​​Сканцентр: пример и антипример организации Сканцентр играет | EnDocs: Автоматизация бизнеса | ЭДО

​​Сканцентр: пример и антипример организации

Сканцентр играет ключевую роль во внедрении ЭДО. Всего несколько сотрудников могут снять существенную нагрузку с более квалифицированных специалистов, освободив время для решения важных задач.

Однако на практике мы часто встречаем неэффективную организацию работы.

Антипример: 5-6 столов, заваленные бумагами. У каждого из сотрудников несколько лотков: “для сканирования, “готовые” и т.д. Сканировщику легко запутаться, а эффективность работы падает.

Пример оптимизации процесса:

Если компания большая — создается отдельный участок, где документы сканируются, верифицируются и поступают в электронную систему.

*Чтобы избежать путаницы в документах, рекомендуем установить стеллаж, в котором будут пронумерованы ячейки по дням. Если сканировщиков несколько, можно создать папки по именам операторов.

Выделяется человек, который подписывает согласованные и утвержденные в системе документов.

Создается участок финализации, где утвержденные и подписанные документы отправляются контрагенту, а вторые экземпляры архивируются.