Как успеть сделать все важные дела? Люди делятся на два типа | Михаил Головкин | WEBSHOP

Как успеть сделать все важные дела?

Люди делятся на два типа: кто хочет успеть все до Нового года и те, кто переносит все на новый год. В любом случае задачи копятся и их надо выполнять.

Но с чего начать, если накопилось больше 30 задач на день? Что делать с делами, которые не успел сделать? А когда мне разгребать почту и отвечать на вопросы партнеров?

Такие вопросы мне часто задают руководители и менеджеры по работе с клиентами. Уверен, что и вы сталкивались с такой проблемой.
Вопрос правильной расстановки приоритетов в тайм-менеджменте с каждым годом все актуальнее, т.к. входящих задач и информации из мессенджеров, почты и других источников все больше.

Я читал множество различных техник по планированию задач на день. Кто-то говорит, что нужно сначала выполнить крупные задачи, т.к. они постоянно откладываются на потом и далее переходить к более мелким. Другие утверждают, что лучше начать с небольших задач, быстро их раскидать и приступить к важным, т.к. иначе мелкие накопятся в огромную нерешаемую кучу. Я же придерживаюсь мнения, что задачи нужно распределять не по размеру, а по их влиянию на достижение вашей цели (важность и влияние на результат). Поэтому из многих имеющихся методов расстановки приоритетов мне ближе всего Матрица Эйзенхауэра

Суть метода:
Выписываем список дел и задаем по каждой задаче два вопроса:
Это важно? - сильно ли влияет решение данной задачи на нашу текущую цель (заключение договора, получение оплаты от клиента и т.д.)
Это срочно? - для достижения поставленной цели обязательно ли решить данную задачу в течении ближайшего времени или можно немного повременить.

Далее каждую из задач добавляем в соответствующую ячейку таблицы - Изображение таблицы

Квадрант A: важные и срочные дела
Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели, поэтому их необходимо выполнить в первую очередь. Самое главное, чтобы дела там были в небольшом количестве и появлялись нечасто. Если там половина вашего списка задач — беда и нужно пересмотреть свою систему оценки (более детально проработать цели) или искать помощника для делегирования части задач.

Квадрант B: важные, но не срочные дела
Основные задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадрата могут перейти в сектор А.

Квадрант C: срочные, но не важные дела
Отвлекающие задачи. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.
Главное - не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

Квадрант D: не срочные и не важные дела
Парадоксальный квадрант, потому что тут находятся дела:
- не несущие никакой пользы;
- наши любимые, простенькие задачи.
Зачастую полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Важно помнить, что в тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому советую вам ознакомиться с различными вариантами, протестировать и выбрать наиболее подходящую для себя.