Деловая переписка: как написать человеку, чтобы он для тебя чт | Цифровая редактура

Деловая переписка: как написать человеку, чтобы он для тебя что-то сделал

Бывает такое: написал кому-то по работе, вроде всё четко сформулировал, а он не сделал. Напоминаешь, а он опять. В итоге, делаешь сам или добиваешься ответа через неделю.

Почему так происходит? Кажется, дело может быть в неправильной коммуникации. И если её починить, то реагировать на ваши просьбы станут чаще. Вот шаблон из пяти шагов, который поможет написать эффективное сообщение. Проверяйте, всё ли у вас так

1. Обратиться

Самый простой шаг — убрать всё не нужное и соблюсти формальность обычным «Здравствуйте» или «Привет». И обязательно добавить имя. Запрещено писать «Привет» и ждать ответа: только полноценное сообщение сразу.

2. Представиться

Написать, от кого пришли, какой задачей заняты и откуда контакт собеседника, если пишете впервые. Полезно двумя строчками погрузить в проблему, чтобы человек понял, о чём речь. Помните — любое письмо отвлекает, и если оно без содержания, то ещё и раздражает.

3. Выделить важное

Если выходит слишком длинный текст — лучше сделать осмысленным начало абзаца и выделить жирным пару слов. Так человек сможет пробежать глазами по точкам. Не стоит выделять ничего цветом, курсивом, посередине предложений или строчек — это всё мусор.

4. Не давить

Почти любая задача — «срочная». Но сообщать об этом не стоит. От слов «горит», «надо вчера» и тем более корявого «ASAP» скорость не изменится. Так можно только потерять доверие человека, если в итоге окажется, что было не так срочно. Поэтому лучше спокойно сообщить, например, что «комментарии к тексту нужны к среде, чтобы выпустить статью в пятницу».

5. Проявить заботу

Здесь как в продажах — сделайте так, чтобы помочь вам было легко. Можно написать, что документ уже открыт и что там отмечены абзацы, по которым нужны комментарии. Или спросить, когда человек свободен, чтобы за 30 минут решить всё по телефону. Лучше дать собеседнику выбор, а ещё круче — возможность отказать. То есть буквально сказать, что если помочь не сможет, это нормально. И попросить контакт того, кто сможет или помочь чем-то другим.

@digital_txt