Как готовиться к рабочим встречам
Встречи, статусы, митинги и другие виды совещания — обязательная часть работы. Не важно проходят они онлайн или офлайн, но всегда необходимо к ним готовиться. Как? Сейчас расскажем.
Чек-лист подготовки
— Определи цель встречи и ожидаемые результаты: что обсудить, какие KPI поставить и так далее.
— Составь список задач и тем для встречи, рассортируй их по тематическим блокам.
— Подумай, точно ли нужна встреча. Вдруг можно решить задачу в переписке?
— Разработай план встречи и распиши основные активности. Прикинь, сколько времени потребуется на каждую тему или этап групповой работы.
— Определи список участников. Убедись, что будут те, кто сможет решить задачу. Заинтересованным лицам направь follow up по итогам.
— Если встреча офлайн, забронируй переговорку. Отправь приглашения участникам заранее, пока календари свободны.
— Составь и разошли адженду: укажи в ней время, место, тему встречи. Прикрепи ссылки или материалы для изучения.
— Получи подтверждение от участников: проверь отклики в календаре и, если ключевые участники встречи не подтвердили присутствие, выйди с ними на связь дополнительно.
И конечно, не опаздывай на встречу. Если она назначена на 10:00, в 10:03 уже должен обсуждаться первый пункт повестки. Опоздание более пяти минут без предупреждения недопустимо. Если опаздываешь — предупреди и предложи начать без тебя.
