О многоуровневом планировании Под занавес выходных решил пого | Саша Чижов (Ex Канал ленивого SMMщика)

О многоуровневом планировании

Под занавес выходных решил поговорить о том, как добиваться максимальной эффективности в работе. Возможно, кому-то мои советы помогут сделать следующую неделю более продуктивной.

Итак, залог максимальной эффективности в работе – это наличие под рукой плана задач. Если твой рабочий день начинается с понятного списка задач – ты сделаешь больше примерно в два раза.

С точки зрения постановки задач, у нас есть несколько важных уровней. От макромасштаба до конкретных списков.

На уровне макропланирования мы разрабатываем стратегии. Стратегия для нас – это методы достижения целей, которые мы ставим перед агентством.

В январе 2023 года мы разработали стратегию, в которой есть ряд целей, например рост x2 за 2023 год, повышение стоимости часа, увеличение продляемости проектов, рост зарплат и так далее. У всего есть четкие цифры.

Под эти цели мы спланировали комплекс проектов, которые должны помочь нам достичь этих целей. Например, улучшение продуктов Студии, реструктуризация агентства, обновление HR-стратегии и так далее.

Далее эти проекты мы разбиваем по ответственным, ответственные составляют планы работ и устанавливают дедлайны, после чего “ветра в паруса”.

Раз в квартал мы подводим промежуточные итоги выполнения проектов – кто и как успевает, кто не успеваем и почему. Корректируем планы.

Раз в полгода, а конкретно в конце июня, мы подводим первые итоги за полугодие и корректируем стратегию на остаток года. Этим мы занимались как раз на прошлой неделе. Посмотрели что сделано, какие цифры получены и что делать дальше. Например, агентство выросло на 85 % относительно аналогичного периода 2022 года. Близко к KPI. Радовать.

Раз в месяц мы прорабатываем задачи на месяц. Опять таки – задачи напрямую связаны с выбранной стратегией и целями. Завтра у нас утром как раз будет такая встреча – проговорим с управлением у кого какие задачи на месяц, какие у нас KPI по обороту, продляемости и так далее.

Так как я один из руководителей, я по итогам встречи тоже для себя фиксирую что для меня самое важное сделать за месяц. Например, одна из моих важных задач – презентовать команде итоги полугодия через неделю. Буду готовиться.

Далее из месячных планов мы фиксируем план на неделю – тут мы проговариваем основные задачи, планируем совместные встречи с руководством на неделе, бронируем себе время на те или иные задачи.

Как раз тут я, как и остальные управленцы, формируем свою рабочую неделю. Я с точностью до 70-80 % знаю, в какой день, во сколько и с кем мне надо будет работать, а где мне нужно будет самому позаниматься своими задачами.

В производстве команды тоже собираются каждый понедельник и также планируют свои задачи на неделю.

Ну и дальше уже я формирую каждое утро свой распорядок дня. Смотрю, какие встречи и работы уже назначены ранее, свободные слоты занимаю тем, что появилось в течение недели. А появляется всегда, поэтому я всегда забиваю график только на 70-80 процентов.

Такая многоуровневность “годовая стратегия - квартальные чек-поинты - месячные тактики - недельные планы работы - ежедневные списки задач” позволяет “съедать” макрозадачи ежедневными последовательными порциями и не париться с утра о том, “а что мне делать сегодня”. Это очень помогает.

Завтра начало июля. Хорошее время проанализировать последние полгода, если еще не сделали, сравнить с теми планами, что вы ставили в январе, скорректироваться, выделить важное на квартал, определиться с тем, с чего начнете в июле и запустить это все уже на неделе. Удачного понедельника