Мы вели учет, но потом бросили, как быть? Продолжаем обсуждат | LemonPie

Мы вели учет, но потом бросили, как быть?

Продолжаем обсуждать важные вопросы управленческого учета.

Для начала, нужно разобраться, почему бросили. Причина, как правило, одна — нет реального спроса на результат. А вот поводов может быть множество:

Руководитель не получает ту информацию, которую рассчитывал получать. Такое часто случается, когда управленческий учет строится не от формулирования результата: «хочу вот с такой регулярностью видеть вот такие данные». А от того, что может (готов) дать сотрудник, который этот учет ведет.

Как правило, такое происходит, например, если бухгалтер берется поставлять информацию, но при этом «на своих условиях» — выгружая какую-то информацию из 1С. В итоге, руководителю нужно ломать голову, чтобы понять, что это за цифры и что они могут ему сказать. А для бухгалтера это тоже, как ни крути, дополнительная работа. Вот и получается — всем добавилось хлопот, а толку ноль.

Руководитель не понял, зачем ему это. Такое происходит, когда инициатива вести управленческий учет исходит не от самого руководителя. Или он на своем месте не занимается анализом данных. Говорит: «вы мне принесите информацию, а я решу». И ждет, когда за него уже сделают всю аналитическую работу, а какой инструмент для этого используется — неважно. В результате, он не видит всего объема аналитики. И соответственно, обесценивает эту работу.

Что же делать

Сформулируйте очень четко проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Например, я не знаю сколько у меня денег на зарплату есть сейчас. Или, я не знаю какой остаток по гранту у меня будет на начало следующего месяца.

Теперь переформулируйте эти проблемы в ожидаемый результат. Я хочу видеть какой остаток по статье «Фонд оплаты труда» у меня есть на последний день недели/месяца, с учетом (без учета) выплат по уже существующим зарплатам, по каждому проекту отдельно (без разбивки на проекты), по каждому источнику финансирования (без этой разбивки)...

Продумайте, можете ли вы это сделать с теми данными, которые есть у вас сегодня. Поговорите с бухгалтером — есть ли у него эти данные в нужном вам разрезе. Можете ли вы слегка «облегчить» условия, чтобы вам не нужно было ничего делать дополнительно.

Например, вы сейчас можете получать такие данные только в середине следующего месяца. Вас это устроит? Или разбивки по проектам не будет, но будет по источникам финансирования.

Только когда вы поняли, что без дополнительной работы никак нельзя, начинайте ее. Попробуйте сделать «прототип» — небольшую табличку, которая покажет вам эту информацию на данных прошлого месяца (полугода). Тут вы и сможете проверить — действительно ли это то, что вам нужно было. И у вас не будет «горящих сроков» — с прошлым полугодием вы точно никуда не опоздаете

А теперь можно начать делать тоже самое уже на актуальных данных. Помните, что вы неминуемо добавляете себе работы. Управленческий учет — это не упрощение работы. Но повышение ее эффективности. Это необходимо для того, чтобы вы могли контролировать финансы организации и принимать обоснованные управленческие решения.