Как управлять постоянно меняющимися требованиями? #management | Управление проектами Multi manager/Project manager менеджер

Как управлять постоянно меняющимися требованиями?

#management
#requirements

Постоянно ли меняются требования к вашему проекту?  Умеете ли вы управлять ожиданиями заказчика?

Представляем наши рекомендации.

Когда требования продолжают меняться, важно зафиксировать их как можно быстрее, чтобы вернуться в нужное русло. Работайте над тем, чем вы можете управлять, и разработайте процесс адаптации к будущим изменениям.
Определите, где вы сейчас находитесь и как вы будете реагировать на изменения. Можете использовать табличный вид.

Инструменты управления изменениями

Четкий набор требований

Вернитесь к своему документу об области применения, техническому заданию, бизнес-обоснованию или уставу проекта. Что пытается достичь этот проект
Это формирует базовую структуру ваших требований. Перечислите все требования, которые вы в настоящее время предъявляете к проекту, и убедитесь, что все они связаны с целями проекта.

Попросите всех ваших заинтересованных сторон просмотреть список и подтвердить, что в нем представлено текущее представление о том, что они хотят получить от проекта.

Если существуют противоречивые требования – Маркетинг хочет, чтобы виджет был синим, а Службы поддержки клиентов хотят, чтобы он был оранжевым, – приводите их к единому мнению. Возможно, было бы проще заставить всех присутствующих в одной комнате согласовать окончательный список, хотя, если вы ожидаете, что возникнут некоторые конфликты, вы могли бы в первую очередь организовать индивидуальные митинги с каждым из ваших заинтересованных сторон.

Определите ожидания

Устанавливайте и управляйте ожиданиями. В рамках обсуждения со всеми заинтересованными сторонами проекта их требований и окончательного списка найдите время, чтобы объяснить им, что  внесение изменений всегда сопряжено с затратами. Если они передумают в будущем и захотят добавить или изменить требование, придется заплатить определенную цену. Это не всегда финансовая цена.

В результате изменения:
Проект может занять больше времени или завершиться раньше
Может потребоваться больше ресурсов
Результатом может быть результат иного качества, чем тот, который был согласован ранее
Проект может стоить дороже.
Изменения часто желательны, поэтому о них не стоит беспокоиться.
Примите изменения: заинтересованные стороны должны знать, что у них есть возможность вносить изменения в случае необходимости.

Тем не менее, они должны делать это с полным пониманием того, каким должно быть воздействие и как возможно внести изменения. Например, гораздо проще учесть изменения на ранних стадиях проекта.

Создайте (или просмотрите) процесс управления изменениями

Теперь у вас есть базовые требования к проекту, вам нужно знать, что делать, если вас попросят внести еще одно изменение.
Процесс управления изменениями информирует о том, как обрабатываются запросы на новые требования или изменения существующих требований.

В любом случае, шаги, которые нужно пройти, одинаковы:
Получен запрос на внесение изменений в базовые требования.
Изменение оценивается в соответствии с установленными критериями, как правило, влияние на:
Расписание
Ресурсы
Другие требования
Бюджет
Риски проекта
Цели и проект в целом, если изменения не будут внесены.

Принимается решение о том, следует ли вносить изменения или нет.

Если да, задокументируйте изменения, обновите планы и расписание и сообщите всем об этом.
Если нет, сообщите лицу, запросившему изменение, что работа не будет выполнена, и объясните причины.

Любой из вариантов хороший. При необходимости предоставьте обратную связь запрашивающему и команде, чтобы у всех было одинаковое ожидание того, что произойдет дальше.

Вы на верном пути, когда:
У вас есть четкий набор требований, которые будут служить основой
Все понимают, что означает внесение изменений в них