Гибкие навыки

2022-07-06 15:47:58 Гибкие навыки pinned «Как эффективно делегировать задачи. ПОСТАВЬТЕ ЗАДАЧУ. Расскажите человеку, что он должен сделать. Чем сотрудник самостоятельнее – тем на более высоком уровне ему можно ставить задачи: «Разбери жалобу» вместо «Позвони клиенту, извинись, реши проблему, и пригласи…» Открыть/Комментировать

2022-07-06 15:46:56 Как эффективно делегировать задачи.

ПОСТАВЬТЕ ЗАДАЧУ.
Расскажите человеку, что он должен сделать. Чем сотрудник самостоятельнее – тем на более высоком уровне ему можно ставить задачи: «Разбери жалобу» вместо «Позвони клиенту, извинись, реши проблему, и пригласи прийти снова».
⠀
СИНХРОНИЗИРУЙТЕ ЦЕЛИ.
Синхронизируйте ваши цели - ответьте сотруднику на три вопроса: «Зачем выполнять задачу?», «К чему это приведет?», «Что каждый за получит?».
⠀
УБЕДИТЕСЬ, ЧТО ЗАДАЧУ ПОНЯЛИ.
Попросите сотрудника рассказать, как он понял задачу. Если он понял задачу неправильно – уточните задачу и попросите рассказать еще раз.
⠀
ОБУЧИТЕ НОВЫМ ОБЯЗАННОСТЯМ И ОБОЗНАЧЬТЕ ГРАНИЦЫ.
Если сотрудник выполняет задание впервые – накидайте ему подробный план действий. Не выполняйте работу за исполнителя, а только помогайте. Объясните сотруднику, за что вы снимете его с задачи, за что премируете, за что оштрафуете.
⠀
ПЕРЕДАЙТЕ ПОЛНОМОЧИЯ И РЕСУРСЫ.
Дайте сотрудникам новые полномочия и ресурсы. Их должно быть достаточно, но не настолько, чтоб можно было выполнить задачу другим, не нужным вам путем. Не забудьте про ограничения: «Можешь воспользоваться сотрудниками из другого отдела, но управлять работой будешь через их руководителя»
⠀
ПЕРЕДАЙТЕ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Попросите взять ответственность на себя: «Скажи мне, что берешь ответственность за задачу», получите подтверждение: «Беру в работу». Не дайте сотруднику даже подумать, что он ничего не обещал.
⠀
РАССКАЖИТЕ О КОНТРОЛЬНЫХ ТОЧКАХ.
Объясните как будете контролировать процесс. Например, обозначить ежедневные и конечную контрольную точку: «Ежедневно отчитываешься о прогрессе, а в конце недели проверяем выполнение задачи» Для более опытных сотрудников может быть меньшее кол-во точек, но не менее двух, в середине и в конце. У вас должно быть время на исправление ситуации, если что-то пошло не так.
⠀
ПРИМИТЕ ЗАДАЧУ И ДАЙТЕ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ.
Дайте фидбэк, который продвинет исполнителя к достижению цели: «Задача не выполнена, давай проанализируем, и поймем, где мы допустили ошибку, и что мы вынесем полезного»
В случае эффективного выполнения задачи - поощрите сотрудника.
⠀
Соблюдайте правила делегирования, и тогда вам удастся избежать распространенных ошибок. Открыть/Комментировать

2022-07-06 15:46:50 Открыть/Комментировать

2022-07-05 14:14:25 Гибкие навыки pinned a photo Открыть/Комментировать

2022-07-05 14:02:52 Самая удобная форма работы - работа в "тройках". Одновременно у менеджера на каждую цель должно быть 3 задачи (+-2), на каждую задачу 3 действия (+-2). Открыть/Комментировать

2022-07-05 14:01:58 ДЕЙСТВИЯ - это конкретные действия менеджера, способствующие выполнению задачи. Должны быть "отглаголены" (быть выражены глаголом совершенной формы будущего времени) "Что сделать? Что сделает? Что сделаю?".
⠀
Для выполнения нашей задачи нам необходимо:
- Понять причины проблемы методом "пять почему", что будет измерено задачами на неделю, согласованными с руководителем
- составить план мероприятий, руководствуясь вышеперечисленными правилам, что будет измерено согласованным с руководителем планом работ.
- сравнить выполнение действий сотрудников с поставленными задачами в промежуточной точке контроля, что будет измерено ПИСЬМЕННЫМИ комментариями ТУ (в чате/в таск менеджере / на бумаге/в журнале/в блокноте, без разницы где, но договоренности должны быть зафиксированы письменно)
- Скорректировать действия сотрудника в случае несоответствия ожиданиям (Учить/Лечить/Мочить)
- Зафиксировать выполнение действия в плане мероприятий
- Сдать выполненный план на проверку руководителю. Открыть/Комментировать

2022-07-05 13:58:58 Как составлять план действий.

ЦЕЛЬ - это то, какого мы хотим добиться результата в ограниченный промежуток времени, для решения нашей проблемы (Предположим, проблема - низкие продажи в магазине).
Цель должна быть Конкретной, Измеримой, Достижимой, Относящейся к делу, Ограниченной по времени. - "До следующего понедельника добиться продаж в магазине +10% к прошлому понедельнику, что будет измерено отчетом по продажам"
⠀
ЗАДАЧА - это то, какого мы хотим добиться результата в ограниченный промежуток времени, для решения ПРИЧИН нашей проблемы.
⠀
ПРИЧИНЫ проблемы определяются методом "5 почему?". Например: Низкие продажи, почему? - Нет продаж дополнительных товаров, почему? - продавец не хочет предлагать товары, почему? - не видит в этом ценности для себя, почему? - менеджер не поставил задачу сотруднику, почему? - потому что менеджер не увидел причину проблемы -
⠀
ЗАДАЧА - до конца недели научиться искать корневые причины проблем и на них воздействовать, что будет измерено выполненным планом мероприятий. Открыть/Комментировать

2021-04-02 08:00:35 ​​Управление временем. Уровни владения технологией.

На начальном этапе вы постигаете азы, ваши действия нуждаются в сознательном контроле. Затем наступает время, когда вы уже не задумываетесь об этом процессе, ваша жизнь значительно меняется к лучшему. И, наконец, ваши возможности начинают определяться только тем, насколько вы сконцентрировались, вы входите в состояние потока и ощущаете наивысшую степень удовлетворения.

Уровни владения технологией:

• Овладение основами
• Комплексное управление жизненным процессом
• Высший уровень: фокус, направленность и творческий подход.

Овладение основами:

• Избегать принимать решение о следующих действиях
• Полностью контролировать лист ожидания
• Использовать календарь для управления коммуникацией с другими людьми
• Поддерживать простую, легкодоступную систему хранения справочной информации
• Поддерживать календарь в таком состоянии, чтоб задачи в нем были обязательны к исполнению и не было лишних записей
• Выполнять еженедельный обзор для поддержания системы в актуальном и действующем состоянии.
• Не полагаться на память

В следующих постах расскажу про средний и высший уровень. Открыть/Комментировать

2021-04-01 08:01:06 ​​Управление временем. Управление потоком электронной почты.

Электронные письма, требующие действий, не нужно распределять по другим спискам, лучше создать систему в самой почте:

• Папка "Входящие" к концу рабочего дня должна быть пуста.
• Письма, на которые можно ответить менее чем за 2 минуты - отвечаем, и перемещаем в папку "@Выполнено"
• Письма, для ответа на которые необходимо произвести какое-либо действие, сразу переносим в папку "@Действия", отвечаем как появится время.
• Письма с назначенными встречами - сразу переносим в календарь почтового клиента.
• Письма, задачи по которым вы делегируете, перемещайте в папку "@Лист ожидания". Можно настроить правило управления сообщениями, ставить себя в копию, при делегировании - тогда письмо автоматом улетит в папку "@Лист ожидания".
• Если письмо относится к конкретному проекты - переносим его в папку этого проекта, отвечаем, как разгребем папку "@Действия"
• Мусор, реклама - удаляем сразу, добавляем в спам.
• Вроде бы нужная, но не важная информация - перемещайте в тематическую папку, обработкой данных писем занимаемся, только когда вообще не чем заняться.
• Добавляем префикс "@" перед названием этих трех папок для того, чтоб они были сверху списка папок.

Вы будете тратить гораздо меньше энергии на обработку электронных писем, которые приходят в пустую папку, чем в папку в которой 1000 сообщений. Открыть/Комментировать

2021-03-31 08:01:01 ​​Управление временем. Организация рабочего пространства. Рабочее место вне офиса.

Если приходится работать не только в офисе, но и дома, или в пути в командировку, в самой командировке - необходимо завести идентичные или взаимозаменяемые системы обработки информации. Наличие функционального места обязательно! Не экономьте на рабочем месте дома. У многих, самых лучших организаторов своих рабочих мест в офисе, дома около компьютера полный хаос. Потратьте один выходной чтоб организовать рабочее место дома, и вы станете меньше дома работать, обработка информации ускорится в разы! Также, дома нельзя делить свое рабочее место с супругой - у вас разные взгляды на организацию хранения информации, но вам должно быть удобно везде и всюду, иначе начинается стресс.

Если вы часто находитесь в командировках, или просто путешествуете - вам просто необходим микроофис. Тогда вы не будете впустую терять врем при перелетах/переездах, и везде будет возможность эффективно поработать. Все должно помещаться в вашем портфеле - как минимум, в нем должны быть отсек для входящих документов, и отсек для исходящих.

Работать можно везде, главное иметь свою собственную систему, а для этого:

• Необходимо переводить вашу систему хранения информации в облако
• Наиболее часто используемые папки облака должны быть доступны автономно, без доступа в интернет.
• Вы всегда должны иметь при себе два лотка для входящей/исходящей "бумажной" инфо
• При себе всегда должна быть бумага для записей (или бизнес тетрадь А4)
• Календарь должен быть синхронизирован между всеми вашими устройствами.
• Ваша ToDo списки также должны быть синхронизированы между всеми вашими устройствами.
• Почта, мессенджеры и т.п. должны быть установлены на компьютер в офисе, и на смартфон.
• У вас всегда должна быть возможность оцифровать/отсканировать документ - соответственно на смартфоне должно быть установлено соответствующее приложение.

По логике, во всех местах хватает лишь места, на котором можно разместить блокнот и ручку и писать. Плюс у вас всегда должна быть в доступе вся информация, с простым доступом к ней. Открыть/Комментировать