Как оформить компенсацию использования личного автомобиля | Нетипичный бухгалтер
Как оформить компенсацию использования личного автомобиля в служебных целях
«Автомобиль — не роскошь, а средство передвижения». В наше время эта цитата из знаменитого романа как нельзя актуальна. Часто возникают ситуации, в которых работники используют свой личный автомобиль для решения производственных вопросов компании. Как правильно оформить эту ситуацию, какие документы необходимы, на что следует обратить внимание – об этом в данном посте.
1. Список лиц
Прежде всего, необходимо определить круг лиц, которым положена компенсация, а значит имеющих разъездной характер работы. Зафиксировать необходимость «разъездного характера» во внутренних локальных нормативных актах (должностные инструкции, трудовые договоры, приказ руководителя).
2. Размер компенсации
Размер компенсации может быть:
- Четкой зафиксированной суммой,
- Рассчитываться по определенной формуле.
Законодательно закрепленной методики или формулы нет. Самый простой способ – взять нормы, закрепленные ПП от 08.02.2002 № 92 (см. фото)
Однако, забегая вперед, данные нормы утверждены для ограничения размера расходов при налогообложении.
Фактически расчет суммы компенсации может основываться на самых разных параметрах:
- средняя стоимость услуг перевозки, такси, аренды аналогичного транспорта,
- интенсивность использования транспортного средства,
- фактически подтвержденные затраты на использование (ремонт, ГСМ, ТО) – в этом случае потребуются документы (чеки ККТ, товарные накладные, путевые листы и т.д.),
- затраты предыдущих лет на содержание и эксплуатацию,
- износ автомобиля, как если бы он был рассчитан в бухгалтерском учете.
Важно: компенсация не должна выплачиваться за периоды отсутствия работника, например отпуска, нетрудоспособности и т.д.
3. Документальное оформление
Разумеется, договоренность о выплате компенсации (ее размера или способ расчета, срок действия, порядок выплаты) нужно оформить документально в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (либо для нового принимаемого сотрудника прописать это условия в заключаемом трудовом договоре), к которому приложить копии:
- свидетельства о регистрации транспортного средства,
- паспорта транспортного средства,
- доверенности при ее наличии (письма Минфина № 14-05-07/6 от 13.04.2007, № 03-05-02-04/192 от 29.12.2006, МНС № 04-2-06/419 от 02.06.2004).
Либо, поскольку условие о выплате компенсации не является обязательным пунктом трудового договора, можно составить локальный нормативный акт (например, приказ руководителя), в котором сотрудник поставит подпись ознакомления. Таким образом, условие о письменном соглашении будет выполнено (письмо Минфина № 03-03-01-02/140 от 16.05.2005).
4. Документальное подтверждение эксплуатации
Точка зрения контролирующих органов такова, что использование автомобиля должно быть подтверждено документами, а основным документом в этом случае будет путевой лист (письма Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013, № 14-05-07/6 от 13.04.2007).
Данная точка зрения по поводу обязательного составления путевых листов также не бесспорна. Существует противоположная арбитражная практика (постановления ФАС Поволжского округа № А12-15477/2011 от 30.05.2012, Московского округа № А40-152815/10-116-694 от 19.12.2011, Центрального округа № А48-6436/05-8 от 10.04.2006), когда затраты организации были признаны обоснованными без наличия путевых листов. Однако, в таком случае нужно быть готовыми к судебным спорам. Дополнительным подтверждением могут стать любые документы, составляемые в организации: журналы регистрации служебных поездок, маршрутные листы и т.д.
О нюансах учета и налогообложения компенсации за использование личного автомобиля в производственных целях читайте в статье.
