⌘141. Ultimate Inbox Zero Workflow Ровно два года назад я рас | Sad But True (резерв)
⌘141. Ultimate Inbox Zero Workflow
Ровно два года назад я рассказывал о своем подходе к inbox zero, но за это время столько всего изменилось (в том числе и в технологиях), что сегодня я решил рассказать о том, чего ты с 99% вероятностью даже не подозревал про возможности почты от Google в веб-версии.
Ниже я расскажу, как превратить твой забитый письмами инбокс в такую удобную систему. Интересно?
Сперва настроим внешний вид и управление:
1. Заходи в настройки Gmail, выбирай вкладку Advanced, включай опцию Auto-advance и сохрани изменения.
2. Возвращайся в настройки и на вкладке General увидишь, что появился раздел Auto-advance, где выбери Go to the next (newer) conversation.
3. Прокрути чуть ниже и убедись, что включены keyboard shortcuts.
4. Переходи на вкладку Chat and Meet, включай Google Chat, его расположение и Meet. Сохрани изменения.
5. Если до этого ты не включал новый вид Gmail, то возвращайся в настройки на вкладку General, выбери новый вид почты и сохрани изменения.
Теперь перейдем к настройке ярлыков:
6. В настройках выбери вкладку Labels и внизу нажми Create new label. Здесь создай три новых ярлыка: Follow Up, Waiting и Read Through.
Эти три ярлыка – реальная причина, почему вообще существует подход inbox zero.
Ведь все полезные письма в мире можно разделить всего на три группы: действие требуется от тебя, действие требуется от кого-то другого и письма с полезной информацией. Все остальные письма можно архивировать, заглушать или просто удалять.
7. В той же вкладке отключи видимость всех категорий, они будут только мешать.
8. На вкладке Inbox включи Multiple inboxes и заполни поля search query и section name (имена можешь писать любые, какие тебе будут удобны):
8.1. Section 1: l:follow-up
8.2. Section 2: l:waiting
8.3. Section 3: l:read-through
9. Тут же выбери – показывать 10 переписок, размещение справа и отключить маркеры. Сохрани изменения.
10. Чтобы было еще красивее – на главной можно задать цвета ярлыкам, например: красный для фоллоу-ап, зеленый для чтения и желтый для ожидания.
Вернувшись на главную Gmail уже можно увидеть, как все изменилось.
Обязательно помни про первое правило inbox zero и вообще работы с почтой – в списке новых писем ты всегда идешь снизу вверх.
Теперь, открывая каждое новое письмо, у тебя есть набор действий, которые скоро станут автоматическими:
1. Мусор или важно? Мусор удаляем, важно – читаем.
2. В зависимости от действий, которые мы обсудили в п.6 настроек, нам нужно определиться, какое из типов важных писем перед нами: нужно ответить, подождать ответа или почитать внимательно позже.
В любом из случаев нам надо применить один из трех ярлыков и архивировать письмо (чтобы убрать его из входящих).
Можно нажать кнопку выбора ярлыка и указать нужный, можно нажать шорткат L и потом архивировать, а можно нажать шорткат V, который автоматом архивирует письмо после выбора ярлыка.
3. После того как ты ответил/подождал/почитал отмеченное письмо – просто удаляешь ярлык и письмо уходит в архив, освобождая место на главной.
Что же делать теперь?
Пройдись по письмам во входящих за последние 3-4 недели и отметь соответствующими ярлыками нужные переписки. Как только это будет готово – выбери все-все письма во входящих и заархивируй их (не переживай, их всегда можно найти во вкладке all emails или через поиск).
Ну и все, наслаждайся магией :)
#лайфхаки
@sadbutrue
