Причины, почему внедрение таск-менеджера может только добавить | Fresh Product Manager

Причины, почему внедрение таск-менеджера может только добавить хаоса и рутинных действий вместо того, чтобы оптимизировать рабочий процесс

Сейчас активно нарабатываю экспертизу в оптимизации бизнес-процессов и вижу следующие истории:

1. Мышление «задачами» вместо «ценности, поставляемой клиентам» / «ценности для проекта»
Каждый отдельный специалист исправно выполняет свои задачи, но вы не достигаете общей цели, потому что нет понимания процесса в целом.
Решение: визуализировать весь рабочий процесс, построить взаимосвязи между задачами и между этапами работы, чтобы каждый участник видел, как именно его задача влияет на выполнение всего проекта. Также можно внедрить OKR для полной синхронизации и ведения команды к общей мотивирующей цели.

2. Коммуникация в обход системы
Где ведется коммуникация – там и будет внимание людей. Если это происходит не внутри трекера, а в почте или чатах, необходимости заходить в трекер у людей не будет. Либо появится еще один канал отвлекающий от работы.
Решение: выбрать систему, позволяющую вести коммуникацию и обмен файлами прямо в карточке задачи. Ставить задачи только через систему и обсуждать их только в карточках. Не писать на почту, в мессенджеры. И регулярно проводить “субботники”, наводить порядок и оптимизировать навигацию в ней.

3. Оценка производительности по часам работы вместо времени производства 
Например, сотрудник работал над задачей 1 час, но ждал данные 8 недель. Вопрос – через сколько заказчик получил результат, который ждал? Если фокусироваться только на времени, которое фактически потрачено на задачу, вы не увидите реальной картины. 
Решение: выбрать таск-трекер, который наглядно отображает время нахождения задачи на каждой стадии, автоматически собирает отчетность по времени производства, позволяет блокировать задачи, которые находятся в ожидании.

Результат зависит от того, готовы ли вы выстраивать осознанный рабочий процесс, и позволяет ли это выбранный вами инструмент.

Рекомендую обратить внимание на сертифицированный российский сервис — Kaiten. Это не просто карточки с задачами, а гибкий профессиональный инструмент для управления рабочими процессами. 

Вы можете попробовать его бесплатно на своем проекте.

Также полезно в моих кейсах было: 
– есть все возможности, чтобы закрыть решения, о которых написано выше;
– можно использовать в защищенном облаке или установить коробочное решение на свои серверы;
– есть инструменты для работы по Kanban и Scrum: визуализация процессов, WIP-лимиты и детальная agile-аналитика.