Незавершенные задачи – это тяжкий груз и пожиратель ресурсов. | Пишем и показываем

Незавершенные задачи – это тяжкий груз и пожиратель ресурсов.

Каждому менеджеру знакома ситуация, когда в тудушке запланировано 20 задач, а к вечеру выполнено всего 7. В итоге – упадок мотивации, тревожность и страдания от мысли, что день прошел зря.

Елена, директор по работе с клиентами «Ракетной», делится техниками и методиками, с которыми она не закапывается в задачах даже в самые напряженные сезоны.

***

1. Начинай с малого

Чтобы было не так страшно начинать, дроби любую большую задачу на маленькие части. Эта техника называется WBS — work breakdown structure, или же иерархическая структура работ.

Например, «подписать договор» — это слишком большая задача, которая зависит от разных людей. Лучше распиши ее так: «подготовить проект договора (сегодня)», «согласовать с коллегами (завтра)», «отправить клиенту (послезавтра)».

2. Не храни в голове, а записывай

Введи в привычку записывать текущие задачи на внешний носитель, а не держать их в голове.

Я использую технику brain dump («выгрузка мозга»). ‎Суть в том, что ты садишься и выписываешь на бумагу абсолютно все, что приходит в голову. А когда содержимое мыслей «выгружено», на его основе можно составить to-do лист и определить приоритеты.

Техника помогает избавиться от тревоги и разобрать мысли по полочкам. Я выполняю ее в конце рабочего дня или недели, но ей можно пользоваться и в любое время.

3. Ставь себе дедлайны

Я всегда ставлю себе как один общий дедлайн, так и несколько промежуточных. Это поддерживает темп прогресса и задает планку, с которой можно сверяться на каждом этапе.

Например, если процесс «просел» на каком-то шаге, это сразу можно выявить и исправить, а если где-то сроки были опережены — то можно порадоваться и замотивироваться небольшими успехами.

4. Проверяй ресурсы на берегу

Для выполнения задач нам нужны ресурсы: временные, финансовые, человеческие, технические, физические и информационные. Перед тем, как к чему-то приступить, проверь, все ли ресурсы у тебя есть. Иначе, когда ты столкнешься с их нехваткой в процессе, скорее всего, ты просто отложишь задачу на дальнюю полку.

Например, вы с друзьями запланировали поход в горы, неделю собирались, и тут выяснилось, что у вас нет подходящих ботинок. Поход отменили. Вы нашли ‎«легальный» метод снять с себя ответственность, то есть – отговорку.

5. Не давай себе оправдать невыполнение задачи

Иначе человек приучается обвинять все и вся в том, что он не выполнил свою работу: у меня нет доступа, мне никто не сказал/не ответил, у меня нет дизайнера в команде и т.д.

При всем при этом работай со своими ожиданиями как к себе, так и к другим. Помни: ты – человек, и окружают тебя люди, а не супергерои. Если взвалить на себя и команду слишком много, долго вы не протянете и в итоге потеряете продуктивность.