Как представлять в ГИТ документы, если в них содержатся персон | Бухучёт и отчетность

Как представлять в ГИТ документы, если в них содержатся персональные данные работников?

В отношении организации проводится внеплановая проверка, связанная с несчастным случаем, в рамках которой запрашиваются документы по пострадавшему сотруднику. Однако в некоторых таких документах (например, в реестре по заработной плате, в штатном расписании) есть данные и о других сотрудниках. Как предоставлять указанные документы в ГИТ, чтобы не нарушить законодательство о персональных данных?

При проведении проверок государственные инспекторы труда могут запрашивать у работодателей документы (включая материалы фотосъемки, аудио- и видеозаписи, информационные базы, банки данных), объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций (ч. 1 ст. 357 ТК РФ).

В течение 10 рабочих дней со дня получения требования работодатель обязан направить в ГИТ указанные в требовании документы (ч. 4 ст. 72 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации"). Такие документы направляются в ГИТ в виде заверенных копий.

В соответствии с п. 4 Разъяснений Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве", согласие работника на отправку его персональных данных не требуется, если эти данные направляются по запросу органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в силу компетенции, предусмотренной законодательством РФ (прокуратура, МВД России, ГИТ и др.).

Поскольку в рассматриваемой ситуации трудовая инспекция запросила персональные данные только по одному пострадавшему сотруднику, необходимо предоставить в ГИТ данные только по этому сотруднику. Из документов, в которых есть данные других сотрудников (реестр выплаченной зарплаты, штатное расписание и др.), можно сделать выписку по конкретному сотруднику и заверить ее (указать, что это копия, поставить подпись и сделать ее расшифровку, указать дату копии и поставить печать при наличии ее в организации).

При передаче в ГИТ документов, в которых содержатся персональные данные сотрудника, нет необходимости получать у этого сотрудника согласие на передачу его персональных данных.