Как писать имейлы так, чтобы их читали? Часть 2. Шаг 5. След | просто чатик

Как писать имейлы так, чтобы их читали? Часть 2.

Шаг 5. Следите за речью.

Если вы работаете не в юридической конторе, у тебя нет ни одной причины наполнять свою речь многослойными конструкциями и канцеляризмами.
Вот (далеко неполный) список признаков удушливой письменной речи:

— неоправданное словоблудие,
— очень длинные, грамматически сложные предложения,
— изобилие аббревиатур, терминов, ссылок на «решения администрации от 12.12.2021» и прочих ненужных подробностей,
— нагромождение отглагольных существительных («подтверждение совершения сделки»),
— слабые сказуемые (когда не «мы принимаем решение», а «решение принимается» — оно само, мы здесь ни при чём!).

Золотое правило понятной коммуникации — писать так же, как вы говорите. Если при чтении вслух запинается язык, а речь звучит как на заседании политбюро, — нужно упрощать.

Шаг 6. Добавьте жизни.
Когда письмо написано и готово к отправке, проверьте его на наличие эмоций.

Здесь, конечно, важно учесть контекст и не вставлять шутки и мемы в письма с уведомлениями об увольнении. Но если ничего страшного не произошло, даже на серьёзные темы можно говорить динамично и с юмором.

Шаг 7. Финальные правки.

Тема письма. Она должна кратко очерчивать суть сообщения, чтобы при необходимости письмо можно было легко найти в архиве спустя какое-то время.

Если сообщение требует реакции адресата, лучше тоже вынести это в тему: «[Ответ до 15/12] Список гостей на корпоратив».

Продумайте возможные вопросы и ответьте на них в своем письме.

Большой список адресатов. Чтобы предотвратить атаку по кнопке «ответить всем», а также когда нужно скрыть адреса получателей друг от друга, поставьте всех в bcc. Тогда каждый получит свою копию письма и сможет ответить только вам.

Прочитайте вслух. Этот простой приём позволит заметить сложные для восприятия конструкции и тавтологию.

Не пренебрегай вежливостью и правилами приличия.

Полная версия статьи: http://amp.gs/jZ1FM