Обучайся Excel

2021-03-10 10:00:13 Работа с датами

Друзья, начинаем работу с временем и датами в Excel.
Первые и самые простейшие функции: СЕГОДНЯ и ТДАТА.

Чтобы получить сегодняшнюю дату через формулу, то укажите:

= СЕГОДНЯ()

Плюс в том, что с этой датой можно проводить калькуляцию. Допустим вам нужна сегодняшняя дата плюс 3 дня, указываете:

= СЕГОДНЯ() + 3

Если требуется узнать зафиксировать не только дату, но и текущее время, то используется функцию ТДАТА:

= ТДАТА()

Необходимо помнить, что если у вас включен автоматический пересчет формул, то они дата и время будут рассчитаны на момент открытия книги.
Если требуется принудительно обновить значения – нажмите F9 (ручной пересчет формул). Открыть/Комментировать

2021-03-08 14:13:16 Предотвращение потери данных

Работа в Excel может затягивать на многие часы, но иногда забываем сделать самое главное – сохранить результат своей работы.
Забыли сохранить? Часы трудов пошли напрасно)

Рекомендация №1
Всегда сохраняйтесь, используя короткую комбинацию Ctrl + S.
Просто приучите себя периодически нажимать это комбинацию на самых важных рабочих моментах.

Рекомендация №2
Настройте автосохранение файлов. В системе есть функционал автоматического сохранения с заданной периодичностью.

1. Перейдите на вкладку Файл – Параметры – Сохранение

2. Выставите время для Автосохранение каждые. По-умолчанию стоит 10 мин., однако это длинный период. За 10 минут можно существенно изменить таблицу. Поэтому советую поставить 5 мин.

3. Советую также поменять каталог для автосохранения. По-умолчанию стоит Диск:\Users\Пользователь\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\. Поставьте папку удобную для вас и назовите ее соответствующе, например «Автосохранения Excel» или «Backup Excel».

Если вдруг отключится компьютер или забудете сохраниться, то у вас хотя бы останется версия-пятиминутка Открыть/Комментировать

2021-03-06 12:46:02 Дополнительная защита книги

Hi!
Есть еще несколько способов остановить пользователя в корректировке информации в книге Excel.

Пометить версию книги как окончательную
В Excel есть возможность показать пользователям, что перед ними финальная версия книги.

1. Перейдите на вкладку Файл – Сведения – Пометить как окончательный.

2. Подтвердить действие.

После этого книга будет работать в режиме чтения. Под лентой будет уведомление об окончательной версии.
Однако, пользователь может нажать на кнопку Все равно редактировать и сможет изменить таблицу.
Это не мера защиты, а лишь уведомление о завершенности работы над файлом.

Сохраняем в PDF
Конечно, любое изменение файла можно предотвратить, сохранив его в PDF.
Excel поддерживает этот формат.

1. Достаточно перейти на вкладку Файл – Сохранить как.

2. Выбираете папку для файла.

3. Выбираете Тип файла – PDF.

Описанные методы не являются полноценной защитой данных, поэтому пользуйтесь защитой листа/книги, описанной здесь:

— https://t.me/exstudy/204
— https://t.me/exstudy/209 Открыть/Комментировать

2021-03-02 17:00:21 ​​Строим дашборд. Введение

Многие слышали о таком понятии как дашборд (dashboard). Это итоговая визуальная панель, которая наглядно отражает ваши данные и позволяет принять управленческое решение.
Цикл материалов с тегом #строимдашборд будет посвящен построению вашего собственного дашборда. Поехали!

В чем же особенности дашборда?
— Дашборд - это группа графиков/таблиц с визуальной составляющей, объединенные одной целью.
— Дашборд предназначен для донесения конкретной информации.
— Информация с дашборда позволяет принять управленческое решение.
— Каждый дашборд доноситинформацию до конкретного лица (директор по продажам, финансовый менеджер, менеджер проектов).

Самое главное - выбрать правильное направление. Сегодняшний материал как раз об этом.
Первоначально советую:

1. Определите конечного пользователя. Если получили задачу сделать дашборд (сами решили), то уточните (определите) конечного пользователя дашборда. Отсюда станет понятно какие данные необходимы... ведь вряд ли директору по продажам будет интересно KPI малярного цеха.

2. Определите назначение дашборда. Какие управленческие решения возможно принять глядя на вашу панель? Определив цели, вы определите наборы KPI/метрик, которые будете использовать.

3. Определите источники данных. Вы должны точно знать откуда получите те или иные данные. Это могут такие же таблицы excel, кубы данных OLAP, хранилище данных ERP (1С, Axapta и т.д.). Определите точный список, какие данные откуда вы возьмете.

4. Определите детализацию дашборда. Будет детализация продаж по городам или укрупните до регионов? Остановитесь на отделах или копнете до конкретных сотрудников? Выбирайте подходящую детализацию.

Для введения достаточно, оставайтесь на связи

В перерыве цикла советую подписаться и изучить канал Клуб анонимных аналитиков.

Автор канала выпускает посты о правильной аналитике, своих дашбордах, а главное - советы о том, как сделать свой дашборд понятнее.

Присоединяйтесь! Открыть/Комментировать

2021-03-01 10:00:52 ​​Защита структуры и книги

Рабочие листы защитили (https://t.me/exstudy/204), теперь перейдем на уровень повыше.

Шаг 1 – защита структуры.
Это позволит ограничить возможность пользователя создавать, перемещать, удалять, показывать скрытые рабочие листы в книге.

1. Перейдите на вкладку ленты Рецензирование – Защитить книгу.

2. В открытом окне проверьте, чтобы стоял флажок Структура.

3. Задайте пароль для блокировки. Возможно и без него, но тогда защиту будет легко отключить. Повторно введите пароль.

Готово
Снять защиту можно на той же вкладке по одноименной команде Защитить книгу.

Шаг 2 – защита книги.
Пользователь не откроет и не увидит содержимое книги, если не знает пароль.

1. Перейдите на вкладку Файл – Сведения – Защитить книгу.

2. В выпадающем списке выбираете Зашифровать книгу с использованием пароля.

3. Вводите пароль и повторно подтверждаете его.

Готово
Теперь нежелательные пользователи даже не увидит содержимое файла.
Не забудьте сообщить пароль «своим». Открыть/Комментировать

2021-02-26 10:01:05 Открыть/Комментировать

2021-02-26 10:01:00 Варианты защиты листа в Excel

Включив защиту листа, не обязательно ограничивать во всем конечного пользователя. Возможно оставить возможность сортировки, фильтрации таблиц, работа со сводными.

Переходите по вкладке ленты Рецензирование – Защитить лист, перед вами появятся вариант защиты. По-умолчанию включено 2 флажка:

Выделение заблокированных ячеек - разрешает на защищенном листе выделять заблокированные ячейки.

Выделение незаблокированных ячеек - разрешает на защищенном листе выделять незаблокированные ячейки.


Однако это не мешает вам использовать другие опции для расширения возможностей:

Форматирование ячеек - разрешает форматировать заблокированные ячейки.

Форматирование столбцов - разрешает изменять ширину столбцов и скрывать их.

Форматирование строк - разрешает изменять высоту строк и скрывать их.

Вставка столбцов - разрешает вставку новых столбцов.

Вставка строк - разрешает вставку новых строк.

Вставка гиперссылок - разрешает вставлять гиперссылки в ячейки, в том числе и на заблокированные.

Удаление столбцов - разрешает удалять столбцы.

Удаление строк - разрешает удалять строки.

Сортировка - разрешает выполнять сортировку данных, но только если это не заблокированные ячейки.

Использование автофильтра - разрешает использовать уже установленный вами автофильтр. Новый не добавить.

Использование сводной таблицы и сводной диаграммы - разрешает изменять сводную таблицу/диаграмму и создавать новые.

Изменение объектов - разрешает изменять объекты (фигуры), диаграммы, примечания.

Изменение сценариев - разрешает пользоваться сценариями. Если забыли про них, то вот начало: https://t.me/exstudy/194 Открыть/Комментировать