Простые инструменты управления временем: краткий обзор Как | Бизнес | Финансы | Инвестиции
Простые инструменты управления временем: краткий обзор
Как все успеть? Этим вопросом задается каждый современный человек. Принципы и техники тайм-менеджмента помогают в этом. Но можно научиться ежедневно экономить час времени и оставаться неудовлетворенным, если выбрано неправильное направление вашей жизни в целом. Поэтому прежде чем экономить время, задайте себе вопрос: «В правильном ли направлении я действую?»
Простые инструменты управления временем
Политик и ученый Бенджамин Франклин разработал пирамиду, которая представляет собой систему планирования как глобальных, так и ежедневных целей. В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Осознание своих сокровенных ценностей требует глубокого самоанализа. У каждого человека они свои. Кто-то в основу пирамиды положит богатство, а кто-то – помощь другим, известность, власть или семью.
Определив свои ценности, как основу, пирамиду Франклина нужно использовать дальше на 5 этажей планирования:
Глобальная цель. Зачем я живу и каким будет основной результат моей жизни?
Генеральный план. Он описывает конкретные макроэтапы, сферы деятельности, конкретные факторы для достижения цели.
Долгосрочный план. Включает детализацию конкретных макроэтапов, которые планируется осуществить в течение 5, 3 или 1 года.
Краткосрочный план. Предусматривает планирование на 1 неделю, 1 месяц или 1 квартал.
План на день. Планирование в рамках дня.
Правильно приоритезировать дела помогает матрица Эйзенхауэра, которая разделяет все задачи на 4 группы:
срочные и важные;
важные и не срочные;
не важные и срочные;
не важные и не срочные.
Люди часто концентрируются на важных и срочных делах, что показывает узкий диапазон их планирования или отсутствие планирования вообще. Такие люди всегда спешат и ничего не успевают, они раздражительны из-за постоянного состояния стресса.
Если человек достаточно хорошо планирует свое время, то большинство дел будут находиться в графе «Важные и не срочные». Выполнение этих дел позволяет спокойно и уверенно достигать своих целей, предотвращая возможные кризисы.
Не важные и срочные дела – это дни рождения знакомых дальнего круга, посещение лекций, на которых вы не получаете полезной информации. По большей части, таким делам надо сказать «нет».
Не важные и не срочные дела логично не выполнять, но, как правило, они выполняются незапланированно. Это пустая болтовня с коллегами, видеоигры, просмотр прикольных роликов и т.д. Отслеживайте, сколько реального времени приходится на данную категорию, и подумайте, как сделать ваш отдых более эффективным.
А правильно осуществлять краткосрочное планирование поможет следующий инструмент – метод «Альпы».
Следуя ему, необходимо:
Составить перечень всех задач. Обратите внимание, чтобы вошли также задачи, которые вы выполняете, но не привыкли планировать. Например, приготовление пищи, физические упражнения и другие бытовые дела обязательно включайте в список.
Расставить приоритет для каждой задачи.
Определить время выполнения задачи. Прикидывая ориентировочное время, лучше прикидывать в большую сторону, добавляя около 20% времени. Это позволит точнее уложиться в план.
Определить, какие задачи можно делегировать и кому. Для людей, которым вы делегируете, обязательно проведите тренинг, поясняя, какой именно результат ожидается, и раскрывая алгоритм выполнения необходимых задач.
Выбрать приоритетные собственные задачи, заняв до 60% своего рабочего времени каждой. Обычно в течение дня могут происходить форс-мажоры, так что 40% оставляем на них. Если вдруг все идет по плану, то выполняем дальнейшие задачи с опережением.
Оценить свои результаты и перенести невыполненное на другой день. Осознание своих результатов – это основа положительной мотивации.
Теперь же освоим эффективный метод ежедневного планирования. Данный метод разработал известный консультант по продуктивности Айви Ли.
