​​Работа с почтой Как-то раз у нас в офисе на целый день выше | Записки офисного работника | Блог о саморазвитии

​​Работа с почтой

Как-то раз у нас в офисе на целый день вышел из строя почтовый сервер. Кто-то случайно прочитал письмо от мошенников и зашел по ссылке с вирусом.

Следует сказать, что за день мне приходит порядка 300 сообщений, где я стою в копии. Как правило это все рабочие рассылки с актуальными данными операционного характера, но для меня больше информационного, так как едва ли 20% из этих писем требуют моего немедленного ответа или реакции.

Почта не работала, при этом доступ к программам и рабочим файлам сохранился. И этот день прошел максимально продуктивно для меня, т.к. не было отвлекающих писем и необходимости постоянного переключения внимания с текущих запланированных задач на срочные, требующие незамедлительного ответа.

Как итог, внедрил и реализовал следующий алгоритм работы с почтой:

отключил всплывающие уведомления о приходящих письмах (чтобы не отвлекаться от текущей работы);
проверяю почту и отвечаю раз в час, концентрируясь первоочередно на запланированных задачах, за исключением тех случаев, когда мне уже звонят и просят незамедлительно ответить по текущим;
создал отдельную папку с задачами, которые не могу выполнить сразу и требуется больше времени на их выполнения (более 20 минут);

Поддержание концентрации внимания и состояние потока является основополагающим для планомерного выполнения намеченных задач и чувстве удовлетворения, которое наступает по факту их достижения.

Всем хорошего дня!