Советы, как эффективно занять минуты совещания #meetings #kic | Управление проектами Multi manager/Project manager менеджер

Советы, как эффективно занять минуты совещания

#meetings
#kickoff

Встречи являются основополагающим требованием в бизнесе, и в каждом проекте есть много типов встреч.

Протоколы собраний, являются фактическим отчетом о встречи. Это больше, чем повестка дня совещания, они включают краткое изложение обсужденных ключевых вопросов, предложенных идей и принятых решений. Они используются для информирования тех членов команды или заинтересованных сторон, которые не присутствуют. Создание заметок о собраниях обычно поручается назначенному участнику собрания, например руководителю проекта, или кому-либо, исключительно ответственному за ведение заметок, например исполнительному помощнику.

Как занять минуты встречи: наши простые советы

Выберите и настройте шаблон протокола собрания и приходите на собрание полностью подготовленным.
Записывайте заметки о встрече во время встречи или сразу после нее в удобном формате.
Послушайте, прежде чем писать. Лучше кратко изложить концепцию происходящего, чем пытаться записать все сказанное.
Используйте маркеры и ключевые слова для удобства чтения.
Придерживайтесь фактов и оставьте в стороне личное мнение.
Запишите то, что по итогу должен сделать тот или иной член встречи.
Наметьте следующие шаги с указанием ключевых дат и ответственных людей.


Как настроить шаблон протокола собрания

Документирование эффективных заметок о собраниях начинается до их проведения. Использование базового шаблона может помочь вам спланировать и организовать встречу заранее, чтобы вы могли сосредоточиться на задаче и достичь целей встречи в течение отведенного времени.
Шаблоны доступны в большинстве программ обработки текстов или их можно найти в Интернете. Вы также можете создать свой собственный шаблон протокола собрания.
Хороший шаблон протокола собрания должен включать, как минимум, эти основные пункты:

Тема встречи, включая название проекта или этапа

Дата и время проведения совещания

Список участников, включая руководителя собрания

Статус всех пунктов и задач предыдущей встречи

Дополнительные пункты для включения в протоколы заседаний, если это необходимо:

Место проведения совещания

Продолжительность совещания

Список членов команды, которые не присутствовали

Любые утвержденные решения

Дата и время следующей встречи

Вопросы, которые будут обсуждены на следующем совещании

Ожидаемые действия от товарищей по команде к следующей встрече

Если вы все еще не знаете, как составлять протоколы совещаний, знайте, что ведение заметок-это навык, который со временем совершенствуется. Для сложных проектов и задач попросите другого члена команды, хорошо разбирающегося в предмете, просмотреть ваши заметки на корректность, а также любые действия, которые могли быть пропущены, прежде чем распространять их.