EnDocs: Автоматизация бизнеса | ЭДО

2022-07-04 14:36:00 С 21 июля ФНС вводит электронный акт сверки

Ещё одна хорошая новость на пути к полному переходу на ЭДО в стране: федеральная налоговая служба вводит цифровой акт для сверки расчетов между контрагентами.

Теперь обе стороны торгово-хозяйственных взаимоотношений смогут сопоставлять данные, находить несоответствия при отгрузке и оплате товаров.

Как сделать процесс взаимодействия с налоговой еще удобнее? У EnDocs есть решение – сервис Экстерн, который позволяет обмениваться документами с госорганами по электронным каналам связи. Открыть/Комментировать

2022-06-29 16:15:57 Открыть/Комментировать

2022-06-29 16:11:54 В Румынии госдокументы переводят на блокчейн

Проект получил название «Румынская национальная система эмитентов и активов», в ней процесс получения, хранения и обработки важных официальных документов будет происходить на базе блокчейн-сети Elrond.

Теперь свидетельства о рождении, водительские права, а также имущественные и земельные бумаги примут форму невзаимозаменяемых цифровых активов (NFT), а получать их можно будет дистанционно.

Пока что виртуальные свидетельства будут использоваться наравне с бумажной формой, но в будущем в стране планируют полностью избавиться от аналоговых документов и упразднить офисы по их выдаче. Открыть/Комментировать

2022-06-27 18:05:35 Система полетела и все документы пропали!

Вот она. Страшилка №1 для тех, кто боится переходить на ЭДО.

Так ли надежны бумаги, которые лежат на вашем столе?

Например, электронные документы пользователей EnDocs Cloud хранятся на Yandex Cloud. Если произойдет какой-то сбой, все объекты восстановятся из множества автоматически созданных копий.

А вот реанимировать помятые, потерянные, залитые кофе бумажные документы куда сложнее

Какие ещё страшилки об ЭДО знаете вы? Открыть/Комментировать

2022-06-23 13:54:24 Тактика перехода на ЭДО: на что обратить внимание

На картинках — 4 момента, которые мы всегда прорабатываем со своими клиентами при внедрении электронного документооборота.

Ещё больше советов, как эффективно внедрить ЭДО, мы рассказали на вебинаре. Запись можно посмотреть по ссылке. Открыть/Комментировать

2022-06-21 10:08:29 ​​Сканцентр: пример и антипример организации

Сканцентр играет ключевую роль во внедрении ЭДО. Всего несколько сотрудников могут снять существенную нагрузку с более квалифицированных специалистов, освободив время для решения важных задач.

Однако на практике мы часто встречаем неэффективную организацию работы.

Антипример: 5-6 столов, заваленные бумагами. У каждого из сотрудников несколько лотков: “для сканирования, “готовые” и т.д. Сканировщику легко запутаться, а эффективность работы падает.

Пример оптимизации процесса:

Если компания большая — создается отдельный участок, где документы сканируются, верифицируются и поступают в электронную систему.

*Чтобы избежать путаницы в документах, рекомендуем установить стеллаж, в котором будут пронумерованы ячейки по дням. Если сканировщиков несколько, можно создать папки по именам операторов.

Выделяется человек, который подписывает согласованные и утвержденные в системе документов.

Создается участок финализации, где утвержденные и подписанные документы отправляются контрагенту, а вторые экземпляры архивируются. Открыть/Комментировать

2022-06-17 16:32:06 *Когда посчитал, сколько можно сэкономить с помощью ЭДО

Пройдите бесплатную консультацию у разработчиков EnDocs и узнайте, как эффективно внедрить СЭД в ваш бизнес. Открыть/Комментировать

2022-06-17 13:56:56 ​​5 мифов об облачном распознавании документов

Сегодня разберем 5 мифов, связанных с автоматическим распознаванием документов в облачных сервисах.

Миф № 1. Распознавание в облаке — это небезопасно

Все данные пользователей хранятся в защищённом виде в соответствии с требованиями 152-ФЗ, GDPR, индустриальных стандартов ISO и PCI DSS.

Миф № 2. Облачное распознавание – это долго

В системе работают многопоточные приложения, которые могут одновременно распознавать десятки документов или страниц.

Это в разы ускоряет процесс работы:

равная скорость движения документов всех заказчиков без каких-либо очередей;
в моменты пиковой загрузки динамическое выделение ресурсов на поток позволяет увеличить пропускную способность и ускоряет обработку очереди;
искусственный интеллект в облаке работает с документами сотен разных компаний, благодаря чему постоянно растет скорость и качество распознавания.

Миф № 3. Распознавать документы в облаке дороже, чем обрабатывать их вручную

Мы посчитали: ручной ввод обходится компании примерно от 21 руб за документ и занимает от 5 минут. С облачным решением человек потратит только 1 минуту на верификацию, а стоимость распознавания — от 4 руб.

Миф №4. Если произойдет сбой – все документы удалятся из системы

Документы пользователей EnDocs хранятся на Yandex Cloud. Сервис автоматически создаёт несколько копий каждого объекта и размещает их в разных зонах доступности. В случае сбоя в одной из них, объекты будут восстановлены из копий других зон.

Миф №5. Система распознает документы неточно

Качество распознавания документов может достигать 100%. Все зависит от исходных данных: чем больше шрифт, лучше качество печати и верно подобраны параметры сканирования — тем выше будет процент распознавания.

Убедитесь на практике: попробуйте автоматическое распознавание документов в облачном сервисе EnDocs.Cloud Открыть/Комментировать

2022-06-15 14:18:55 Как создать регламент?

Полный цикл работы с договором — сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании. Отсюда высокие риски ошибок и размытые сроки введения документа в силу. К тому же часто все сводится к принципу — кто свободен, тот и ответственный.

Организовать эффективную работу с договорами поможет регламент.

С чего начать?

Проще всего собрать все правила в едином документе, например, в Положении по договорной работе.

В Положении предусмотрите несколько разделов:

Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
Согласование;
Порядок подписи;
Контроль за сделкой;
Хранение и архивирование.

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Не забудьте о деталях:

Определите формат проекта договора.
Рассчитайте ориентировочные сроки согласований.
Проверьте, что текст контракта должен соответствовать действующему законодательству.
Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.
Обговорите четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты.
Опишите порядок действий на случай претензий.

Правильно организованная работа с договорами снижает многие риски, а автоматизация согласования делает процесс абсолютно прозрачным. Подберите идеальное решение для вашей компании с EnDocs. Открыть/Комментировать

2022-06-15 14:18:49 Открыть/Комментировать