Следующий момент, это определить, кто ведёт совещание и ответс | К

Следующий момент, это определить, кто ведёт совещание и ответственного секретаря (протоколиста). Ведущий модерирует, передаёт слово разным участникам, следит за соблюдением повестки и регламента, акцентирует, чтобы важные моменты попали в протокол. Не меньшая ответственность лежит на секретаре. От него зависит, что именно попадёт в протокол совещания, насколько понятно это будет записано и правильно ли будут указаны ответственные.
Есть такая поговорка, что когда в компании кризис, первыми не выдерживают нагрузки секретарши. У нас на глазах были случаи, когда секретаршам, взятым на работу за экстерьер, поручали протоколировать совещания. После этого электрикам надо было монтировать унитазы, экскаваторам класть камень, а кровельщикам тянуть электрику. Практически четыре совещания продолжался этот бред, пока не поменяли протоколиста. В другом случае, было еще серьезней, в протокол не попало достаточно важное поручение контрагенту, тот, не найдя его в протоколе, решил что можно пока забыть, в результате, произошел ряд накладок и серьезный срыв сроков, приведший, практически к срыву инвестиционного проекта. Поэтому секретарь-протоколист должен быть грамотным, ответственным и компетентным.
Протокол должен быть максимально быстро подготовлен после совещания, проверен модератором и разослан всем упомянутым в нём лицам.
От грамотности этих действий зависит эффективность, будет это пустая трата времени или эффективный инструмент управления.