Как оформить сотрудника на удалёнке и контролировать его раб | Тинькоф карты / Кредит /Деньги
Как оформить сотрудника на удалёнке и контролировать его работу
Как составить договор на удалённую работу
Удалёнщики работают так же, как офисные сотрудники: ходят в отпуск, берут больничный, получают сверхурочные и командировочные. Но есть условия, которые необходимо уточнить в трудовом договоре на дистанционную работу:
_Формат работы
Обязательно пропишите в договоре фразу «дистанционный формат». Иначе трудовая инспекция во время проверки заставит провести спецоценку рабочего места.
Режим труда и отдыха
Удалёнщики работают, как и обычные офисные сотрудники, 8 часов в день. Но они самостоятельно решают, как выстроить рабочий режим. Например, с 7 до 15 или с 12 до 20 — как им удобно.
*Обмен рабочими документами
_Уточните в договоре один или несколько способов обмена документами: по электронной почте, в мессенджерах, через специализированный софт (например, «Диадок», СБИС, «Астрал Онлайн»). Но если в договоре указана электронная почта, а вы отправите документ по WhatsApp, сотрудник может сказать, что не получал его.
Отчёты о работе*
Работодатель может указать в договоре, что удалёнщик должен отчитываться — за каждый день, неделю или месяц.
_Средства для работы
Уточните в договоре, чьё имущество использует удалённый сотрудник для работы. Если вы предоставляете ноутбук или оплачиваете транспорт, лицензионные программы или мобильную связь, напишите об этом.
*Поводы для увольнения
_В договоре с удалёнщиком работодатели могут написать дополнительные основания для увольнения (с обычными офисными сотрудниками так нельзя). Например, напишите, что вы можете уволить работника, если он не предоставляет отчёт или не выходит на связь в течение трёх дней. Строгого перечня нет — главное, чтобы основания не противоречили закону.
Добавлять можно только основания для увольнения по инициативе работодателя.
Как заключить договор дистанционно*
Трудовой договор с удалёнщиком заключают в том же порядке, что и с остальными работниками. Вот какие документы понадобятся:
Паспорт и СНИЛС.
Трудовая книжка (если есть).
Дополнительные документы: должностная инструкция, положение об обработке персональных данных, инструкция по охране труда.
Обменяться документами при заключении договора можно двумя способами:
Распечатать, подписать и отправить по почте заказным письмом.
Отправить с помощью электронного документооборота (ЭДО).
Если вы подписали документы через ЭДО, в течение 3 рабочих дней отправьте оригиналы на бумаге по почте.
Не перепутайте электронные документы и сканы подписанных бумаг — договор считается заключённым только в первом случае. Если вы обменялись с работником копиями, обязательно отправьте оригиналы.
Как контролировать работу на удалёнке
Отчёт сотрудника — законный способ следить за его деятельностью. Обычно работодатели составляют собственную форму отчёта, по которому оценивают результаты. Можете создать таблицу в Excel и добавить несколько строк: например, количество полученных заявок, заключённых договоров, написанных статей или нарисованных изображений.
Альтернатива «экселькам» — CRM-системы. Например, CRM24, «Мегаплан», AmoCRM. Они помогут дистанционно отслеживать рабочее время сотрудника, контролировать его звонки и письма. В трудовом договоре нужно уточнить, что работник обязан использовать CRM-систему во время работы, а работодатель должен дать доступ и следить за тем, чтобы программа нормально работала.
Ещё один способ организовать удалённую работу — онлайн-сервисы для командной работы. Например, Яндекс.Трекер, Trello, Notion, ActiveCollab.
Короче
Удалённые сотрудники заключают такой же трудовой договор, как и офисные, но с указанием дистанционного формата работы.
Помимо общих требований, в договоре с удалёнщиком уточняют рабочий режим, поводы для увольнения и порядок обмена документами.
Чтобы заключить договор, нужно обменяться подписанными оригиналами по почте или отправить бумаги с помощью электронного документооборота.
Контролировать работу удалённого сотрудника помогают отчёты: в Excel или CRM-системе.
