2021-08-17 12:33:34
Как предотвратить незаконные действия сотрудника компании и минимизировать правовые риски?Недавно я опубликовал кейс, где незаконные действия менеджера строительного объекта стали причиной налоговой и доследственной проверки в организации.
После этого случая компания решила пересмотреть свое отношение к правовой безопасности и принять профилактические меры.
Ко мне обратился генеральный директор, с которым мы вместе проработали вопросы профилактики незаконных действий сотрудников и минимизации их последствий.
Итак, были выполнены следующие действия.
1. Проанализирована финансово-хозяйственная деятельность компании и выявлены "проблемные" должности и бизнес-процессыВ нашем примере "проблемным" был менеджер строительного объекта, но в этой компании были и другие сотрудники из группы риска.
В строительных компаниях аналогичные функции могут выполнять начальник участка, прораб, главный инженер и т.д.Отличительные признаки "проблемной" должности - это влияние на финансовые потоки компании, непосредственное взаимодействие сотрудника с клиентами и контрагентами, функции снабжения.
2. Доработаны должностные инструкции сотрудниковВ должностной инструкции за менеджером строительного объекта закрепили обязанность по поиску и подбору субподрядчиков, проверке их благонадежности, организации документооборота с ними.
При наличии подобной инструкции, с которой менеджер должен ознакомиться под подпись при приеме на работу, он уже не сможет отрицать тот факт, что именно он осуществлял подбор субподрядчика на объект.
В нашем случае менеджер ушел в отказ и отрицал свою причастность к подбору контрагентов.Таким образом, должностная инструкция позволит руководству компании документально подтвердить свою непричастность к уклонению от уплаты налогов и доказать факт хищения менеджером денежных средств путем их вывода через обнальные конторы.
Должностная инструкция может быть полезна и в других ситуациях - уголовные дела о нарушении требований охраны труда, трудовые споры, дела по взысканию прямого действительного ущерба с работника и т.д.
3. Доработаны бизнес-процессы и регламентыВ регламентах детально прописали каждый бизнес-процесс, вопросы взаимодействия сотрудников внутри компании и с контрагентами, процесс внутреннего документооборота и т.д.
К примеру, при подборе субподрядчика менеджер строительного объекта должен проверять благонадежность контрагентов и заводить на них отдельные папки.
В эту папку помещаются копии учредительных документов, копия паспорта генерального директора, выписки из ЕГРЮЛ, скриншот результата проверки через официальный сервис ФНС "Прозрачный бизнес", выписка из реестра членов СРО, скриншот сайта компании, лист с указанием всех контактных данных контрагента и другие документы. Все, что свидетельствует о проявлении должной осмотрительности.
Перед началом сотрудничества с контрагентом менеджер также составляет на имя директора служебную записку, в которой вкратце описывает причину выбора именно этого контрагента для выполнения работ на объекте (цена работ, опыт, отзывы, кадровые ресурсы, оснащение и т.д ). К служебной записке приобщаются копии вышеуказанных документов.
Служебная записка и папка контрагента перед подписанием договора передается менеджером в соответствующий отдел компании и хранится там до лучших времен.
Безусловно, предпринятые меры не обеспечивают стопроцентную защиту от незаконных действий сотрудников, но позволяют устранить самые распространенные правовые риски. Считаю, что в вопросах минимизации правовых рисков важно соблюдать баланс между безопасностью бизнеса и бюрократизацией финансово-хозяйственной деятельности компании.#профилактикарисков
922 viewsedited 09:33
З
