Дистанционная работа без ЭЦП. Обмен электронными документами | Идеальный сотрудник

 Дистанционная работа без ЭЦП. Обмен электронными документами

«Наши сотрудники будут без ЭЦП. Трудовой договор подпишут на бумаге, а как с ними подписывать остальные документы? ЛНА, графики отпусков, приказы на отпуск и прочее? Компания не хочет на бумаге обмениваться этими документами»
Два таких запроса за неделю, и понятно что нужен пост :-)

Ниже привожу пошаговые действия в зависимости от ситуации:

ПРИЕМ НА РАБОТУ.

Возможны варианты, в предложенной ситуацию считаю третий самым оптимальным:
 Работаем с ЭЦП. Этот вариант в данной публикации не рассматриваем
 Сотрудник приезжает в офис, ставит подпись в трудовом договоре (все как обычно)
 Трудовой договор высылаем работнику заранее по электронной почте. Он знакомится с документом, корректируем при наличии замечаний. После готовности подписать, отправляем к нему курьера с двумя подписанными экземплярами. Работник подписывает оба экземпляра, один оставляет себе, другой тут же отдает курьеру, курьер везет обратно в офис. Такая услуга у курьеров есть.

 Минус варианта 3 - стоимость. Но выпуск ЭЦП также стоит денег + в дальнейшем необходимо использовать какую-то систему документооборота.

 ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ (ЛНА) ПРИ ПРИЕМЕ

Лучший способ – точно также выслать для ознакомления все документы заранее, по электронной почте. В трудовой договор, в «тело» (до подписей) включить пункт:

 «До подписания трудового договора ознакомлен(а) с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением об обработке и защите персональных данных работников, Должностной инструкцией, Положением о дистанционной работе»

 Внимание 

Опасная привычка делать лист ознакомления с ЛНА Приложением к Трудовому договору!

 Если лист ознакомления в бумаге сделать приложением к договору, он станет его неотъемлемой частью. При внесении изменений в документы (при издании новой версии ЛНА), Компании придется опять отправлять курьера и тратить деньги.

Вышеуказанной формулировки в тексте договора вполне достаточно!

 ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

 Внутри Положения о дистанционной работе удобно указать, что Работодатель все локальные акты и распоряжения доводит до Работника по электронной почте, в форме электронного документа / скан-копии. Здесь помним про требование статьи 312.3 ТК РФ –  обязанности обеих сторон «обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде»

 В той же статье есть обязанность дистанционного работника и работодателя подтверждать получение электронного документа от другой стороны.

 Срок нужно указать в Положении о дистанционной работе.

 ПОДАЧА ЗАЯВЛЕНИЙ И СООБЩЕНИЙ РАБОТНИКАМИ

 Писать заявление в бумаге, сканировать и посылать в офис смысла не имеет. Я клиентам предложила вариант «писем-заготовок». Например, в Положении о дистанционной работе пишем, что для подачи заявления на отпуск сотрудник должен написать письмо с темой «Заявление на отпуск, Иванов». В теле написать «Прошу предоставить (вид отпуска», С….По….»)

 Аналогичные «заготовки» предложить работникам на все частые случаи: отпуска, предоставление больничного, согласование командировок и так далее.

 ЧТОБЫ ПОТОМ В ЭТОМ РАЗОБРАТЬСЯ со всеми этими документами
Я советую завести для приема таких заявлений отдельный почтовый ящик, следить за правильностью оформления тем/тел писем, приучать работников. Потом по фильтрам можно будет поднять историю.

 ПРИКАЗЫ

 Приказы издавать все равно нужно в бумажном виде, подписывать у руководителя. Этой обязанности с нас никто не снимал. А вот направить на ознакомление работнику уже можно в виде скан-копии. И снова Работник получает письмо, отправляет ответное, что документ получил, мы сохраняем его на случай, если необходимо будет подтвердить.

Источник: портал HRtime
Автор: Татьяна Бохолдина, юрист по трудовому праву