22 ошибки при организации конференций и форумов, которые вам н | Ивентология деловая

22 ошибки при организации конференций и форумов, которые вам не простят. Часть 1.

ошибка №1: у вас нигде не указан телефон и емейл для связи. Ни на сайте, ни в социальных сетях. Оператор чата на сайте постоянно офлайн. Если же контакты указаны, то вы отвечаете на запрос неделю, к телефону подходите строго с 10 до 18 в рабочие дни, на большинство вопросов отвечаете “не знаю”. Причем разговариваете максимально незаинтересованным и скучным голосом, сухо отвечая на вопросы и не задавая встречных

ошибка №2: вы наняли навязчивый отдел продаж, который впаривает участие любой ценой. Тот самый, который говорит “неужели вы не хотите стать лучшей версией себя?”, “я настоятельно рекомендую вам купить билет в кредит!” и “у нас осталось всего 4 билета подходящей вам категории, не советую затягивать, давайте прямо сейчас вместе со мной оформим покупку?”. Тот самый, где менеджерам скинули общую базу, не разделили ее, и участникам названивают каждый день по три раза разные люди с предложением билетов на ваше событие

ошибка №3: ваш выбор – команда немотивированных непрофессионалов и друзей, сидящих без работы (зато дешево!). У вас есть приятель-дизайнер, который давно говорил, что ему не найти заказы; есть подруга жены, которая до декрета работала продавцом и может постоять на регистрации и есть брат-второкурсник, которому лень учиться и его можно попросить общаться с поставщиками

ошибка №4: вы меняете спикеров, отменяете заявленные выступления, но не сообщаете об этом нигде заранее. С кем-то из спикеров не смогли договориться - в нужную дату он занят, а другой попросил слишком большой, по вашим меркам, гонорар. Вы отказываете им, но с сайта убирать не спешите - ведь их имена известны и кто-то купит билет именно ради них

ошибка №5: площадку вы выбираете исходя из возможности сэкономить, а не из того, какая бы идеально подошла. Если цена вас устроит - то вы готовы будете мириться с тем, что вход в зал будет через катакомбы цехов и коридоры без ремонта, за стеной будут штробить, а оборудование вы будете брать самое дешевенькое, которое заглючит или сломается в самый неподходящий момент. Но устроит ли это людей, заплативших вам деньги?

ошибка №6: бюджет вы не планируете, смету в глаза не видели, оптимистично уповаете на деньги спонсоров. Нельзя планировать то, чего пока нет - такая мысль посещает многих организаторов, и они вписывают в табличку только то, что фактически потрачено/заработано. Ну и ждут, когда, наконец, придет тот самый щедрый партнер, который закроет расходы, которых становится все больше

ошибка №7: цены вы устанавливаете исходя из того, сколько бы вам хотелось заработать - без анализа рынка и его реалий. Вы хотите миллион - поэтому билет будет стоить в три раза дороже, чем у конкурентов. Люди ценят дорогой продукт и обязательно его купят

ошибка №8: вы не выполняете обязательства по платежам перед подрядчиками - потому что считаете, что они никуда не денутся, приедут и отработают. Деньги будут позже, деньги будут завтра, мы вам обязательно заплатим, вот вам гарантийка - мантры организаторов, которые допустили ошибку номер 6 и, как следствие, многие другие

ошибка №9: вы экономите на материалах, оборудовании и подрядчиках, или берете самое дешевое. Это возможно ровно до первого фейла - когда к вам не приедут, или не выполнят условия по договору, или привезут не то, или привезут неисправное, или привезут не туда и не тогда, когда нужно. То же и с материалами - можно не сделать бейджи, аппелируя к тому, что это простимулирует людей подходить друг к другу и узнавать имена.. но это так не работает

ошибка №10: вы ставите побольше платных докладов, потому что считаете, что деньги важнее контента (и вообще, какая разница, платный доклад или нет). Аудитория готова слушать платные доклады только если они очень, очень полезные. Как правило, коммерческому спикеру нужно помогать намного больше, чтобы его хотели слушать - да даже просто, чтобы на его доклад захотели прийти. А представьте, что будет, если у спикера, заплатившего вам деньги, будет пустой зал?

Продолжение