Ивентология деловая

2022-07-28 16:16:13 Есть мнение, что неизвестные спикеры — это плохо. На самом деле, все не так однозначно. Заезженные звезды в последнее время все больше разочаровывают. Они рассказывают одно и то же, «руками» не работают, теряют квалификацию и относятся к выступлению халатно, ибо звезды. Но при этом многие ещё деньги берут за вступление. Аудитория, в свою очередь, тоже устала от «одинаковых» лиц и просит новые имена.

Лично мы всегда стараемся обновлять спикерский состав на 25-50%. Ищем талантливых специалистов-новичков с большим практическим опытом, пусть даже у них нет опыта выступлений. Контент — король. И это самое важное. Такой подход всегда себя оправдывает, и некоторые с наших конференций начинают старт своей «спикерской» карьеры. Потом их разбирают регионы и очень быстро.

Кстати, на нашей практике, новички всегда очень стараются перед своим первым выступлением, в отличие от «профи». Презентация готовится очень тщательно (мы тут тоже помогаем), выступление репетируется, некоторые даже на ораторские курсы идут. Из-за страха зафакапить свой первый выход ответственность вырастает многократно.

Одним словом, не бойтесь спикеров-новичков, они могут сделать событие на порядок сильнее. И помните, что реальные спецы часто не публичны, они привыкли работать.

Дмитрий Румянцев. Открыть/Комментировать

2022-07-22 14:52:09 Есть категория клиентских проектов (как в продакшне, так и в продвижении), от которых мы, исходя из своего опыта, отказываемся всегда.

Это проекты из разряда даже не «Все горит!», а «Все давно сгорело, но теперь этими головешками мы должны месяц топить печь». С совершенно нереальными сроками и kpi.

Напомним нашу позицию – любое событие имеет в своей основе четкий алгоритм, несоблюдение которого или пропуск важных составляющих чреват провалом. Заказчик, который видит в вас последнюю надежду на спасение своего почти уже наступившего события, не учитывает важных и объективных факторов – иногда может быть и правда уже слишком поздно что-то делать (например, нет времени на трафик), а иногда продукт таков, что его надо было изначально (3 месяца назад) полностью переделывать – настолько он нежизнеспособен.

И еще наблюдение – если к вам пришел такой горящий проект – значит, заказчик слабо разбирается в реалиях ивент-рынка и с большой долей вероятности будет мешать вашим попыткам спасти его проект (если вдруг вы поведетесь и возьметесь за него) своим самодурством, истерикой и хаотично меняющимися задачами. Никакой гонорар не сможет спасти ваши нервы от такого клиента, никакие доводы не помогут в отстаивании вашей профессиональной позиции.

Чем меньше осталось времени – тем больше шансов, что клиент будет неадекватен, а проект нереализуем. Берегите силы, время и репутацию для интересных проектов и адекватных заказчиков.

Наталия Франкель. Открыть/Комментировать

2022-07-17 14:46:17 ....любая ситуация, когда нет четких правил, которым нельзя не следовать, порождает большие проблемы. Сдвинутый больше чем на 10-15 минут тайминг будет сложно вернуть в свое русло. Поэтому «звезду» надо держать в рамках и смело ограничивать выступление, если время вышло. Но при этом не забывайте и об объективной длине доклада. Если он у вас 15 минут, то с огромной вероятностью спикер просто ничего не успеет и, разумеется, нарушит тайминг

— Организатор четко не инструктирует команду залов (волонтеров, техников, модератора). В итоге там начинается самодеятельность, и в том числе возможны все вышеперечисленные пункты (особенно если в залах работают люди без достаточного релевантного опыта)

Что важно помнить и знать (помимо того, что все описанное выше — плохо и должно быть исключено из ваших событий)?

— Вы не имеете права распоряжаться временем людей, которые к вам приходят, — они планируют свое время, исходя из того, что вы изначально обещали. Сначала адекватно планируете — потом безупречно выполняете. Это про базовое уважение

— Давайте людям достаточно времени на все, что нужно было бы вам самому как участнику (перекур, посещение уборной, нетворкинг, кофе, размяться). Конференция или форум — это не марафон. Не так давно мы увеличили перерывы между докладами на наших конференциях с 15 минут до 20-30 минут — потому что перекурить и посетить туалет люди успевают, а вот пообщаться и взять кофе уже нет. Что мы сделали? Проанализировали поведение людей на площадке и расширили перерывы для их комфорта

— Репутация организатора складывается из мелочей, которые вы может быть вообще не считаете проблемой, поэтому постоянно собирайте обратную связь, где обязательно должны быть вопросы о тайминге

Наталия Франкель Открыть/Комментировать

2022-07-17 14:45:37 «Да что такого сложного, тайминг этот ваш» — такое (или похожее) сообщение мы недавно получили в ответ на один из постов. В то же время сбитый тайминг — бич абсолютного большинства форумов, конференций и любых других событий (не только деловых, конечно. Кто из нас не бывал на концерте, задержанном на час-два?). Почему же так систематически происходит, если «ничего сложного»?

Как правило, проблем может быть несколько (как вместе, так и по отдельности):

— Организаторы не могут адекватно спрогнозировать «путь клиента». К примеру (это, кстати, один из моих личных антикейсов): на регистрацию отведен час, стоек регистрации четыре (стоящих вплотную друг к другу), участников около 2 000 человек. Найти и выдать бейдж и сумку участника — это не 8 секунд, плюс люди подходят неравномерно, плюс путаница — кому на какую стойку. В итоге — дикие очереди, негатив, попадание некоторых людей в залы на час позже начала конференции. Да, мы сделали все возможные выводы из этой ситуации и теперь всегда перестраховываемся — но этот опыт у нашей команды есть, и он написан кровью и репутационными потерями (максимально отработанными, конечно).

Тут важно отметить: когда речь идет о тайминге, мы говорим не только о соблюдении времени выступлений — а о том, сколько занимает любой процесс внутри события. И это задача организатора — просчитать максимально каждый временной слот, заложить в план и реализовать точно в срок

— Организаторы считают, что «и так сойдет». «Ничего страшного, если мы немного задержимся, все же понимают, как сложно организовать конференцию/соблюсти тайминг». На самом деле, ничего сложного в четком соблюдении тайминга нет, если заранее скрупулезно все просчитать и подготовить

— Организаторы не подготовились заранее по чек-листу проведения события и доделывают необходимое на ходу (при мне как-то раз на деловом региональном событии непосредственно во время доклада застраивали сцену баннерами партнера, и спикер не начинал, пока монтажники выравнивали юбку сцены). То есть, по факту, орги сбили как тайминг самой конференции, так и тайминг своей подготовки и застройки

— Организаторы составили тайминг в теории, но не прошли его в реальности. Помню ситуацию, когда обед для участников был организован в кафе не на площадке проведения конференции, и на него был выделен час. Но никто не учел, что до кафе нужно ехать на маршрутке (платили орги) или такси (за свои деньги) — а маршрутку нужно ждать около 10 минут (и еще потом ехать обратно). Конечно, на выступление после перерыва опоздало 95% слушателей

— Организаторы взяли как прототип чужой тайминг, не обратив внимание, что у них другой формат события/спикеры/размер площадки. То, что было круто у других, может стать катастрофой у вас

— Организаторы не отдали тайминг всем, кому он нужен, и у модераторов/техников/волонтеров нет понимания, что когда происходит, где нужно быть и что нужно делать. Это порождает бардак и снижает мотивацию команды

— Организаторы не согласовали тайминг с теми, кто задействован в его обеспечении. Условно, если сначала у вас шли доклады в зале, а потом начинается мастермайнд — и вы транслируете и то, и то — то команде видеопродакшна нужно время на перемонтаж (а команде техников — время на перестановку в зале). Если же у вас в расписании все идет сплошным потоком и нет даже короткого перерыва, то все сломается (а виноваты будете исключительно вы, как орг, который плохо понимает свою работу и не согласовал со службами необходимое)

— Организатор меняет тайминг в процессе. Спикер выступил быстрее (или вообще, вдруг, не пришел) — организатор сбивает заявленный тайминг, сразу выпуская на сцену следующего спикера, и дальше автоматически «едет» вся сетка

— Организатор на площадке не главный. Он не дает строгую и четкую инструкцию — и поэтому или спикер-звезда начинает свое бесконечное соло-выступление, вообще не обращая внимания на то, что время закончилось («это для обычных спикеров тайминг, не для меня»), или модератор боится прервать «звезду», или модератор отвлекся от своих обязанностей...

Продолжение Открыть/Комментировать

2022-07-14 10:32:18 В комментариях пишут: ну это же понятно все, что вы для детского сада пишете?

Меня всегда это умиляло. Коллеги, я сейчас палец в воздух подниму, ткну в любое мероприятие наугад и найду в нем те дыры, о которых мы пишем.

От хренового продакшна, где нет указателей и волонтёров, которые могут ответить на любой вопрос, до рекламной кампании, где нет понимания теплоты аудитории.

А если дыр вдруг нет и есть дорогущий продакшн, то это мероприятие либо убыточно, либо спонсируется государством и никто на нем ничего не зарабатывает. Мы же пишем о конференциях, которые являются бизнесом, а не развлечением.

Я проконсультировал десятки конференций и форумов. Был на сотне — и как спикер, и как участник. Везде одно и тоже. На консультациях абсолютно у всех проваливались продажи или останавливался рост, потому что они не понимали «элементарных» вещей. В частности, что им не хватает «тёплой» базы.

На одной конференции для организаторов конференций программа была в гугл-доке. И ее в личку присылали. Конференция для организаторов (!)

Может, ещё про тайминг поговорим?) Вы точно уверены, что на вашем собственном мероприятии он работает, как часы? Еще одна элементарная вещь, на которую большинство оргов просто забивает.

Разница между «знаю» и «делаю» или «реализую» такая же, как между ключом от сундука с сокровищем и рисунком этого ключа. Знает тот, кто применяет знание, все остальное — теоретические рассуждения, которые ничего не стоят.

Дмитрий Румянцев. Открыть/Комментировать

2022-07-13 20:21:16 Ещё про конверсию (процент тех посетителей сайта или сообщества, которые покупают билет). Надо понимать, что она очень сильно зависит от «теплоты» трафика. Чем он «холоднее», тем меньше конверсия.

Тёплая аудитория — та, которая что-то о вас знает. Например, подписана на ваше сообщество, читает вашу рассылку или канал в Telegram. Собрана в ваши базы ретаргетинга, пришла с контекстной рекламы по запросу конференция «ваше название или ниша». Ещё вариант — находится в друзьях или подписчиках спикера, который выступает.

Холодная аудитория — вся остальная. Она просто проявила интерес к нише, но кто вы такие — слышит в первый раз.

Работа только с холодной аудиторией всегда чревата большими рисками. Для такой аудитории всегда надо начинать работу сильно заранее (за 2,5-5 месяцев), чтобы успеть её «прогреть». Работа только с тёплой аудиторией гораздо проще, но сильно сужает охват и ограничивает рост.

Если вам очень нужны первые оборотные деньги, чтобы «вбросить» их в мероприятие, то советуем сначала «выбрать» тёплую аудиторию и только потом переходить к холодной. Тогда вы сможете быстро получить первые продажи и развязать себе руки.

Если вы ведёте на сайт только холодную аудиторию, то, соответственно, не удивляйтесь отсутствию продаж. Очень часто это ключевая причина провала мероприятия.

Дмитрий Румянцев. Открыть/Комментировать

2022-07-10 11:39:32 — В-шестых, то, что вы делаете ивент на государственные деньги или деньги компании-заказчика, вообще вас не оправдывает (а, наоборот, вызывает еще больше вопросов).

— И последнее: если вы, читая этот пост, задаетесь вопросом «Да камон, зачем это все делать?», то вам просто пора уйти из ивент-ниши, ей и так сложно.

Нежелание что-то менять, раз «и так сойдет» — понятно и объяснимо, кому охота напрягаться за небольшую зарплату (да и еще брать ответственность, ужас-ужас). Ведь, понятное дело, никто и спасибо особо не скажет. Но проблема в том, что спасибо никто не скажет потому, что тупо не за что. Если вы будете крутым профи, который умеет делать суперпродукт, у вас будет карьера, возможности, благодарность, признание ваших результатов.

И нет, я не хочу делать выставки/форумы/конференции во всех нишах, выехав на том, что я «знаю, как надо». У меня много проектов и планов помимо форумно-конференционной ниши (я не претендую на всё многообразие «Ежегодных всероссийских выставок/форумов/конференций по...»). Но да, я хочу и готова консультировать тех, кто созрел признать, что с банальным продакшеном у них не то, чтобы плохо, а просто катастрофически никак.

Я хочу, чтобы адекватных оргов, которые умеют считать волонтеров, раздатку, ставить навигацию, покупать батарейки в микрофоны (и заказывать микрофоны) просто становилось больше, несмотря ни на что. Это даже, о чудо, вообще недорого и совершенно несложно. Просто перестаньте отмораживаться.

Наталия Франкель. Открыть/Комментировать

2022-07-10 11:39:32 Кейс: как не надо проводить деловые события в 2022 году

Какое-то время назад, стоя на светофоре, получила сообщение от коллеги (которая неоднократно бывала по зову души волонтером на наших конференциях и сама знает толк в заботе и качественном ивенте):

«Наташааааа, привет, я сегодня приехала на ХХХ YYY, и мне больно:

Указателей с парковки нет

Регистрация с другой стороны, чем прошла я

Отправили обходить вокруг на регу

На реге не знают, есть ли лифт на второй этаж

На втором этаже нет волонтеров, кто бы подсказал

Спикеры как минимум в двух залах говорят без микрофонов

Мест явно меньше, чем людей

Аааааааа

Можно к тебе на ручки?»

Я дала написанию этого текста время, чтобы убедиться, что хочу написать его не потому, что испытываю состояние «фейспалм» и не стою на табуреточке в белом пальто, а потому что правда не понимаю, в чем проблема делать каждый раз лучше, чем в предыдущий, ну или просто на достаточно стабильном уровне качества (слышу риторический вопрос «А зачем, они и так придут?»).

*Болючий стандарт рынка* — мы всегда так делали (читай: мы всегда делали одинаково плохо), и все равно к нам приходят, у нас покупают стенды — зачем что-то менять?

*Второй болючий стандарт* — мы же конференция/выставка/форум с бесплатным входом, терпите, что дают, вы не платили

*Третий болючий стандарт* — мы монополисты/у нас огромная база, что вы нам сделаете?

ОК, допустим, это все так. А вам самим все нравится? Вы настолько не любите то, что делаете, и не уважаете тех, для кого делаете, что годами тиражируете низкокачественный «деловой» ивент?

Тут еще один отзыв об этом же событии (я нашла подругу девушки, которая там тоже была):

«Организация на троечку, ей не очень понравилось. У неё был негативный опыт, возник вопрос, который нужно было решить на месте. Сказала, что 40 минут пыталась найти человека, который смог бы ей помочь. Подходила к нескольким участникам организационной группы, которые ее перенаправляли к другим сотрудникам, а те перенаправляли дальше. Раздатки ей не хватило, и она не уверена, что вообще она была. С ее слов, не очень было организовано пространство и навигация, сложно было разобраться, в залах душно, периодически что-то случалось с аппаратурой и не всегда было слышно.

Сказала, что больше не пойдёт, была до этого на конференции, которую JJJ организовывал, вот там уровень был. А тут так, "на коленке организовано"».

То есть совершенно разные люди транслируют словами через рот одно и то же, и, я уверена, не только в приватных беседах, но и выносят в инфополе, снижая количество желающих возвращаться на ивент в будущем и снижая его планку, монетизацию и возможности (восстановить репутацию после провала сложнее, чем изначально нормально выстраивать).

Какие я вижу моменты:

— Во-первых, бесплатные многолетние многотысячные ивенты с именем (даже инерционные) прекрасно монетизируются на партнерах, стендах, выступлениях, интеграциях. То есть чем лучше вы будете делать, тем больше вы сможете зарабатывать, и, помимо флагманского события, строить вокруг него целую экосистему и линейку проектов и продуктов для своей большой аудитории.

— Во-вторых, сделать нормально, даже не блестяще, не отлично, не превосходя ожидания, а просто нормально — совсем недорого. Надо просто немного поработать, постараться, включить мозг, оторвать от стула ценную часть себя.

— В-третьих, ценить каждого участника и его время (ключевой ресурс) — базовая норма для профессионала. Или вы не профессионалы, а так, мимокрокодилы?

— В-четвертых, делать для галочки — ну фу, правда. Идите работать куда-то еще, где формализм не сказывается на восприятии и мнении людей так остро и явно и где вы так открыто не гробите проект, в команде которого работаете.

— В-пятых, собирайте обратную связь. Особенно негативную. Находитесь всегда на связи со своей аудиторией. Анализируйте всё на ретроспективе — и всё, всё забирайте в работу, исправляйте, меняйте, прописывайте и улучшайте. Вы же, конечно, любите клиентоориентированность и качество по отношению к себе? Что не так с действием в обратную сторону? Открыть/Комментировать

2022-07-06 15:07:02 Окрыление от первых побед — очень опасная вещь в нише ивентов. Это самый непредсказуемый вид бизнеса. Вот ты заработал первый миллион чистыми. И это даже было не сложно, и все ресурсы даже не были задействованы. Конечно, ты уверен, что второй раз заработаешь не просто столько же, а больше — два миллиона или три. Ведь все технологии понятны и проверены. Ты уже можешь позволить себе раздуть штат и потратить гораздо больше денег на рекламу.

Но за год, пока твоего ивента не было, появилось с десяток новых игроков. И они тебе не уступают. Появились сотни бесплатных событий, которые тоже отъели аудиторию. Тебе казалось, что первый форум прошёл просто огненно (тебе так сказали друзья и коллеги), но на самом деле многие были разочарованы, и тебе об этом не сообщили. Аренда и кейтеринг выросли в цене, а спонсоры больше не хотят участвовать, ибо есть другие каналы.

И вот наступает время правды. И ты зарабатываешь на событии не миллион, а 100 тысяч, которые даже не окупают твои перелёты и гостиницы за месяц. Вот тогда и начинается настоящая работа.

Потому что мало получить результат, его ещё надо удержать.

Дмитрий Румянцев. Открыть/Комментировать

2022-07-05 15:39:01 Недавно мы с Дмитрием Румянцевым открыли чат «Организаторы деловых событий». Мы сделали его для тех, кто создает форумы, конференции, саммиты, выставки и другие мероприятия в этой нише

Цель сообщества — быть в курсе актуальной повестки деловой ивент-индустрии, обмениваться новостями, общаться, искать коллег и партнеров, делиться болью, находить ответы

У нас есть, что обсудить и чем друг другу помочь. Для вступления в сообщество прошу заполнить небольшую анкету, чтобы в чате были именно те, кто «в теме», и не было тех, кому такой формат не близок.
Присоединяйтесь к нам

Заполнить анкету https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfuCtKfewphhtb0qMEojMi_yh_Z18kFHO4FnUjS8MjTAG2AoQ/viewform Открыть/Комментировать