.in/@time_manner/yWPPF_TM97r Открыть/Комментировать

2023-03-27 08:00:05  Петя и волк по имени СРОЧНО

Жил-был менеджер по продукту Петр, умный, квалифицированный, ответственный работник. Любил работать сам и не мог перенести, если кто-то отлынивал от задач. Петру казалось, что все вокруг слишком спокойно относятся к задачам, работают не в полную силу. Его расстраивало, что он первый приходит на работу и последний уходит.

Однажды Петя прочитал в умной книжке, что повышению продуктивности работы сотрудников способствуют горящие дедлайны, а операционный ритм это уже отжившая история. Пете очень понравился этот метод и он решил начать его тестировать на своих сотрудниках.

- Марина, сейчас!
- Андрей, у тебя 15 минут! Не знаю как но ты должен это сделать
- Игорь, делай, что хочешь, но к завтрашнему утру это должно быть у меня на столе!

Команда у него была ответственная и все засуетились, надо ведь СРОЧНО!

Прошло полгода.
- Коллеги, почему вы сидите, документ должен быть готов сегодня к вечеру или ТотЧьеИмяНельзяНазывать спустит на нас всех собак!
- Да, конечно, сделаем!

Но никто ничего не стал делать, сотрудники сложили вещи и пошли по домам, а кто-то на собеседование в другую компанию.

Мораль сей сказки такова - слово СРОЧНО обладает невероятной силой и повсеместное его использование разрушает авторитет руководителя и нарушает работоспособность команды.

*Сказка основана на реальных событиях, имена участников изменены. Открыть/Комментировать

2023-03-21 08:00:04 Когда рассчитывать, что задача будет выполнена?

Для начала зафиксируем, что в практике существуют два момента, когда задача не выполнена или выполнена некачественно или не соответствует требованиям:
‌ Когда работник не понимает, ЧТО именно от него нужно 
‌Когда работник не понимает КАК это сделать
Эти два момента тесно связаны с моделью найма: в первом варианте вы нанимаете сотрудника на конкретную услугу, во втором нанимаете человека в штат. Различие в ответственности.

Ответственность - это расплата за выполнение работы: финансовая, репутационная, моральная

Нанимая человека на выполнения конкретной услуги, вы заключаете договор, в котором прописаны задачи и образ результата. Исполнитель связан конкретными условиями  по выполнению. В данном случае мы можем сказать, что человек точно понимает КАК сделать, но могут быть проблемы с тем, ЧТО именно хочет клиент поэтому

Подсказка: обращайте внимание на то КАК описаны задачи в техническом задании.

Формулируйте задачи, акцентируя внимание на:
‌образе результата
‌количественных и качественных показателях
‌затратной части
‌сохранности материальных активов, если вы их передаёте исполнителю услуги.
‌сроках промежуточной демонстрации работы

Не пожалейте своего времени на детальное описание запроса, именно от этого будет зависеть, получите ли вы то, что хотите на выходе.

Описанный вариант найма подходит для начинающего эксперта, но, когда вы масштабируете свое дело целесообразнее нанимать людей и создавать КОМАНДУ.

Большинство из тех, кто читает меня работали в системах, где ответственность распределена и равна общественной безответственности. Когда вы нанимаете человека необходимо определять: задачи, конкретный результат и сроки выполнения работ. По сути вы формируете такой неформальный договор. 

Только в этом случае, когда человек ощущает, что с него СПРОСЯТ, вы можете быть уверены в выполнении задачи. Хотите результата - научитесь спрашивать за результат.

Из практики начинающие руководители боятся стать "плохими" и попадают в детско-родительские отношения со своими подчинёнными, начиная УГОВАРИВАТЬ их выполнять работу. Ответственность вещь персональная, имеющая понятные границы. Очерчивая границы сотруднику вы увеличиваете шанс на выполнение вашей задачи. Открыть/Комментировать

2023-03-16 08:30:01 Как вырваться из замкнутого круга «Нет денег, чтобы делегировать — не растет доход — нет денег, чтобы делегировать…

Что выбрать большие деньги или деньги поменьше, конечно бОльшие деньги. Но, что, если к большим деньгам подарком идёт работа 24/7 ? Выбор становится уже не так однозначен, когда вы работаете на себя проблема делегирования имеет обратную сторону — ваши финансовые возможности.

На первом этапе делегирование можно разделить на два направления.
 Когда вы делегируете ваши задачи по направлению бизнеса, например, вы кондитер и нанимаете себе подмастерье для помощи на кухне.
 Когда вы делегируете косвенные задачи, например, нанимаете маркетолога для раскрутки вашего бизнеса и организации рекламы.

Какой подход выбрать зависит от вашей стратегии развития:
собираетесь ли вы масштабировать бизнес дальше;
как у вас на текущий момент с потоком клиентов;
в какой сфере вы ведете деятельность, например, если вы развивает свой бренд как психолог, то нанимать помощника для проведения консультаций на первом этапе расширения будет стратегической ошибкой.
В любом случае вы столкнетесь с проблемой уменьшения заработка. К регулярным затратам прибавятся расходы на работника. Это болезненный момент — заработанные деньги тяжело отдавать, да и мы быстро привыкаем к определенному уроню дохода.

Основные шаги, которые помогут пройти этап найма:

1. Проанализируйте рынок и посмотрите, сколько стоит человек нужной вам квалификации.

2. Оцените свой час и задайте себе вопрос «Почему я не могу повысить ценник на свои услуги»? Часто у экспертов наблюдается страх «Стану продавать дороже — никто и не купит», но эту тему мы разберем в другой раз. Но именно эта проблема заставляет работать 24\7 при этом не оставляя возможности отложить средства на развитие бизнеса.
Осторожно вопрос не стоит задавать себе при поиске очередного нового сотрудника. Стоимость вашего продукта должна соответствовать рынку и ЦА. Правда, а то ведь так можно и без клиентов остаться

3. Если предыдущий вариант не подошёл, то время подумать и спланировать ваши шаги:
какой минимальный доход вам нужен;
какой план масштабирования бизнеса;
готовы ли вы взять кредитные средства для расширения;
нужен ли вам сотрудник на полную занятость;
какую работу вам выгодно делегировать.

4. Если вы сделали домашнюю работу, и хорошенько подумали над предыдущими пунктам, то сможете найти средства для найма помощника.

Главное — не бросайтесь СРАЗУ нанимать человек, сначала определитесь, когда новый сотрудник окупит себя. Открыть/Комментировать

2023-03-16 08:30:01 Открыть/Комментировать

2023-03-14 08:00:03 Я устал всем все объяснять

Рассмотрим ситуацию - вы эксперт, который начал развивать бизнес. Прием людей, обучение вы проводите самостоятельно и после 10 человека готовы сорваться на любого сотрудника, который не понял вас с полуслова. Почему? Потому что устали всем и все объяснять. Если вы думаете, что лучше вас никто с этим не справится, то прочитайте вот это. Если уже готовы делегировать, тогда продолжим.

 Прежде всего вам нужно воспитать заместителя, который будет знать информацию о продукте на равных с вами. Это позволит высвободить время от второстепенных встреч и созвонов. Общаться только с теми кандидатами, которые уже пошли предварительно собеседование и как следствие - вы уходите от управления операционной деятельности к управлению стратегией.

 Потратьте время и сделайте инструкцию/видео уроки для новых сотрудников. Несмотря на то, что эта работа отнимет ценное время. В дальнейшем эта деятельность позволит устранить ненужные траты на обучение.  Как понять что можно переложить в инструкцию? Если вы регулярно повторяете один и тот же текст значит пора его снять на видео или добавить в инструкцию, которую новичок прочитает сам. Более того, чем раньше это сделаете, тем проще будет. Если вы только начинаете набирать себе команду советую подготовить такие инструкции и обкатать их на первых сотрудниках. Это позволит уже вначале масштабирования сформировать качественный документ и выстроить процесс обучения.

 Если вам важно, чтобы каждый новый сотрудник проходил лично через вас, взамен встреч, на которых вы рассказываете что-то о компании и задаете общепринятые вопросы  - подготовьте вопросы на понимание вашего продукта, так вы будете уверены, что материал усвоен.

 Выстраивайте систему менторинга. Если у вас в команде больше 10 человек, то смело можете начинать использовать подход, когда более опытные сотрудники сопровождают работу новичков. Таким образом - вы ограничиваете круг людей, которым вам нужно что-то объяснять. Нет ничего критичного, если вы лично не раздаете задачи абсолютно всем и не тратите время на объяснение деталей. Вам важно сформировать круг профессионалов, которые будут вас понимать и с которыми вы будете обсуждать проблемы.

Представьте, если бы генеральный директор Netflix лично ставил каждому сотруднику задачи, это вызвало бы много вопросов. Структура любой компании устроена на подобии пирамиды - у каждого директора есть заместители по направлениям, которым он ставит задачи, а уже они в свою очередь спускают это дальше. Стремитесь устраивать так работу с самого начала. Открыть/Комментировать

2023-03-13 08:00:01 Команда есть, но я делаю всё и за всех

Предпосылки проблемы:
‌ низкая квалификация сотрудников
‌ синдром спасателя у руководителя

Прежде всего нужно определить, какой источник проблем у вас. Естественно, что большинство начальников сразу говорят о проблеме в команде, но на практике команда является отражением действий руководителя. Давайте возьмём за аксиому, что лень - одна из важнейших функции организма, которая защищает нас от перегрузок и помогает сохранять энергию. 

Задайте себе вопросы: 
‌ Как я ставлю задачи команде?
‌Что я делаю, когда у команды что-то не получается?

Если вы занимаетесь микроменеджментом и разрабатываете огромные графики, где у каждого стоит задача и каждый день ее мониторите - наступило время уходить от этого. Команде профессионалов не нужно ставить задачи, им нужно описать проблему и что вы хотите получить на выходе.

Если при первых жалобных возгласах тут же прибегает помогать и руками начинаете делать задачу вместо работника (а в мыслях "я же классный специалист, почему бы не вспомнить былое и не показать как надо работать") этими же руками включаете в подчиненном опцию "ЛЕНЬ".

Запомните
Если можно что-то не делать, и передать работу другому, если можно сделать так, чтобы подумали другие, команда обязательно это сделает. Есть три вещи на которые сотрудник может смотреть бесконечно "как горит огонь, как течет вода и как работает его начальник". Не спешите на помощь, не расписывайте проблемы до мельчайших задач, если вы брали на работу профессионалов, дайте им возможность показать себя, иначе зачем вы их нанимали?

P.S. В примере вариант, когда сотрудники в штате, а не работают по договору с конкретным ТЗ. Открыть/Комментировать

2023-03-11 11:00:06 Лучше меня никто не сделает

Частая проблема руководителей, которые вышли из экспертов - научиться делегировать
"Они не понимают как надо"
"Я знаю детали, которые не возможно объяснить"
"Они делают это слишком медленно"
"Мне проще сделать самому, чем по сто раз объяснять"

Сегодня хочу подробнее пообсуждать вариант "Лучше меня никто не сделает". Прежде нужно зафиксировать у себя в голове, если вы уже на руководящей должности, если вы эксперт, который ведёт частную практику, то однозначно добились определенного уровня профессионализма и ждать от ваших подчинённых, что они будут работать так же как и вы странно.

Если вы готовы к последующему развитию и действительно хотите уйти от решения операционных задач к выстраиванию стратегий, вам НУЖНО научиться делегировать работу. Необходимо признать, что через некоторое время ваши навыки "работы руками" станут хуже, зато вы разовьёте себя как руководитель.

С точки зрения психологии, проблема "Лучше меня никто не сделает" относится к нарциссическому типу поведения. Вероятно внутри вас сидит страх, что ваш авторитет будет поставлен под сомнение и придется доказывать свое мнение и конкурировать. Возможно вы боитесь, что не сможете проконтролировать работу и нарушите дедлайны?

Если вы руководитель:
‌придётся признать, что со временем под вашим руководством появятся специалисты круче вас более того - вам нужны люди, которые делают определенные вещи лучше вас;
‌вам нужно позволить людям ошибаться;
‌вы наверняка хотите делать качественный продукт, тогда команде нужны профессионалы.

Работайте с теми, кто лучше вас, кто может дать новые идеи и сделать задачу иначе. Классный специалист - не всегда хороший руководитель, а классный руководитель не обязан уметь делать все сам. Каждая роль характеризуется определенными навыками, которые необходимо развивать. Не бойтесь перемен - меняйте роли, а не совмещайте их. Открыть/Комментировать

2023-03-09 08:31:02 Вчера один из руководителей проектов подготовил описание процессов внутри команды с фиксацией ответственных за каждый шаг. Эти схемы вызвали у меня восторг. К сожалению, некоторые практики управления сходят к формальности или же считают создание карты ответственности отжившим атрибутом.

Из своего опыта могу сказать, если вас в команде больше двух - то уже можно начинать не только устно договариваться, но фиксировать процессы и зоны ответственности:
кто и что делает, проверяет, согласует
как проходят основные процессы в команде

Иногда такая прозрачность неудобна, так как сложнее перескочить из одной роли в другую, есть понятный круг дел и фиксированная последовательность шагов. Нельзя сказать «Я не знал». В крупных компаниях люди пользуются моментом в тех шагах процесса, где они не понятны. Но, если вы как руководитель хотите понимать время выполнения задач, иметь представление из чего состоит работа - выстраивайте процессы с первых шагов создания своего дела.

Как итог:
Отсутствие переплат
Понятные сроки
Предсказуемые риски Открыть/Комментировать

2023-03-07 16:00:01 Дисциплина - наивысшая степень свободы

Сегодня прочитала фразу у одного блогера "Дисциплина - это наивысшая степень свободы". Я уже почти пролистал запись, когда осознала свои ощущения - это то, что я испытываю сейчас. С 20 февраля я решила взять аскезу на 100 дней: каждый день зарядка, спорт, запрет на кофе, алкоголь и сладкое. Именно это я стал испытывать после двух недель - свободу. Возможность управлять желаниями, потребностями и своими эмоциями. Дисциплина открылсь ни как запрет, а как возможность. Словно я уже ходила вокруг этой мысли, но никак не могла её сформулировать. Планирование дел - это тоже дисциплина и даёт свободу добиваться поставленных целей и делать то, что действительно важно. Открыть/Комментировать