Какие процессы в изыскательской компании можно и нужно автом | ПИР на весь мир
Какие процессы в изыскательской компании можно и нужно автоматизировать, чтобы сохранять качество и при этом поддерживать высокую скорость реализации
Павел Сёмочкин, сооснователь Гектар Групп и сообщества ПИР на весь мир, руководитель проектно-строительного клуба МРО Деловая Россия поделился промежуточными результатами автоматизации бизнес-процессов в изыскательской компании и прогнозом ее развития в будущем.
Автоматизируйте то, что вам подвластно
Автоматизация - одно из немногих направлений, где можно повышать эффективность труда. Это можно делать за счет новых технологий в производстве или за счет сведения рутины к минимуму в менеджменте. Мы не можем изобрести буровую установку, которая будет бурить в два раза быстрее, но в наших силах сделать так, чтобы всей совокупностью проектов смогло управлять в два раза меньше людей.
Начинайте с простых сервисов
Есть первая стадия ведения проектов - все в голове. Эту стадию мы очень быстро прошли. Следующая - ежедневник: там ты уже начинаешь вести некую базу данных, формировать задачи и т.д. Когда проектов становится больше, то в ежедневнике уже сложно уместить и структурировать всю информацию. Тогда появляются первые таблицы в Excel, с помощью которых можно отслеживать прогресс по проекту и планировать дальнейшие действия. Но такой способ ограничен функционалом программы, поэтому следующий этап - переход на другие сервисы.
Управляйте проектами
Когда компания растет: расширяется штат, увеличивается количество услуг - отслеживать бизнес-процессы в таблицах становится неудобно. Тогда начинается поиск систем для ведения проектов. Для этого есть много бесплатных сервисов - Trello, Kaiten, таск-трекеры. Некоторые начинают вести проекты в CRM-системах: Битрикс, amo. Мы в свое время начинали с amo, но впоследствии поняли, что она устраивает нас только как система для ведения коммуникации с клиентами, а для полноценного управления проектами она узковата. Тогда начали дорабатывать ее в части создания собственной ERP-системы.
Управляйте финансами
Для управления финансами нужны базы данных. Мы в качестве накоплений этих баз используем сервис управленческого учета Финолог - недорогой и очень хороший. Однако он опять же ограничен определенным функционалом.
Самое лучшее, что в нем есть - открытый API. Это значит, что мы можем в автоматическом режиме “дергать” данные из Финолога в свою систему и отображать в удобном для нас виде.
amoCRM используем таким же образом - у них открытый API и данные, которые можно передавать в любую другую систему. Эти 3 системы (amo, ERP и Финолог) - совокупность баз данных, которые мы отображаем в нужном для наших целей виде.
Управляйте взаимоотношениями с клиентами
Эффективное взаимодействие с клиентами поддерживается через CRM-систему. В ней видна вся история коммуникаций с клиентом, любые наши обещания не проходят бесследно, мы всегда фиксируем это в виде задач. Даже если, условно, человек общался с клиентом, потом перестал работать, то другой человек, который придет на его место, увидит всю историю взаимодействий и не будет задавать лишних вопросов.
Ведите 40 проектов одновременно
Что мы имеем на текущий момент: руководитель отдела в единственном числе может вести до 40 проектов одновременно. Понятно, что каждый проект находится на разной стадии реализации. Какой-то в активной фазе, какой-то в завершающей, какой-то объект большой, какой-то маленький, но в совокупности это 40 проектов - и это очень много.
В некоторых случаях руководитель - он же и “играющий тренер”. Это не только тот, кто распределяет задачи и обязанности, иногда он и сам руками много чего делает. Чтобы вести такой объем работы и делать это эффективно, не забывая ни про одну задачу, нужно разгрузить себя, потому что держать в голове 40 проектов - это просто невозможно, а считать финансы по ним - еще более сложная задача.
Как в компании разработали собственную систему управления проектами и финансами и какие результаты она дает - читайте в полной версии интервью.
