Как и зачем прописывать рабочие процессы Когда вас несколько | Скромний Маркетолог 🇺🇦

Как и зачем прописывать рабочие процессы

Когда вас несколько человек, все берутся за всё, вместе решают проблемы, вместе что-то внедряют. По мере роста задач и процессов становится больше. Общаться с каждым лично, каждый раз напоминать про какие-либо задачи — практически нереально. Да и не нужно. 

Нужно прописать процессы под каждую должность, задокументировать их и использовать. Может показаться, что это бюрократия, сложности, лишние движения. Но представьте себе такую ситуацию. 

Ваш менеджер по продажам резко решил переехать в другую страну или просто уволиться. Через 3 дня его уже не будет в офисе. Вы хаотично ищете нового человека. Титаническими усилиями находите его за эти 3 дня. Говорите: «Всё, можно работать». Только он не знает еще, как у вас принято работать, какие задачи нужно выполнять, какие процессы и нюансы есть. И вы еще 3 недели вникаете, как работал прежний менеджер, как вы бы хотели, чтобы он работал, как действовать новому сотруднику. 

Другая ситуация. Вам нужно найти еще одного менеджера по продажам (все-таки первый решил остаться или вообще никуда не собирался). Если ваш сотрудник бросит все силы на обучение новичка, некому будет продавать. А вот если бы были четкие должностные инструкции и расписанные процессы, всё прошло гладко. 

Как собрать процессы:

1. Если должность уже существует, привлеките сотрудника. Попросите описать свои рабочие процессы: что конкретно он делает, как часто. Можно разделить процессы по частоте: ежедневные, 1 раз в неделю, 1 раз в месяц. 
2. Если должности еще нет, пропишите, каким образом можно решить актуальные для бизнеса задачи: писать и оформлять 3 поста в неделю для Instagram, делать 1 раз в месяц рассылку, обновлять тексты рекламных объявлений 1 раз в неделю и т.д. 
3. Используйте для этого Google Таблицы и прикрепите ссылки на необходимые инструкции или другие документы. Например: рекомендации для менеджеров по продажам, презентация продуктов компании, инструкция по работе с недовольными клиентами. 

Повторите этот путь для каждой должности и убедитесь, что все члены команды четко понимают процессы. Если необходимо, процессы могут корректироваться, дополняться и т.д. Оптимальный вариант: создать для каждой должности отдельную папку на Google Drive через G Suite, чтобы собрать в одном месте все файлы:

процессы;
инструкции;
отчеты;
папку для рабочих файлов сотрудника. 

Даже если сотрудник перейдет в другую компанию, уволится, улетит на Бали, сожжет компьютер, у вас на облаке останутся все процессы и рабочие документы.