EASY — управление задачами, проектами и удалёнными командами

2022-11-14 16:15:18 КАК СТАВИТЬ ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ПОДРЯДЧИКУ

Соберите все необходимые материалы и причешите их. Если есть материалы в чьей-то голове, но нет в текстовом виде — оцифруйте их.

Разложите материалы по папкам и дайте названия всем вложенным файлам. Никаких «12dkjfh.PDF»

Продумайте последовательность изложения информации — хаоса быть не должно. Поставьте себя на место исполнителя и подумайте, каким должен быть ход работы, в какой момент и какая информация будет нужна. Если продумаете это наперёд, то потом вас меньше будут дёргать.

ВСЕГДА указывайте дедлайны.

Оформите и структурируйте текст, чтобы не было разных шрифтов, грамматических ошибок и оформительской вакханалии.

Порядок в ТЗ — порядок в голове

Подсветите или выделите жирным глаголы действия, дедлайны и всё, что считаете важным, чтобы взгляд читателя автоматически падал на эти места ТЗ.

Перечитайте. Раскройте мысль там, где её можно воспринять двояко. Вас не должны понять неправильно.

Правило: одна мысль — одно значение

Уточните у подрядчика, есть ли у него вопросы после прочтения ТЗ.

Есть что добавить? Открыть/Комментировать

2022-11-11 10:37:11 Как общаться с подрядчиками

Практически в любом бизнесе бывают ситуации, когда штатных сил не хватает и приходится нанимать подрядчиков. Хотя бы раз, но такое случается — даже digital-агентства в угаре дедлайнов могут нанять другое агентство.

Но как выстроить сотрудничество с новыми людьми, чтобы получить нужный результат? Как защитить себя заранее и предотвратить факапы?

Сверка ожиданий
Узнайте о всех условиях сотрудничества и что конкретно входит в работу подрядчиков. Важно сверить ваши ожидания с тем, что подрядчик может предложить — возможно, на одну и ту же работу вы смотрите по-разному.
Договоритесь на берегу об объеме, сроках и приёмке результатов.

Составьте подробное ТЗ
Ваша задача: дать подрядчику широкую картину, как можно полнее рассказать о своём проекте и ожидаемых результатах. После прочтения ТЗ должно быть понятно, какие реальные причины вашего запроса и что поставлено на кон.

Не нужно думать, что подрядчик Ванга и сам обо всём догадается, поэтому от грамотности ТЗ зависит результат.

Например, это не ТЗ, а поручение:
Сходи, купи молока

А вот это ТЗ:
Мне нужно молоко:
Купи его до 18:00 сегодня.
Молоко должно быть в тетрапаке.
Молоко должно быть безлактозным или растительным.
Лучше купить его в «Муму», если там не будет, то в «Луга» — тоже сойдёт.
Другое молоко мне не нужно.

Познакомьте со всеми стейкхолдерами
Чтобы у подрядчика была связь с нужными людьми. А также расскажите о культуре компании, как у вас принято общаться и выстраивать работу с коллегами. Дайте исчерпывающую информацию, чтобы и внешним и внутренним сотрудникам было удобно друг с другом коммуницировать и они не тратили время на выяснение и объяснения таких вещей, которые можно оговорить до начала работы.

Давайте обратную связь
Подпитывайте вовлечённость и демонстрируйте свою. Главное: помните про правила конструктивного фидбека, который даёт рост, а не угнетает.

Подрядчик — не ребёнок, а специалист
Дайте ему шанс на самостоятельность и тогда, возможно, вы получите результат, превышающий ваши ожидания и хотелки.

Не занижайте стоимость работ и не тяните с оплатой
Тут всё просто: невыгодно работать с вами = меньшая мотивация, меньше мотивация = тяжелее процесс и хуже результат.

Работайте
Парадоксально, но делегирование не освобождает от ответственности, её наоборот становится даже больше. Если вы постоянно контролируете исполнителя, но при этом сами в ответственный момент пропадаете, то скоро ваши дедлайны и задачи перестанут воспринимать всерьез.

Вывод
Взаимоотношения с подрядчиками нужно выстраивать по такому же принципу, как и со штатными сотрудниками: сроки, планирование, согласования, риски, участие, сотрудничество, человечность, ответственность. Открыть/Комментировать

2022-10-31 09:15:22 При выборе сервиса помните, что он должен помогать решать задачи, а не становиться очередным модным цифровым продуктом, затрудняющим деятельность и мешающим эффективному взаимодействию внутри команды.

Собственно, почему наш сервис и называется EASY.

Если в вашей команде меньше 5 человек, то можете работать в нашем сервисе бесплатно и без ограничений функционала. Открыть/Комментировать

2022-10-31 09:15:21 Кто эффективней: псих-одиночка или командный игрок

Мало кто знает, но в конце 90-х Стив Джобс приобрел у Lucasfilm компанию, которая занималась компьютерной графикой, превратив ее в студию Pixar.

Говорят, что в офисе было три отдельных помещения:
• для аниматоров
• компьютерщиков
• и руководителей

Казалось бы, а что такого, удобно же. Но Джобс посадил всех в одном большом опенспейсе, чтобы они могли общаться и совместно решать задачи.

И это сработало — сотрудники Pixar почувствовали себя командой, которая способна создать нечто великое. Что из этого получилось — вы знаете.

Каждая история успеха так или иначе, но связана с командой. Поэтому, если хочется сделать что-то крутое, сначала нужно научиться выстраивать работу команды.

Исследования показывают, что коллектив из 2-5 человек работает эффективней, конечно, при условии их профессионализма и адекватного распределения ресурсов, функций и обязанностей.

Три проблемы командной работы

Дистанционная работа — сложно отслеживать прогресс.
Социальная лень — когда вялый работник «заражает» остальных.
Непонимание зоны ответственности, своей и своих коллег — из-за этого бывает сложно адекватно оценить задачу и взаимодействовать с другими причастными.

Решение этих проблем — зона ответственности руководства. И первое, что нужно сделать:

обозначить ценности компании и проекта
определить показатели успеха по проекту в целом и задачам в частности

Вот несколько правил, которые помогут избежать конфликтов в рабочем пространстве, перекладывания ответственности и демотивации коллег. Ну и помогут добиться цели:

Быть позитивными
Негативный настрой плохо сказывается на мотивации и работе команды. Нужно вовремя отслеживать таких коллег и собирать обратную связь, чтобы устранить причины негатива и скорректировать работу всей команды.

Принимать простые решения
В 21 веке тяжело изобрести велосипед, поэтому лучше воспользоваться готовыми решениями и адаптировать их под свой проект.

Например, круто составлять скрипты, инструкции и гайды. Если однажды получилось что-то крутое — проанализируйте, как вы к этому пришли, и зафиксируйте в документе, чтобы коллеги могли легко повторить опыт.

Обращаться к помощи зала
Не нужно стесняться просить помощи у коллег или даже руководителя. Это нормально. Если стесняетесь, то попробуйте осознать простую истину — чаще всего люди очень любят помогать, показывать и рассказывать, как правильно. Ну вспомните советчиков

Только тут советчики будут не токсиками, а адекватными коллегами-помощниками.

Совершать каждое действие через пользу
Ко всем коммуникациям подходить осознанно: не давать пустых обещаний без предварительных уточнений деталей и оценки собственных сил, возможностей и необходимости этих действий в рамках главной цели.

Например, прежде чем ставить задачу или принимать какое-то решение, полезно задать себе вопросы:

«Это действие приведет меня и мой проект к результату?»

«Это действие точно обязательно и без него нельзя обойтись?»

«Эта задача коррелирует с главной целью проекта/компании?»

Чем меньше будет ненужных действий, тем больше времени останется на продуктивность и реальное достижение цели.

Привносить что-то новое
Искать и интегрировать в проект тренды, новые технологии и всевозможные классные фишки. Заниматься саморазвитием полезно не только для себя, но и для команды, ведь слабые всегда тянутся за сильными, так растет уровень компетентности и осознанности.

Чаще синхронизироваться
Чтобы не было вот этого дурацкого мисандерстендинг, когда один что-то придумал и пошёл даже воплотил, а вся остальная команда не в курсе.

Главный поинт статьи: не работа 24/7 делает проект прибыльным, а когда команда думает головой и каждое своё действие соотносит с целью проекта и компании.

Так что проблемы командной работы решают три вещи:

установленные правила в коллективе
его корпоративная культура
и среда обитания, то есть сервисы для совместной работы Открыть/Комментировать

2022-10-26 15:42:26 Почему полезно быть почемучкой

Чаще всего проблемы похожи на айсберг — видна только поверхность, но не первопричина. Пытаясь решить проблему поверхностно, мы не получаем ожидаемого результата и начинаем считать себя либо неудачниками, либо «ну штош, жизнь такова и никакова иначе».

Ха! Как бы не так. Нужно всего лишь докопаться до сути, чтобы решить проблему по-настоящему.

Дотошный основатель Toyota Сакити Тоёда для решения производственных задач компании разработал метод «5 почему». И он оказался настолько хорош, что разлетелся по всему миру и проник во многие сферы: психологию, управление проектами и обычную жизнь.

Смысл метода очень прост: если задать вопрос «Почему?» пять раз, то ответы приведут к первопричине проблемы, а значит и решение априори будет эффективней поверхностных попыток.

Как докопаться до себя

Сформулируйте проблему.
Задайте вопрос: «Почему это произошло?»
Ответьте.
Снова спросите себя: «Почему это произошло?»

И так до тех пор, пока вопроса «Почему?» больше не возникнет.

Вы увидите, как простые вопросы-ответы сложатся в логическую цепочку и приведут к первопричине.

Пример

Проблема: Не отправили дайджест новостей о проекте вовремя.

Шаг 1. Почему мы не отправили дайджест вовремя?
В прошлый раз мы обещали пользователям, что выкатим одну новую фичу, но не успели реализовать её до указанного срока.

Шаг 2. Почему не успели?
Потому что новый разработчик был сильно загружен и не справился к сроку.

Шаг 3. Почему новый разработчик загружен и не справляется с дедлайнами?
Потому что не успел вникнуть в проект.

Шаг 4. Почему новый разработчик не вник в проект, если у него на это было два месяца?
Потому что у нас проблемы с онбордингом.

Шаг 5. Почему у нас проблемы с онбордингом?
Потому что его как такового нет — новенькие долго вливаются в работу, а команда тратит много рабочего времени на их онбординг, работа проседает.

И вот за пять шагов мы пришли из состояния «мы всего лишь не отправили дайджест вовремя» в «капец, неужели из-за онбординга мы теряем так много ресурсов команды впустую?!».

Причём не обязательно задавать именно пять вопросов, до сути можно докопаться и за три и за восемь.

Лайфхак: если обсуждать всей командой, то скорее всего вы выявите более объективные и значимые причины.

Важно помнить: результат метода сильно зависит от способности исследователя отыскать причину.

В примере на третий вопрос можно было бы ответить и так:

«Потому что менеджер вовремя не подключил второго разработчика»

«Потому что разработчик вовремя не делегировал эту задачу»

Тогда и первопричина была бы совсем другой, например, в недостатке разработчиков в команде.

Пользовались когда-нибудь таким методом в работе? Открыть/Комментировать

2022-09-13 15:38:47 Как обустроить офис для работы в гибридном режиме: опыт команды EASY

С начала пандемии удаленка и гибридный формат стали новой реальностью, причем удобной не только сотрудникам, но и экономически выгодной самому бизнесу. Офисные площади и затраты на них сильно сокращаются за счет уменьшения закрепленных за сотрудниками мест. А сами работники формируют новую этику пользования общими зонами.

До 2020 у нас было два офиса и команда EASY приходила на работу каждый день, сейчас же расклад такой:

50% — на полной удаленке
40% — работают в гибридном режиме
10% — выходят в офис пять дней в неделю

Поэтому мы закрыли один офис и теперь экономим сундук денег каждый месяц Но для нового режима работы нужно было улучшить и доработать офисное пространство.

Что сделали:

Серверная комната
Если у вас она есть, то подумайте в сторону облачных решений. У дата-центров есть одно, но очень весомое, преимущество — бесперебойная работа.

По статистике, в офисе хотя бы раз в полгода-год отключается электричество и интернет. Поэтому мы изначально пошли по наиболее современному и стабильному варианту пути.

Склад для документов
Архив — боль любой компании, которая по закону обязана годами хранить тонны макулатуры. Для бумажного архива можно снять склад, но нам пока что хватает своих площадей в офисе.

Лайфхак 1
Не снимайте под архив подвалы и нижние этажи домов — их может затопить.

Лайфхак 2
Избегайте помещений на бывших производственных площадках или рядом с общепитом, если не хотите, чтобы документы стали чипсами для крыс.

Лайфхак 3
Снимайте помещение с круглосуточным доступом и как можно ближе к офису.

Расписание
В гибридном режиме важно соблюдать график работы и правила.

У нас такие:

Привести в порядок рабочее место перед уходом — завтра его займет кто-то другой, ему будет приятно сесть за чистый стол
Ненужные вещи убрать в шкафчик — у нас их несколько
Забронировать рабочее место на неделю вперед

Сотрудники одного отдела или смежных специальностей приходят в офис в определенные дни. Например, отдел маркетинга выходит в понедельник и четверг. Если кому-то из продажников, например, нужно обсудить дела с маркетологом, они знают, в какой день забронировать себе рабочее место, чтобы пересечься.

Система мотивации
Тут, конечно, up to you — вариантов масса. Предложите коллегам самим выбрать мебель или цвет стен, например. Мы поставили в общей зоне хоккей, диванчики для отдыха, большой телевизор, кофе и все такое — хотели сделать максимально уютно и по-домашнему.

Еще люди с большим удовольствием будут ездить в офис, если он удобно расположен. У нас рядом метро, МЦД и есть где вкусно пообедать. В большом городе транспортная доступность офиса и инфраструктура — решающий фактор.

Экологичный контроль
По нашим ощущениям, за последние лет 5-10 все больше компаний уходят от рабской системы контроля. Теперь от сотрудников не требуют отчитываться за минутное опоздание, например. Но контроль должен быть какой бы суперсовременной, продвинутой и бирюзовой ни была бы компания.

Сделать это можно мягко и экологично — заведите коллег в сервис управления проектами. Да, вы вряд ли сможете следить, кто опоздал, а кто пришел вовремя. Зато всегда будете в курсе результативности: кто успел выполнить задачи в спринте, сколько лидов принес, сколько продаж выполнил. Это же важнее для бизнеса. Открыть/Комментировать

2022-08-19 10:07:22 «Все бы ничего, но вот Герцогиня, Герцогиня! Она придет в ярость, если я опоздаю! Она именно туда и придет!»

Если узнаете себя в вечно опаздывающем Белом Кролике из «Алисы в Стране чудес», поздравляем — у вас синдром! Как с этим жить, читайте в статье Открыть/Комментировать

2022-08-09 16:01:11 К важным, но не срочным задачам бывает тяжело подступиться. Включается режим прокрастинации — резко усиливается гравитация к дивану, а огромная волна информации заставляет безудержно серфить в интернете.

Что делать? Открыть/Комментировать

2022-07-27 17:36:50 ​​Пользовались Trello, а теперь ищете аналоги? Мы уже сравнили этот популярный сервис с EASY TASK, вам осталось только прочитать статью и принять решение Открыть/Комментировать

2022-07-22 11:31:14 ​​Знакомьтесь, это Алексей Шеин. Он руководит отделом маркетинга EASY.
Алексей любит не только анализировать метрики, но и повышать эффективность команды и оптимизировать процессы. В статье рассказал, как проводить совещания с пользой, а не тратить время впустую. Открыть/Комментировать