Управление временем. Организация рабочего пространства. Рабо | Гибкие навыки
Управление временем. Организация рабочего пространства. Рабочее место в офисе.
Рабочих мест может быть несколько - в офисе, дома, в дороге, но наличие функционального рабочего места - обязательно. Ничто не должно мешать собирать и обрабатывать информацию. Вы должны использовать свою систему, а не постоянно воссоздавать, испытывая стресс. Основа для организации рабочего места - стол, место для входящих документов и место для ноутбука. Дополнительно нам понадобятся еще некоторые базовые инструменты (ключевое слово - базовые, чаще всего, дорогие гаджеты, приложения, или супер папки, супер планнеры эффективны только для тех, кто их продает).
Базовые инструменты для обработки информации:
• Лотки для бумаг - размера А4, устроенные таким образом, чтоб легко можно было достать верхний документ без лишних действий. Не нужно воротить кучу закрывающихся ящиков - это мешает быстрой работе. Достаточно 4 лотка: 1 - Входящие документы, 2 - Исходящие, 3 - Для работы в данный момент, 4 - Прочитать/Посмотреть когда-нибудь.
• Бумага А4 (я пользуюсь бизнес тетрадями А4 на пружинах - из них легко выдернуть и положить в любой лоток лист с информацией) - используем как инструмент для первоначального сбора информации. Фиксировать одну мысль на отдельном листе. Важно чтоб всегда была под рукой в достаточном кол-ве чтоб записать неожиданные идеи и внезапную информацию.
• Самоклеящиеся листочки, скрепки, степлер, резинки - помогают упорядочить и организовать хранение бумажных материалов.
• Этикетировщик (очень удобны которые печатают на клейкой ленте и работают на батарейках) - с ним вы быстро напечатаете удобочитаемую этикетку на папку или файл.
• Файлы для бумаг и папки для файлов - их должно быть настолько много, чтоб не беспокоиться о перекладывании бумаг из папки в папку в течение недели (в конце недели проводим еженедельный разбор и организацию документов). Не нужно разноцветных папок, это мешает поиску нужной, лучше чтоб они просто были по разному промаркированы / подписаны.
• Календарь - не отказывайтесь от бумажного варианта, да, сейчас очень удобно пользоваться мобильными вариантами, но также очень удобно при звонке отметить назначенную встречу в календаре ручкой. Только для этого он должен висеть в на расстоянии невытянутой правой руки от рабочего места.
• Мусорная корзина - мусора будет предостаточно, можете не беспокоиться. Должна находиться в зоне досягаемости правой руки.
ВСЕ! Для сбора, обработки, организации информации больше не нужно ничего! Можно пользоваться приложениями для планирования, но не обязательно. Понятно, что они бывают очень хороши, но ваша роль, как эффективного руководителя не в том, чтоб уметь пользоваться эффективными приложениями, а в том, чтоб в принципе уметь создавать удобную систему обработки информации. Хороший молоток не делает владельца хорошим плотником, но любой хороший плотник стремится, чтоб у него был хороший молоток.
