Doma.ai │ Переизобретаем ЖКХ

2023-04-21 11:17:25 В блоге Домов новый кейс, и это — BAZA!

Управляющая компания BAZA из Екатеринбурга делится ценным опытом: рассказывает, как конструктивный подход к метрикам и цифровизация бизнеса помогают работать с лояльностью жителей.

Короткий пересказ: ребята сделали бота, который приходит к жителям и спрашивает «ну и как вам наша работа?» — жители отвечают, а по мотивам их комментариев появляются заявки, которые УК берет в работу. Магия!

Без Doma.ai тоже не обошлось — во-первых, заявки обрабатываются и хранятся в нашей CRM-системе. Во-вторых, УК BAZA договорилась с «Клиентским центром» Домов. Теперь обращениями, поступившим через telegram-бота, занимается сотрудник КЦ.

Нужны детали и цифры? Идем в блог и читаем кейс от и до здесь. Открыть/Комментировать

2023-04-19 11:34:48 Коротко и по делу: ​​‎Игорь Фарбер, исполнительный директор дирекции по экосистеме юридических лиц Сбера, сходил в подкаст «Шальнев.ЖКХ». По итогам беседы получился отрезвляющий гайд для тех, кто уже варится на рынке ЖКХ или размышляет, броситься в пучину или остаться на берегу.

Главные факты, пока устраиваетесь поудобнее и достаете наушники:

Серебряной пули в сфере ЖКХ нет. Как и в любом бизнесе. Правило одно: работаешь с утра до утра — получаешь результат.

IT-решения помогают развиваться и делают компанию более конкурентной.

Вам придется разочаровываться, но через какое-то время начнет получаться. А еще придется много читать.

Нечего читать? Открываем Жилищный кодекс и перечитываем — это полезно.

Бизнес в сфере ЖКХ всегда будет вас удивлять. Через 10 и 15 лет — тоже.

Общение с людьми — это база. Управляющая организация должна быть открыта к коммуникациям с собственниками и властью.

Рентабельность зависит от объема фонда. По сути, вы управляете чужими деньгами за деньги: нормально зарабатывать 10-12 %. Некоторые дома могут не приносить денег, но нужны для оптимизации процессов.

УК не принимает за жителей решение, как им жить в доме хорошо.

Хочется подробностей? Они в подкасте — проходите по ссылке. Открыть/Комментировать

2023-04-18 11:28:38 Руководитель должен сдать экзамен, чтобы получить квалификационный аттестат, а затем лицензию для управляющей организации. С 17 апреля некоторые формулировки и вопросы изменились. Рассказываем, к чему готовиться.

Минстрой внес корректировки в 7 вопросов из 200. В новой версии экзамена изменятся формулировки заданий о проведении общих собраний, СанПиН, контроле надзорных органов и правилах работы диспетчерской.

Вопрос о надзорных мероприятиях — вместо знаний о системе вентиляции

«Какое из перечисленных контрольных (надзорных) мероприятий проводится без взаимодействия с контролируемым лицом в соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ “О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации”», — так теперь выглядит вопрос №4.

Правильный ответ — выездное обследование. Подробнее об этом читаем здесь (ч. 3, ст. 56).

Вопрос об устранении засора мусоропровода уточнен

В вопросе №60 изменились формулировка и ответы. Теперь нужно знать, в какие сроки аварийно-диспетчерская служба должна обеспечить ликвидацию засора мусоропровода в многоквартирном доме.

Правильный ответ — самый длинный: в течение 2 часов с момента регистрации заявки, но не ранее 8 часов и не позднее 23 часов при круглосуточном приеме заявок. Внимательно читаем об этом здесь (п. 13, абзац 4).

Проверка знаний НПА о госжилнадзоре — вместо вопроса о муниципальном жилконтроле

Вопрос №123 теперь касается жилищного надзора. Он так и звучит: «Что является предметом государственного жилищного надзора».

Правильный ответ — «соблюдение юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и гражданами обязательных требований, установленных жилищным законодательством, законодательством об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности в отношении жилищного фонда, за исключением муниципального жилищного фонда». Заглядываем сюда за подробностями (ч. 1, ст. 20).

Если собираетесь сдавать экзамен или пересдавать его, обратите внимание на эти изменения. И не поленитесь заглянуть в приказ Минстроя. Открыть/Комментировать

2023-04-13 10:29:30 Задолженности жителей — боль с большой буквы «Б» для управляющей организации. В крайнем случае приходится судиться, а затем еще и ждать исполнения решения. Как быть, если процесс затягивается? Вот несколько способов ускорить его:

Взять ситуацию под контроль. Требования суда должны быть исполнены в течение двух месяцев. При этом вы сами можете направить в банк исполнительный документ: напишите заявление в свободной форме и получите доверенность от управляющей организации. В заявлении укажите в том числе реквизиты банковского счета, куда нужно перечислить взыскание. Если денег на счету будет недостаточно, со счета должника будут списывать дальнейшие поступления.

Пожаловаться на бездействие. У судебных приставов есть обязанности, и если кто-то не делает свою работу, это важно исправить. Но придется запастись терпением: для начала отправьте в службу судебных приставов заявление на ознакомление с материалами дела по исполнительному производству. Затем направьте жалобу на бездействие в межрайонную прокуратуру и в Управление Федеральной службы судебных приставов вашего региона. Если эффекта нет, пора в суд.

Обратиться в суд. Ваш выбор — суд общей юрисдикции. Требуйте признать незаконным бездействие приставов и просите об аресте денежных средств и иного имущества должника. Не забудьте и о третьем требовании: возмещении государственной пошлины, которую придется оплатить (и судебных расходов, если юридические вопросы будут решать за вас).

Как показывает практика, до суда обычно не доходит — взыскивать задолженности получается на этапе жалобы. Но еще лучше не доводить до крайностей: то есть работать с должниками и задействовать все средства в вашем арсенале — от обзвонов до рассылок и объявлений. Платформа Doma.ai поможет в этом. Подключиться и узнать подробности можно через отдел продаж: напишите на sales@doma.ai или звоните по номеру +78007003662 Открыть/Комментировать

2023-04-11 10:37:39 Кто о чем, а Дома́ снова про деньги. В прошлом посте мы разобрались с важными цифрами. Теперь рассмотрим подробнее некоторые пункты. Начнем с главного — с долга жителей.

На какие цифры ориентироваться?

После выставления платежных документов в течение пяти дней на счет должны прийти 70% начислений. Если это не происходит, значит у управляющей компании проблемы с финансами.

Имеет ли смысл привлекать заемные средства, если есть проблемы?

Только в том случае, если управляющая компания понимает, что сможет их вернуть. Если на счетах недостаточно денег, а понимания, какие поступления и когда ожидаются, тоже нет, заем — очень плохая идея. Также нужно учитывать, что банки в целом не готовы предоставлять кредиты управляющим компаниям. Либо это штучные предложения с большими процентами, либо отказы.

Все потому, что у управляющей компании нет имущества — актива, который можно предоставить в качестве гарантии банку. Многоквартирный дом не принадлежит УК, а жители в любой момент могут выбрать другого управленца, тем самым перекрыв источник дохода.

Лучше смотреть в сторону факторинга — обмена будущей выручки на деньги. В этом случае УК будет ежемесячно получать средства от банка — в счет будущих поступлений от собственников. А погашение займа — осуществляться на условиях финансовой организации.

Как не переходить черту?

Финансовый анализ поступлений от жителей должен быть регулярным, а для взыскания задолженности — все средства хороши. Вот несколько советов, которые помогут предотвратить последствия:

еженедельно оценивайте уровень собираемости;
если есть скачки — ищите причины и закономерности;
не открещивайтесь от акций в духе «В лето — без долгов» — они работают;
выставляйте декабрьские квитанции перед Новым годом.

Эксперты платформы Doma.ai помогут держать ситуацию под контролем, опираться на цифры и оценить финансовое состояние управляющей организации. Подключиться и узнать подробности можно через отдел продаж: напишите на sales@doma.ai или звоните по номеру +78007003662 Открыть/Комментировать

2023-04-06 10:42:21 Смотреть с уверенностью в завтрашний день мечтают все, а управляющие организации — тем более.

Достичь финансового успеха получается не у всех игроков рынка ЖКХ, но кризис компании можно прогнозировать с опорой на цифры. Рассказываем о показателях, с оглядкой на которые нужно жить и работать:

Размер дебиторской задолженности ≤ периоду начислений. Если это неравенство не про вас, усильте работу с должниками. Задолженность, превышающая три периода, может стать причиной банкротства. Обзвоны, объявления, рассылки — любые средства хороши, чтобы сохранять баланс.

Компания зарабатывает не менее 10% от тарифа. Это минимум, который должна зарабатывать управляющая компания, чтобы развиваться и противостоять вызовам экономики. Важно держать руку на пульсе и знать, сколько прибыли вы не получаете.

Расходы и доходы не сходятся в течение 6 месяцев. Это может указывать на то, что тариф выбран неправильно. Если это вопрос одного или нескольких месяцев в году, то дело, скорее всего, не в тарифе. В этом случае нужно корректировать объем расходов УК по отношению к финансовым поступлениям.

После выставления квитанций через 5 дней на счету 70% начислений. Если этого не происходит, значит у управляющей компании проблемы с финансами. Стоит задуматься и проанализировать причины случившегося.

Эксперты платформы Doma.ai помогут управляющим компаниям в эффективной ежедневной работе. С помощью сервисов игроки рынка противостоят вызовам экономики и добиваются финансовых успехов. Подключиться и узнать подробности можно через отдел продаж: напишите на sales@doma.ai или звоните по номеру +78007003662 Открыть/Комментировать

2023-04-04 11:46:57 Время — один из главных ресурсов управляющей организации. Потому что это — деньги и комфорт сотрудников. Дома́ знают об этом и совершенствуются с оглядкой на оптимизацию вашего бизнеса.

Так появилась SMART-диспетчерская: мы добавили новые опции на платформу Doma.ai, чтобы сотрудники могли быстрее совершать привычные действия с заявками и тратить на работу меньше времени.

Что уже доступно на платформе:

Избранные заявки — если заявка требует особого контроля и внимания, ее можно отметить как избранную, чтоб быстрее возвращаться к ней в будущем;

Мои заявки — опция позволяет быстрее искать заявки, в которых вы выбраны исполнителем или ответственным;

Дополнительные визуальные фильтры по статусам — вынесли на главную страницу с заявками фильтры по статусам. При этом фильтрами по-прежнему можно пользоваться в строке поисках, заголовках списка заявок, в карточке фильтров и применять чек-боксы по признаку заявки.

Счетчик заявок по статусам — показывает, сколько всего заявок на текущий момент на платформе в различных категориях и по статусам.

Подробнее обо всех опциях читайте здесь.

Это только первый этап SMART-диспетчерской. Очень скоро мы добавим новые: чтобы совершать привычные действия с заявками еще быстрее.

Расскажите в комментариях, какими функциями диспетчерской Домов вы пользуетесь чаще всего? И какие процессы хотели бы ускорить? Мы обязательно учтем ваши пожелания в работе над SMART-диспетчерской. Открыть/Комментировать

2023-03-31 09:54:10 Через ГИС ЖКХ в адрес управляющей компании регулярно поступают обращения граждан и организаций. Их необходимо обрабатывать: сначала искать информацию в документах или у сотрудников, а затем формулировать ответы и укладываться в отведенный законом срок.

Часто на эту работу не хватает свободных рук. Облегчить задачу и разгрузить персонал УК поможет сервис «Обращения из ГИС ЖКХ» от РИАС ЖКХ, интегрированный на платформу Doma. Рассказываем, как он работает.

Сервис помогает выгружать и обрабатывать обращения от физических лиц и организаций, полученные через систему ГИС ЖКХ. После подключения в реестре обращений на платформе Doma.ai отобразится ключевая информация: тема, дата получения, адрес заявителя, статус исполнения и крайний срок ответа на запрос.

Ответить на обращение можно через платформу Doma.ai — переключаться на ГИС ЖКХ и работать с отдельной платформой не нужно: просто напишите ответ в новом окне и сразу разместите в ГИС ЖКХ. Если отвечать на запрос не нужно, можно добавить статус «ответ не требуется».

Подключиться и узнать подробности можно в разделе «Сервисы» платформы Doma.ai или через отдел продаж: напишите на sales@doma.ai или звоните по номеру +78007003662 Открыть/Комментировать

2023-03-28 09:54:40 Оплата услуг подрядчиков — еще одна статья расходов управляющей компании. Поэтому в работе со сторонними исполнителями нужно придерживаться нескольких правил. Это в том числе поможет тратить на их услуги меньше. Вот несколько лайфхаков:

Оцените адекватность предложения. Расчеты важно сделать, исходя из расценок на услуги исполнителей в вашем городе. А еще проверить состояние дома и посмотреть, сколько нужно вложить в текущий ремонт.

Мотивируйте действия цифрами. Говорите с подрядчиками на языке фактов: например, если из 100 заявок по лифтам за месяц выполнены и закрыты всего 15, к исполнителям есть вопросы. В этом случае УК предъявляет подрядчику отчет, просит о перерасчете и открыто говорит, что будет искать другого исполнителя, если ситуация с заявками не изменится. А затем ждет ответной реакции. С анализом заявок поможет платформа Doma.ai.

Платите в срок (по крайней мере, старайтесь). Чем регулярнее платежи вы можете обеспечить — тем меньше общая стоимость контракта. Допустим, ваш подрядчик, который занимается сантехникой, знает, что вы платите ему с задолженностью в два месяца. Чтобы перекрыть пробел в поступлениях, компания заложит эту дополнительную сумму в коммерческое предложение. Если же УК скажет, что готова платить каждый месяц, подрядчик снизит общую стоимость контракта. Почему так? Все дело в специфике сферы ЖКХ. Компании заранее знают о том, что УК будет запаздывать с платежами. Поэтому повышают стоимость контракта, чтобы нивелировать риски.

Справляйтесь сами там, где можете. Управляющей компании стоит обдумать, для каких задач привлекать подрядчиков, а с какими справляться самостоятельно. Небольшим игрокам — а таких на рынке большинство — не нужно бояться отдавать задачи на аутсорсинг: это дешевле, чем держать штат сантехников или диспетчеров. Для крупных управляющих компаний идея собственных подрядных организаций может оказаться жизнеспособной. В этом случае речь идет об управлении бюджетами изнутри: можно отследить каждую копейку, которая тратится или зарабатывается. Открыть/Комментировать

2023-03-23 12:22:31 Если управляющая компания принимает дом от застройщика, действовать нужно четко. С продуманным алгоритмом легче завоевать лояльность собственников и избежать расходов. Опытные управляющие компании действуют по чек-листу: в этом посте собрали основные советы, которые можно взять на вооружение.

Действуйте заблаговременно. Нельзя принимать дом по принципу «пришел и принял». Составлять чек-листы нужно по всем системам: пожарной сигнализации, системе пожаротушения, лифтам и оборудованию. Обычно приемка начинается за 2 месяца до сдачи объекта.

Сверяйте данные о площади. Часто цифры не совпадают, а УК теряет часть выручки. Если на ручную инвентаризацию не хватает ресурсов, можно доверить это Домам.

Проверьте поставку воды и тепла. Нужно убедиться, что жители без перебоев будут получать коммунальные ресурсы. Для этого проводят опрессовку труб — закачивают воздух под давлением. Если потерь нет — все в порядке, если есть — значит, трубы будут пропускать воду. В этом случае их должен ремонтировать застройщик. Также убедитесь, что внешние коммунальные сети переданы на баланс ресурсоснабжающих организаций.

Убедитесь, что кровля не протекает. Чтобы оценить надежность системы, ее проливают водой по всей площади.

Поработайте с мелкими недочетами. Их можно фиксировать в акте и следить за устранением в течение 5 лет с момента заселения. Порой мелочи важны для комфортной жизни не меньше сложных систем.

Избавьтесь от перфекционизма. Новостроек без недостатков не бывает. Но если жители будут обращать на них внимание, это повлияет на репутацию УК и застройщика. Иногда стороны договариваются о ремонте через 2–3 года, когда все заселятся и освоятся. Эти договоренности нужно зафиксировать гарантийным письмом.

Дома́ помогут держать ситуацию под контролем и реагировать на обращения жителей. CRM-система, мобильное приложение Doma для жителей и Мастер Doma для мастеров — помощники УК на пути к автоматизации и увеличению прибыли. Связаться с отделом продаж можно через почту sales@doma.ai или по номеру +78007003662 Открыть/Комментировать