Навык фасилитации. Проведение. Постом выше мы разбирали, как | О бизнес-анализе и не только

Навык фасилитации. Проведение.

Постом выше мы разбирали, как подготовиться к важному совещанию. Еще раз подчеркну: если вы будете готовиться и продумывать ход встречи заранее, вам будет гораздо проще "фасилитировать" эту самую встречу. Поэтому - не забивайте.

Теперь про приемы\навыки, которые помогут вам модерировать обсуждение.

1. Установите базовые правила проведения.

Можно задавать уточняющие вопросы по ходу, "перебивая" говорящего, или мы их копим и задаем в конце? А как задаем - пишем в чате в зуме? пользуемся функцией "поднять руку"?
На доске рисовать можем любой, или в комнате только один властелин маркера?
Мы обсуждаем вопрос, пока не договоримся? или у нас мало времени и много вопросов, поэтому на каждый выделяем ограниченное количество времени?

2. Визуализация в процессе

Слова врут намного больше, чем картинки и схемы. Подавляющее число людей - визуалы. Поэтому вам важно научиться визуализировать по ходу встречи, не отрываясь от обсуждения.

Вот разработчики обсуждают, какая должна быть архитектура для нового модуля системы. Один говорит: "давайте одна lambda function будет забирать данные из базы, преобразовывать их и отдавать на фронт". Пока он говорит, вы рисуете базу данных, lambda function и фронт. Второй возражает "слишком жирно будет одной lambda function и преобразовывать, и отдавать на фронт. Давайте сделаем 2 lambda functions". Вы берете маркер другого цвета и дорисовываете вторую lamda function со знаком вопроса. И спрашиваете третьего разработчика "Вася, а ты что думаешь"? Даже если Вася отвлекся, или недослушал, он посмотрел на доску - и понял, в чем вопрос.

А если вы нарисовали не то, что хотел донести участник, у него есть возможность моментально это увидеть и поправить. До того, как начнется обсуждения идеи, которую он сам не считает верной.

А в конце встречи вы можете сфотографировать доску - и вот митинг ноутс практически и написаны.

И это, с вами говорит человек, который рисовать умеет только картинки по номерам Не важно, насколько ровные прямоугольники и круги вы можете рисовать. Важно, чтобы ваш визуальный язык был консистентным и понятным, а не красивым.

3. Слышать ВСЕ аргументы

А не только те, которые нравятся . Этим бизнес-аналитики любят грешить на бэклог рефайнементах. Ты уже все придумала, расписала, а команда начинает приводить аргументы, почему такое решение - не самое лучшее. Вместо того, чтобы защищаться, необходимо обсудить каждый такой аргумент. Ведь для этого мы все и собрались - чтобы группой рассмотреть вопрос с разных сторон.

Когда я модерирую обсуждения, я ВСЕГДА заставляю участников подумать, почему наше решение может не сработать. Какие риски мы видим? Есть ли потенциал для улучшения? Критические вопросы помогают из хорошего решения вытесать идеальное.

4. Уметь вовлечь каждого члена команды.

Пересекается с предыдущем пунктом, но немного о другом. Если вы хорошо готовились ко встрече, то в комнате нет людей, мнение которых по вопросу не важно. Ваша задача убедиться, что все участники "купили" решение группы и не будут его потом тихой сапой саботировать. Так что важно всех тихонь периодически встряхивать и проверять - они молчат, потому что со всем согласны?

Также не забывайте, что многие люди стесняются выражать свое мнение. Иногда им надо "разрешить" или подтолкнуть, например: "Вася, а что ты думаешь"? "Вася, мне кажется, или я вижу сомнения в твоих глазах?" "Вася, в прошлый раз ты высказал очень дельные мысли, что думаешь теперь?"

#горопека_лайфхаки #горопека_техники