Прозаседавшиеся, когда встречи ради встреч На что тратит врем | Без авралов | Растим прибыль без съедающей операционки
Прозаседавшиеся, когда встречи ради встреч
На что тратит время собственник или руководитель? На постоянные встречи! По исследованиям они занимают у нас 30%-80% времени, в зависимости от стадии развития бизнеса и конкретного отдела. Посмотрите на свой день. Это встречи с командой, другими руководителями, клиентами, подрядчиками. И чем все эти встречи заканчиваются?
#осторожно_лонгрид
Помню большую встречу на моей первой серьезной работе. Это была мебельная фабрика корпусной мебели на заказ. В кабинете собственника собрались начальники производства, директора салонов, руководители дизайнерского, конструкторского и фин отдела. На повестке дня - просрочка заказов. Производство ругает дизайнеров, которые вместо стандарта лепят, что в голову придет. Дизайнеры говорят, что проекты отличные - это конструктора не могут сделать нормальные чертежи. Конструктора говорят, что чертежи нормальные, если бы их не теряли в цехах. А малярный цех говорит, что клиент перевыбирает цвет изделия по 10 раз, "и давайте позовем юристов и обсудим изменения в договоре". В итоге все дружно пришли к выводу, что так оставлять нельзя и нужно что-то делать. Договорились ограничивать клиентов, серьезнее относиться к чертежам и ограничить количество выкрасов для заказчика.
Через месяц тем же неравнодушным составом мы собрались на очередное собрание чтобы обсудить….все тоже самое. Еще добавился вопрос : «Почему же ничего не изменилось?» Потом обсуждение «кто виноват и что делать» повторилось. И на следующий раз опять ничего не произошло.
Как так вышло на мощном, продвинутом произведстве с отличными спецами?
У нашей встречи не было цели и тезисов, которые надо разобрать, чтобы этой цели достигнуть. А раз проблема есть, а задачи решить проблему нет, то каждый пришел со своей целью - защитить свой отдел.
Ну вот мы поставили цель, и теперь все изменится? В таком случае решение на встрече находится. А после насыщенного обсуждения может показаться, что всем все ясно и участники сами понимают что им дальше делать. Но без закрепления договоренностей к следующей вашей встрече опять же произойдет - ничего! Вообще ничего не произойдет. Потому что, если задача есть, а ответственного и срока нет, то и про задачу можно забыть- ее место будет в конце очереди.
Некоторые руководители грустят что их задачи зависают и не выполняются. Одна из причин - сотрудник не понимает что он должен сделать или когда . Формулировка «нам нужные новые источники лидов» в голове конкретного человека не всегда воспринимается как его личная задача. А даже если задачу он понял ,то разойдутся представления о ее срочности.
Вообще на эту тему у меня отдельный, большой полуторачасовой блок.
Но вот первые важные шаги, которые помогут вам получить очень видимый результат:
Не важно, о переговорах мы говорим, о мозговом штурме или еженедельном собрании.
Чтобы встреча дала вам желаемый результат за минимальное время сформулируйте:
- Цель встречи - что мы хотим получить по итогу. Помогает держать фокус и не размазываться. Вам легко отсекать ненужные ветки разговоров и возвращать к центральной теме. Например, выбрать стратегию решения и определить сроки, бюджет и ответственных.
Если у нас переговоры, то цель будет - получить конкретный дисконт или выйти на ЛПР и тд
- Наши тезисы.
Если это орг. встреча, то в тезисы пойдут ключевые вопросы для обсуждения, текущая проблематика по каждому вопросу и варианты решения, которые уже проработаны.
Если мы идем на переговоры, то в тезисах будут наши ключевые аргументы .
Посмотрите на тезисы, вы сразу поймете насколько последовательна и аргументирована ваша позиция в переговорах.
Или насколько ваши вопросы относятся к задаче, которую вы хотите решить. И нет ли там тем которые наоборот отвлекут от цели.
- Перечень возможной аргументации со стороны оппонентов и тезисы под отработку этой аргументации.
- В конце встречи закрепляем результат. Для задачи это будет четкая формулировка, ресурсы, исполнитель и ответственный, сроки.
Когда ты в кутерьме насущных дел, то кажется, что просто невозможно выделить время на такую подготовку.
