2021-07-05 14:04:15
Годовой публичный отчет. Секретики
Сделала еще несколько годовых отчетов для разных НКО.
(Опубликовали пока только один — Фонда развития Политехнического музея. Остальные пока в верстке)
Во всех случаях задача звучала примерно так: «мы большие, делаем много и не ясно, как об этом рассказать в одном документе»
Рассказываю, как такие задачи решать =)
1.
Назначить отвественного внутри организации. Даже если вы нанимаете стороннего специалиста, он должен у кого-то получать информацию, сверять данные и тп
2.
Выделить на это время =) Вроде капитан очевидность, но на самом деле почему-то про время все забывают. Я лично сталкивалась с
— «нам надо срочно, потому что завтра аудит»,
— «у нас тут кое-какие изменения, поэтому мы не можем сейчас [и тишина на месяц]
— «руководитель проекта не отвечает уже две недели, мы ему три раза напомнили» и тд и тп
При хорошем стечении обстоятельств годовой отчет займет примерно 20 часов работы
3.
Сделайте анкету в гугл формах =) Если нужно собрать информацию у нескольких человек, все они работают в разных графиках и у каждого свой стандарт отчета (например, перед донорами и грантодателями) — самый простой способ попросить их ответить на 5-10 стандартных вопросов в анкете. Но для этого, нужно заранее продумать структуру отчета и задать конкретные вопросы. Например в этом году:
«Как на результатах проекта отразился COVID?»
«Сколько благополучателей получили помощь?»
«Сколько мы привлекли/портратили в рамках проекта?» и тп
4. Как есть — так и говорите =) Очень часто голосом мне проговаривают понятные, четкие результаты. А как начинают писать — так куча красивых бессмысленных слов. Пришлось заморозить проект? Так и говорите. Нет пока результатов, потому что сдвинулись сроки? Это тоже итог, расскажите о нем
5.
Используйте отчет как терапию, командообразование и профилактику выгорания.
На самом деле в процессе, а особенно в результате этой работы становится понятно, как много и хорошо мы все поработали за год. Признать вклад каждого подразделения/человека, показать, что «мы тебя видим»
Обратная сторона — переругаться всем, пытаясь показать, что мы работли лучше, чем они =) Так делать не надо.
P.S. И, конечно, пользуйтесь услугами корректора, профессионального верстальщика и иллюстриратора — графики, схемы и фотки украшают отчет
96 views11:04