7 правил написания email Борис Шпирт, эксперт по клиентскому | Маркетинговые щи

7 правил написания email

Борис Шпирт, эксперт по клиентскому сервису и продажам, предлагает следующие правила — чтобы было меньше недопонимания и проблем с клиентами:

1. Старайтесь писать так, чтобы вас поняли и поняли однозначно. Прочтите текст глазами получателя. Перепишите все, что может быть не понято или понято не так.

2. Пишите лаконично и емко. Если без слова, предложения или абзаца можно обойтись, не теряя ничего по смыслу — выкиньте эти слово, предложение или абзац.

3. Не пишите длинных писем. Все, что длиннее 5 абзацев, не прочтут. В лучшем случае пробегут глазами, уловив 20% сути. Вместо лонгрида лучше напишите 2 коротких письма. И лучше не пихать в одно письмо больше 3–5 вопросов.

4. Заголовок должен отражать тему и суть письма. Если вы отвечаете на письмо, но предмет обсуждения — другой, поменяйте и заголовок.

5. Структурируйте текст письма. Сплошные тексты это болото для глаз и ума, в котором тонет суть. Разбивайте текст на абзацы и пункты. Нумерация тоже помогает.

6. Соблюдайте простую драматургию в письме:

— Вступление. О чем будет письмо, чего вы хотите от корреспондента, что он должен сделать (рассмотреть, подумать, ответить, сделать и т.п.).

— Основная часть. Тут изложите всю нужную информацию, соображения и вопросы к вашему визави.

— Заключение. Тут надо кратко повторить главные мысли и четко описать, что должен сделать визави (call-to-action).

7. Сохраняйте позитивную тональность. Не стоит писать: «Ааа… у нас все отвалилось и не работает!!! Мы возимся уже полдня и до сих пор не починили!!!» Напишите вот как: «Мы обнаружили некорректную работу и сейчас чиним».

Согласны с автором? Или не хватает чего-то важного?