Тематические налоговые проверки. Осмотр (Компьютеры). Мы реши | Налоговый Консультант

Тематические налоговые проверки.
Осмотр (Компьютеры).

Мы решили выделить в отдельную публикацию осмотр компьютеров и допуск проверяющих к базе «1С» и документам, хранящимся в электронном формате. Исходя из ст. 92 НК РФ компьютер, находящийся в помещении для осмотра, является предметом осмотра. Обращаем внимание, отдельным предметом осмотра. Сформулируем несколько простых моментов при осмотре компьютеров и доступе проверяющих к файлам и документам, сохранённым в электронном виде.
1. Сразу по прибытии проверяющие могут попросить пароль от Wi-Fi. Если у Вас в офисе есть Wi-Fi, подключённый к Вашей локальной сети, ни в коем случае не давайте проверяющим этот пароль. Он может открыть доступ проверяющим ко всем устройствам, находящимся в локальной сети, в том числе и к удалённым хранилищам. Разумнее будет дать проверяющим пароль от общей сети Wi-Fi, предоставляемой Арендодателем или создать в офисе вторую точку доступа к Wi-Fi, подключённую только к Интернету, без доступа в локальную сеть. Тем самым, Вы легко удовлетворите «просьбу» проверяющих.
2. Организуйте работу таким образом, чтобы все документы, электронная переписка и другие данные хозяйственной деятельности Вашего предприятия, хранились на удалённом сервере или в «облаке». Или вообще работайте через удалённый сервер. Непосредственно на жёстком диске компьютера не должно быть ничего, кроме установленного, желательно лицензионного, программного обеспечения, никаких сохранённых документов, никаких личных файлов сотрудников. Если проверяющий попросит включить компьютер для осмотра, включайте, так как кроме установленных программ там ничего не будет.
3. Не устанавливайте на рабочих компьютерах, по умолчанию, прямой доступ в локальную сеть, к удалённому серверу или «облаку» при включении компьютера. То же самое касается мессенджеров, десктопные версии которых могут быть установлены для удобства общения с клиентами, контрагентами и т.д. Введите для мессенджеров, которые сотрудники используют в рабочем процессе, двухфакторную аутентификацию и снимите галочку напротив «Оставаться в системе». В целях безопасности требуйте от сотрудников, пришёл на рабочее место, ввёл логин, пароль, вошёл в локальную сеть, мессенджер или другой рабочий аккаунт, решил покурить или пообедать, покинул рабочее место, даже на непродолжительное время, вышел из сети и из всех аккаунтов, закончил работу то же самое. Никаких напоминаний логина и пароля, в любой форме, не должно быть на рабочем месте сотрудника и в компьютере. В крайнем случае пусть запишут в личный телефон, который не подлежит осмотру. В этом нет ничего сложного.
4. Запретите сотрудникам использовать для деловой переписки личные аккаунты в социальных сетях.
5. При появлении на территории проверяющих, все сотрудники на своих компьютерах и других устройствах должны выйти из локальной сети, отключиться от удалённого сервера, «облака» и закрыть все работающие программы, компьютер лучше вообще выключить. Некоторые компании, предлагающие услугу «удалённый сервер» предоставляют наличие «волшебной кнопки» полного отключения. В экстренных случаях пользуйтесь кнопкой включения/выключения на системном блоке или просто отключите питание компьютера выдернув вилку из розетки. Отучите сотрудников пользоваться «флешками», компьютер выключил, а «флешку» вынуть забыл.
6. Если проверяющие попросят Вас предоставить доступ в локальную сеть, к базе «1С» или к документам в электронном виде, находящимся в удалённых хранилищах, можете им смело в этом отказать. НК РФ не предусмотрено такой обязанности налогоплательщика, как предоставление электронной бухгалтерской базы и других электронных баз данных, относящихся к хозяйственной деятельности проверяемого лица. Закон обязывает налогоплательщика только предоставить документы, касающиеся исчисления налогов, которые проверяющие могут истребовать в установленном НК РФ порядке.

Перечисленные простые правила помогут Вам избежать более сложных проблем.

Продолжение следует…
#тематическиепроверки, #осмотр

Связаться, заказать услугу поможет @taxmanager_bot
Открыт прием заявок на НДС по 3кв21